WorkPoint Casemanagement brengt structuur, overzicht en governance in het beheren van zaken en dossiers op SharePoint. Geen losse applicatie, geen maatwerk, maar een bewezen standaardoplossing binnen jouw Microsoft 365-omgeving.
Alle documenten, taken en communicatie zijn per case logisch gebundeld. Hierdoor is in één oogopslag duidelijk wat de status is en welke acties nog openstaan.
Met vaste workflows, taken en deadlines voorkom je dat stappen worden overgeslagen of dossiers blijven liggen. Elke case verloopt volgens een vast en controleerbaar proces.
Gebruikers werken in de vertrouwde Microsoft 365-omgeving. Er komt geen los zaaksysteem bij, wat adoptie versnelt en beheer overzichtelijk houdt.
WorkPoint Casemanagement is een standaard casemanagementoplossing bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. De oplossing is ontworpen voor organisaties die werken met zaken, dossiers of aanvragen en behoefte hebben aan meer structuur en grip dan standaard SharePoint biedt. Door te werken met vaste casetemplates, metadata en workflows ontstaat één consistente manier van werken voor alle dossiers.
De oplossing ondersteunt de volledige case-levenscyclus: van intake en behandeling tot afronding en archivering. Documenten, taken, e-mails en besluiten worden automatisch vastgelegd in de juiste context. Zo blijven dossiers overzichtelijk, is voortgang inzichtelijk en is governance en compliance aantoonbaar geborgd binnen de eigen Microsoft 365-tenant.
"In de praktijk liepen we tegen de grenzen van ons documentbeheer aan. AFAS is voor ons het bronsysteem en dat wilden we ook zo houden, maar voor documentmanagement schoot het tekort. Wat begon als een basis voor gestructureerd documentbeheer, groeide uit tot een breed gedragen digitale werkomgeving met slimme integraties, duidelijke processen, veilige datastromen en een uniforme manier van samenwerken. En wanneer in AFAS een klant of klantdossier wordt aangemaakt, wordt automatisch de bijbehorende structuur in SharePoint opgezet, inclusief alle relevante klant- en dossierinformatie."
WorkPoint Casemanagement ondersteunt organisaties bij het gestructureerd en beheersbaar afhandelen van zaken en dossiers. De functionaliteiten zijn gericht op overzicht, controle en aantoonbare naleving van afspraken en regelgeving gedurende de volledige case-levenscyclus.
Cases starten met vaste structuren en metadata, afgestemd op type zaak, proces en informatiebehoefte.
Alle documenten en bijlagen zijn centraal opgeslagen en logisch gebundeld per dossier, zodat informatie direct vindbaar is.
Wijzigingen worden automatisch vastgelegd, zodat altijd duidelijk is wat de actuele versie is en hoe het dossier zich heeft ontwikkeld.
Vaste sjablonen zorgen voor consistente vastlegging van besluiten, correspondentie en rapportages.
Dossiers zijn snel terug te vinden op basis van metadata en inhoud, ook bij grote aantallen zaken.
Dossiers kunnen gecontroleerd worden gedeeld met interne en externe betrokkenen, zonder verlies van grip op toegang.
Cases volgen vooraf gedefinieerde stappen, zodat iedere zaak gecontroleerd en consistent wordt afgehandeld.
Altijd inzicht in de actuele status, voortgang en openstaande acties per dossier.
Taken worden automatisch toegewezen aan de juiste rol of medewerker binnen het proces.
Tijdige meldingen ondersteunen medewerkers bij acties, deadlines en overdrachtsmomenten.
Duidelijk vastgelegd wie verantwoordelijk is voor welke stap binnen de case.
Automatisering vermindert foutgevoeligheid en versnelt de doorlooptijd van dossiers.
Deadlines en wettelijke termijnen worden actief bewaakt gedurende de afhandeling van een zaak.
Automatische meldingen waarschuwen wanneer termijnen dreigen te worden overschreden.
Inzicht in dossiers die extra aandacht vereisen vanwege naderende deadlines.
Structurele bewaking helpt om dossiers tijdig af te ronden.
Betere planning en inzicht in doorlooptijden per case.
Overzicht van aantallen, status en voortgang van alle lopende dossiers.
Alle acties en wijzigingen zijn volledig traceerbaar voor verantwoording en controle.
Persoonsgegevens worden beheerst vastgelegd en beschermd binnen dossiers.
Toegang tot dossiers is rol- en contextafhankelijk ingericht.
Volledige vastlegging van besluiten, handelingen en communicatie.
Cases worden afgehandeld volgens vastgestelde richtlijnen en processen.
Afgeronde dossiers worden gecontroleerd en conform beleid gearchiveerd.
Inzicht in alle lopende dossiers met status en voortgang.
Snel selecteren en analyseren op type zaak, status of verantwoordelijke.
Direct inzicht in dossiers die actie vereisen.
Ondersteuning voor sturing, verantwoording en rapportage.
Analyse van prestaties en afhandelingstijden per case.
Visualisatie van case-informatie met aanvullende dashboards.
Sla e-mails en bijlagen direct op in SharePoint vanuit Outlook, inclusief belangrijke metadata zoals afzender, datum en onderwerp. Dit zorgt ervoor dat alle relevante informatie rondom dossiers centraal en gemakkelijk toegankelijk is voor het hele team.
Werk moeiteloos met SharePoint-documenten in een vertrouwde Office 365-omgeving. Dankzij overzichtelijke navigatie, versiebeheer en krachtige metadatafilters behoud je altijd controle over je dossiers en documentbeheer.
Documenten en e-mails die via Teams worden gedeeld, worden automatisch opgeslagen in SharePoint. Met een duidelijke structuur en geavanceerde zoekfunctionaliteiten kun je snel en efficiënt samenwerken aan dossiers binnen je teams.
Nee. WorkPoint Casemanagement werkt volledig bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. Er komt geen apart zaaksysteem of externe applicatie bij. Medewerkers blijven werken in hun vertrouwde Microsoft-omgeving, terwijl WorkPoint zorgt voor structuur, procesbegeleiding en governance.
WorkPoint Casemanagement is geschikt voor organisaties die werken met zaken, dossiers of aanvragen waarbij structuur, traceerbaarheid en deadlines essentieel zijn. Denk aan HR-zaken, juridische dossiers, klantvragen of interne aanvragen.
Het is een standaardoplossing met uitgebreide configuratiemogelijkheden. Casetypes, workflows, metadata en rollen worden afgestemd op jullie processen, zonder maatwerkontwikkeling. Dit houdt de oplossing beheersbaar en toekomstbestendig.
Ja. Alle dossierinformatie, documenten en communicatie blijven volledig opgeslagen in jullie eigen Microsoft 365-tenant. Er wordt geen data extern opgeslagen.
Termijnen en deadlines kunnen per case worden vastgelegd en actief worden bewaakt. Automatische meldingen helpen medewerkers om tijdig actie te ondernemen en overschrijdingen te voorkomen.
Ja. Meerdere afdelingen kunnen binnen dezelfde structuur werken, met gescheiden dossiers, rollen en verantwoordelijkheden, terwijl governance centraal blijft.
Ja. Rechten en toegang zijn fijnmazig ingericht, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gevoelige dossiers en persoonsgegevens.
Gebruikers blijven werken in bekende Microsoft-applicaties zoals SharePoint, Teams en Outlook. De extra structuur en begeleiding helpen juist om efficiënter en consistenter te werken.
Ja. Veel organisaties starten met een basisinrichting voor casemanagement en breiden deze later uit met extra functionaliteit, rapportages of aanvullende workflows.
Ja. Door audit trail, vastgelegde besluiten en volledige dossiervorming is verantwoording richting management, toezichthouders en auditors goed mogelijk.
I4-YOU is specialist in casemanagement, documentmanagement en governance binnen Microsoft 365. Als ervaren WorkPoint-partner helpen wij organisaties om dossier- en zaakgericht werken op SharePoint niet alleen technisch in te richten, maar vooral werkbaar en beheersbaar te maken. Daarbij kijken we verder dan functionaliteit alleen: processtructuur, governance, compliance en dagelijks gebruik staan altijd centraal.
Onze implementatieaanpak is pragmatisch en gefaseerd. We starten met inzicht in jullie processen, type zaken en informatiebehoefte. Op basis daarvan richten we WorkPoint Casemanagement in volgens bewezen best practices, afgestemd op de praktijk van de organisatie. Geen onnodig maatwerk, maar een solide en toekomstbestendige inrichting die schaalbaar blijft.
Tijdens de implementatie zetten we eerst een sterke basis neer, zodat teams snel en gecontroleerd aan de slag kunnen. Vanuit die basis is er ruimte om stapsgewijs uit te breiden, bijvoorbeeld met extra workflows, rapportages of governance. We begeleiden zowel de technische inrichting als de adoptie en zorgen dat rollen, rechten, structuren en procesafspraken goed zijn vastgelegd. Zo groeit de oplossing mee met de organisatie, zonder dat overzicht en beheersbaarheid verloren gaan.
