In veel organisaties groeit Microsoft 365 razendsnel. Nieuwe Teams worden aangemaakt, SharePoint-sites schieten als paddenstoelen uit de grond en informatie wordt steeds makkelijker gedeeld. Daardoor ontstaat er al snel wildgroei. Teams en SharePoint-sites worden ongecontroleerd aangemaakt, zonder vaste structuur, duidelijke afspraken of grip op governance en compliance.
Vaak krijgt dit pas aandacht wanneer het te laat is. Teams en SharePoint-sites worden op verschillende manieren ingericht, verantwoordelijkheden zijn niet vastgelegd en metadata ontbreekt. Daardoor worden bewaartermijnen niet consequent toegepast en is gevoelige informatie soms breder toegankelijk dan bedoeld. Dit vergroot de risico’s op het gebied van security, overtreding van wetgeving en zorgt voor extra beheerlast.
Maar wat als compliance niet iets is wat je achteraf moet herstellen, maar automatisch wordt geborgd vanaf het moment dat een Team of SharePoint-site wordt aangemaakt? In deze blog laten we zien hoe je met Workspace Assistant 365 governance en compliance vooraf inricht.
Wanneer compliance pas wordt geborgd nadat Teams en SharePoint-sites zijn aangemaakt, ontstaat er al snel een complexe situatie. Op dat moment bestaat de omgeving uit tientallen of zelfs honderden workspaces, allemaal met hun eigen inrichting, rechten en gebruik. Compliance achteraf betekent dan dat IT en security moeten teruggaan om te controleren, corrigeren en herstellen.
Dat vraagt veel handmatig werk en brengt risico’s met zich mee. Metadata moet worden toegevoegd, bewaartermijnen opnieuw ingesteld en toegangsrechten aangepast terwijl informatie al wordt gebruikt. Fouten liggen op de loer en uitzonderingen stapelen zich snel op, zeker in een omgeving die continu verandert.
Daarnaast zorgt deze aanpak voor blijvende beheerlast. IT en security zijn continu bezig met bijsturen en opschonen, terwijl het lastig blijft om aantoonbaar te maken dat alles overal op dezelfde manier is ingericht. Achteraf zorgen dat je compliant bent werkt, maar kost veel tijd en in de tussentijd loop je groot risico omdat je data niet beschermd is.
Een effectievere aanpak is om compliance niet achteraf toe te passen, maar vooraf te borgen. Door governance en compliance onderdeel te maken van het aanmaakproces, voorkom je dat verschillen en uitzonderingen überhaupt ontstaan. Ieder nieuw Team, SharePoint-site of workspace wordt dan direct volgens vaste afspraken ingericht.
Dit betekent dat je vooraf vastlegt welke typen workspaces er mogen worden aangemaakt en welke regels daarbij horen. Denk aan verplichte metadata, classificatie van informatie, bewaartermijnen, toegangsrechten en eigenaarschap. Deze keuzes zijn niet afhankelijk van individuele gebruikers, maar worden centraal bepaald en automatisch toegepast.
Het resultaat is een consistente Microsoft 365-omgeving waarin structuur, beveiliging en compliance standaard zijn geregeld. Zonder extra stappen voor gebruikers en zonder herstelwerk achteraf voor IT en security.
Met Workspace Assistant 365 wordt compliance geen losse controlelaag, maar een vast onderdeel van hoe Microsoft 365 wordt gebruikt. Teams en SharePoint-sites worden niet meer ad hoc aangemaakt, maar via een gestandaardiseerd aanvraagproces dat vooraf is ingericht op governance en compliance.
Bij het aanvragen van een nieuwe workspace worden direct de juiste keuzes afgedwongen. Denk aan het type samenwerking, het doel van de workspace en de gevoeligheid van de informatie. Op basis van deze input past Workspace Assistant 365 automatisch de juiste instellingen toe, zoals structuur, templates, metadata, classificatie en toegangsrechten. Zo voldoet iedere nieuwe workspace vanaf het eerste moment aan de afgesproken richtlijnen.
Ook bewaartermijnen en compliance-instellingen worden direct toegepast. Op basis van het type Team of SharePoint-site en de gekozen classificatie wordt automatisch bepaald hoe lang informatie mag worden bewaard en wanneer deze moet worden gearchiveerd of verwijderd. Gebruikers hoeven hier zelf niets voor in te stellen. Het resultaat is een Microsoft 365-omgeving waarin elke nieuwe workspace direct volgens dezelfde afspraken wordt ingericht, zonder extra handmatig werk of controles achteraf door IT en security.
Compliance stopt niet bij het aanmaken van een Team of SharePoint-site. Projecten en samenwerkingen veranderen, terwijl workspaces vaak blijven bestaan. Zonder duidelijke lifecycle-afspraken groeit de hoeveelheid data door en neemt de beheerlast toe.
Met Workspace Assistant 365 blijft eigenaarschap inzichtelijk en worden workspaces periodiek beoordeeld. Inactieve of afgeronde omgevingen worden automatisch gesignaleerd en, op basis van vooraf ingestelde regels, gearchiveerd of verwijderd. Bewaartermijnen worden hierbij consequent toegepast.
Compliance achteraf corrigeren kost tijd, vraagt veel handmatig werk en blijft kwetsbaar in een groeiende Microsoft 365-omgeving. Door governance en compliance vooraf in te richten, voorkom je wildgroei en maak je structuur en veiligheid onderdeel van de standaard manier van werken.
Met Workspace Assistant 365 wordt compliance automatisch geborgd vanaf het moment dat een Team, SharePoint-site of workspace wordt aangemaakt en blijft dit gedurende de volledige lifecycle geborgd. Dat zorgt voor minder risico’s, lagere beheerlast en een overzichtelijke, toekomstbestendige Microsoft 365-omgeving.
