Provisioning
4 maart 2025
Veel organisaties worstelen met het bewaren, archiveren en opschonen van data in Microsoft 365. En dat is niet zo gek. In de loop der jaren stapelt data in SharePoint, Teams en OneDrive zich snel op. Daardoor raakt informatie kwijt, zijn documenten lastig te vinden en is het vaak onduidelijk wat je nu wel of niet mag verwijderen. Dat kost tijd én brengt risico’s met zich mee voor compliance en informatiebeveiliging.
Zonder heldere afspraken over bewaartermijnen, archiveren en documentclassificatie verandert Microsoft 365 al snel in een digitale chaos. Dat maakt het niet alleen lastig om te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG of ISO27001, maar het staat ook de inzet van AI en Copilot in de weg.
Gelukkig zijn er genoeg mogelijkheden om deze uitdagingen aan te pakken. Wij laten je graag zien waarom je hier vandaag nog mee aan de slag moet gaan:
Je organisatie moet voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG, NIS2 en ISO27001.
Medewerkers besteden dagelijks veel tijd aan het zoeken naar de juiste documenten en informatie.
Er is in de loop der jaren veel data verzameld die verouderd is of niet meer actief gebruikt wordt.
Er is een bewaarbeleid, maar het blijft lastig inschatten wat gearchiveerd of verwijderd mag worden.
Je wilt aan de slag gaan met Copilot (AI), maar tegelijkertijd gevoelige data berschermen.
Microsoft 365 biedt krachtige tools om grip te krijgen op het bewaren, archiveren en opschonen van data. Met Microsoft 365 Archive archiveer je data veilig binnen je eigen omgeving. En dankzij Microsoft Purview kun je bewaartermijnen en classificaties instellen én automatisch laten afdwingen. Zo haal je de verantwoordelijkheid weg bij individuele medewerkers, voorkom je fouten en zorg je ervoor dat data altijd op het juiste moment wordt bewaard, verwijderd of gearchiveerd.
Verwijder persoonsgegevens automatisch na een specifieke periode, zodat je organisatie voldoet aan de AVG en geen onnodige risico’s loopt.
Verwijder e-mails automatisch na een specifieke ingestelde periode, zodat e-mailboxen overzichtelijk blijven en niet overvol raken.
Archiveer SharePoint-sites en Teams-gesprekken automatisch binnen je Microsoft 365 omgeving, zodat ze eenvoudig gearchiveerd of gedeactiveerd kunnen worden.
Houd belangrijke documenten conform de Archiefwet vast, zodat ze niet per ongeluk verwijderd worden en altijd beschikbaar blijven voor controle.
Met een goed beleid en de tools van Microsoft 365 voldoet je organisatie eenvoudig aan wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en ISO27001, zonder dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het handmatig labelen of verwijderen van documenten en e-mails. Dit bespaart tijd en maakt het databeheer efficiënter en minder foutgevoelig.
Daarnaast voorkom je dat verouderde data chaos veroorzaakt in SharePoint, Teams en OneDrive. Je hebt altijd controle over welke data bewaard moet blijven en welke niet, zodat medewerkers altijd toegang hebben tot de juiste, actuele informatie. Zo kun je zonder zorgen Copilot of andere AI-tools inzetten, waardoor medewerkers gemakkelijker de juiste informatie kunnen vinden, terwijl je data goed beschermd blijft.
Wil je weten hoe jouw organisatie scoort op governance en compliance? Plan een scan en krijg direct inzicht. We brengen belangrijke gebieden in kaart, identificeren risico’s en geven praktische handvatten voor snelle verbeteringen.
Inrichten van archiveren, bewaren en bewaartermijnen is niet in een paar klikken gedaan en vraagt om een goede voorbereiding. Dit vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en een duidelijk beleid vanuit je organisatie. Wij ondersteunen je niet alleen bij het opstellen van dit beleid, maar helpen ook bij de implementatie ervan.
Met onze ervaring in het inrichten van Microsoft 365 volgens wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG, NIS2 en ISO27001, zorgen we ervoor dat je organisatie aan de vereisten voldoet, zonder dat dit je medewerkers onnodig veel tijd kost. Daarnaast adviseren we bij het inrichten van een efficiënte informatiestructuur, zodat je medewerkers snel en makkelijk de juiste informatie kunnen vinden en werken volgens de standaarden die je organisatie heeft vastgesteld.
