Veel organisaties slaan contracten op in SharePoint. Contractdocumenten worden gedeeld met collega’s, bewerkt in Word en vaak gekoppeld aan e-mails of andere documenten binnen Microsoft 365. Daarmee ontstaat al snel de vraag: kun je SharePoint ook gebruiken voor het beheren van contracten? Dus niet alleen als opslagplek voor contractdocumenten, maar als centrale omgeving waarin contractinformatie, deadlines en bijbehorende documenten overzichtelijk worden beheerd.
SharePoint biedt hiervoor een goede basis. Contractdocumenten kunnen centraal worden opgeslagen, gedeeld met collega’s en voorzien van toegangsrechten. Tegelijkertijd vraagt contractmanagement in standaard SharePoint een goede inrichting en een duidelijke structuur. In deze blog kijken we naar de mogelijkheden van SharePoint voor contractmanagement, waar organisaties in de praktijk tegenaan lopen en waarom veel organisaties kiezen voor een standaardoplossing zoals WorkPoint bovenop SharePoint.
SharePoint biedt verschillende mogelijkheden om contracten te beheren binnen Microsoft 365. Contractdocumenten kunnen centraal worden opgeslagen in documentbibliotheken, waarbij metadata kan worden gebruikt om contractinformatie te structureren. Denkhierbij aan informatie zoals contracttype, leverancier, startdatum of einddatum. Hierdoor wordt het makkelijker om contracten terug te vinden en te organiseren.
Daarnaast kan SharePoint goed samenwerken met andere Microsoft 365-tools. Contractdocumenten kunnen bijvoorbeeld worden gedeeld via Teams, bewerkt in Word en gekoppeld aan e-mails uit Outlook. Hierdoor ontstaat één digitale omgeving waarin contractdocumenten en bijbehorende communicatie samenkomen. Met een goede inrichting kan SharePoint dus een solide basis vormen voor contractmanagement.
Hoewel SharePoint veel mogelijkheden biedt, ligt de uitdaging vaak in de manier waarop contractinformatie wordt ingericht en beheerd. In veel organisaties worden contracten vooral opgeslagen als losse documenten, zonder duidelijke structuur of aanvullende informatie.
Dit maakt het lastig om overzicht te houden. Contracten staan verspreid opgeslagen, belangrijke contractdata zijn niet altijd zichtbaar en het kost tijd om te achterhalen wanneer contracten verlopen of verlengd moeten worden. Daarnaast verschillen structuren vaak per team of afdeling, waardoor contractinformatie niet altijd op dezelfde manier wordt beheerd. Juist daarom vraagt contractmanagement in standaard SharePoint vaak om maatwerk en een goed doordachte inrichting.
Om meer structuur te creëren kiezen veel organisaties voor een standaardoplossing bovenop SharePoint. In plaats van contractmanagement volledig zelf op te bouwen, wordt wordt er gebruik gemaakt van een oplossing waarin structuur, metadata en processen al zijn ingericht.
WorkPoint bouwt voort op SharePoint en voegt daar een gestandaardiseerde manier van contractmanagement aan toe. Voor elk contract wordt een centraal contractdossier aangemaakt waarin documenten, metadata en relevante informatie worden opgeslagen. Hierdoor ontstaat er een consistente manier van werken: contractdocumenten staan altijd op dezelfde plek, belangrijke contractinformatie wordt vastgelegd en organisaties hoeven niet telkens opnieuw na te denken over de inrichting van hun contractmanagement.
Met WorkPoint kunnen organisaties contractmanagement structureren binnen Microsoft 365. Contractdocumenten worden gekoppeld aan een contractdossier waarin ook informatie zoals looptijden, betrokken partijen en belangrijke deadlines worden vastgelegd.
Dit zorgt voor meer overzicht in contractinformatie. Het wordt eenvoudiger om contracten terug te vinden, deadlines te monitoren en tijdig actie te ondernemen bij verlengingen of beëindigingen. Tegelijkertijd blijven alle voordelen van SharePoint behouden en kunnen gebruikers blijven werken binnen hun vertrouwde Microsoft 365-omgeving. Doordat WorkPoint een bewezen standaard biedt voor contractmanagement, wordt het beheren van contracten binnen Microsoft 365 niet alleen mogelijk, maar ook overzichtelijk en beheersbaar.
SharePoint biedt een goede basis voor contractmanagement binnen Microsoft 365. Contractdocumenten kunnen centraal worden opgeslagen, gedeeld met collega’s en beveiligd met toegangsrechten.
In de praktijk blijkt echter dat contractmanagement vaak meer vraagt dan alleen documentopslag. Organisaties willen inzicht in contractinformatie, looptijden en verplichtingen. Een standaardoplossing zoals WorkPoint voor contractmanagement helpt om die structuur direct goed neer te zetten. Door voort te bouwen op SharePoint en tegelijkertijd een bewezen standaard te bieden, kunnen organisaties contracten beter beheren en meer grip krijgen op hun contractprocessen.
