Breng structuur, governance en overzicht in SharePoint met WorkPoint. Beheer documenten veilig en centraal binnen Microsoft 365, zonder maatwerk of losse systemen.
Gestructureerd werken aan projecten binnen Microsoft 365. Documenten, taken en communicatie zijn logisch geordend per project en fase, zodat teams altijd overzicht houden en met de juiste informatie werken.
Grip op contracten gedurende de volledige levenscyclus. Alle contractdocumenten centraal vastgelegd, belangrijke momenten bewaakt en risico’s inzichtelijk gemaakt, zodat je geen deadlines mist en compliant blijft.
Professioneel dossierbeheer voor zaken en aanvragen. Documenten, taken en communicatie zijn per case gebundeld en traceerbaar, met duidelijke workflows en vaste stappen voor controle en voortgang.
WorkPoint Documentmanagement is een vooraf gedefinieerde inrichting van SharePoint binnen Microsoft 365. Het is geen los systeem en geen maatwerkoplossing, maar een slimme configuratielaag die structuur, logica en governance toevoegt aan de flexibiliteit van SharePoint. Daarmee voorkom je dat iedere afdeling of ieder team zijn eigen werkwijze kiest en ontstaat er één consistente manier van werken voor projecten, contracten en dossiers.
Waar SharePoint standaard veel vrijheid biedt, helpt WorkPoint om die vrijheid op de juiste plekken te begrenzen. Met vaste structuren, verplichte metadata, sjablonen en processen blijft informatie overzichtelijk, vindbaar en beheersbaar. Ook wanneer het aantal documenten, projecten of betrokkenen groeit. Het resultaat is minder zoekwerk, minder fouten en aantoonbare grip op governance en compliance, volledig binnen je eigen Microsoft 365-tenant.
"In de praktijk liepen we tegen de grenzen van ons documentbeheer aan. AFAS is voor ons het bronsysteem en dat wilden we ook zo houden, maar voor documentmanagement schoot het tekort. Wat begon als een basis voor gestructureerd documentbeheer, groeide uit tot een breed gedragen digitale werkomgeving met slimme integraties, duidelijke processen, veilige datastromen en een uniforme manier van samenwerken. En wanneer in AFAS een klant of klantdossier wordt aangemaakt, wordt automatisch de bijbehorende structuur in SharePoint opgezet, inclusief alle relevante klant- en dossierinformatie."
WorkPoint biedt alles wat je nodig hebt om documentmanagement binnen Microsoft 365 gestructureerd in te richten. Niet ingewikkeld, maar logisch en gebruiksvriendelijk. Met vaste bouwstenen, slimme automatisering en duidelijke processen krijg je grip op informatie en samenwerking. En dit is nog maar het begin:
Vooraf ingerichte structuren voor documenten, mappen en metadata zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt.
Alle documenten worden centraal opgeslagen in SharePoint Online, met volledige traceerbaarheid en audit trail.
Wijzigingen worden automatisch vastgelegd, zodat altijd duidelijk is wat de actuele versie is en wie wat heeft aangepast.
Vind documenten snel terug op basis van metadata en inhoud, ook in grote omgevingen.
Toegang tot informatie is rol- en contextafhankelijk geregeld, zodat gevoelige documenten beschermd blijven.
Ondersteuning voor AVG/GDPR, bewaartermijnen en aantoonbare naleving van beleid binnen Microsoft 365.
Projecten worden automatisch ingericht volgens vaste structuren en fases, passend bij de gekozen projectmethodiek.
Beheer projectfases met duidelijke beslismomenten en voorkom dat projecten ongecontroleerd doorgaan.
Alle projectdocumenten, e-mails en notities zijn per project gebundeld en direct beschikbaar.
Taken worden automatisch aangemaakt en toegewezen op basis van rol, fase of projectstatus.
Projectrisico’s worden vastgelegd, beoordeeld en opgevolgd, met inzicht in impact en voortgang.
Inzicht in lopende projecten, status, deadlines en aandachtspunten, ook over meerdere projecten heen.
Ondersteuning van de volledige contractcyclus: van aanvraag en creatie tot verlenging en beëindiging.
Werk met vaste contractsjablonen en herbruikbare clausules voor consistente contractdocumentatie.
Automatische meldingen bij belangrijke momenten zoals verlengingen, afloopdata en evaluaties.
Breng contractrisico’s inzichtelijk met vastgelegde verplichtingen en voorwaarden.
Overzicht van alle contracten, statussen, looptijden en acties in één dashboard.
Alle wijzigingen, goedkeuringen en besluiten zijn aantoonbaar vastgelegd.
Cases worden aangemaakt via vaste templates en begeleid door duidelijke workflows.
Alle documenten, e-mails en communicatie zijn per case overzichtelijk gebundeld.
Taken en deadlines worden automatisch toegewezen en bewaakt, zodat niets wordt vergeten.
Elke stap in het dossier is vastgelegd en terug te volgen, van start tot afronding.
Ondersteuning voor het identificeren en opvolgen van risico’s binnen cases.
Afgeronde cases worden gecontroleerd gearchiveerd volgens vast beleid.
WorkPoint werkt volledig bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. Medewerkers blijven werken in de hun vertrouwde Microsoft‑applicaties, terwijl WorkPoint daar een slimme laag van structuur, logica en governance aan toevoegt. Zo wordt informatie centraal en consistent vastgelegd, zonder dat er een nieuw systeem ontstaat.
Sla e-mails en bijlagen direct op bij het juiste project, contract of dossier in SharePoint. Inclusief relevante metadata zoals afzender, datum en context, zodat communicatie centraal beschikbaar blijft.
Werk aan documenten in Word, Excel en PowerPoint, direct vanuit SharePoint. Dankzij versiebeheer, vaste structuren en metadata voorkom je dubbel werk en onduidelijkheid.
Bestanden en gesprekken uit Teams worden opgeslagen in de bijbehorende SharePoint-structuur. Zo blijft alle informatie georganiseerd, doorzoekbaar en beschikbaar voor het hele team.
Nee. WorkPoint is geen aparte applicatie naast SharePoint. Het werkt volledig bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. Medewerkers blijven werken in hun vertrouwde Microsoft-omgeving, terwijl WorkPoint daar structuur, logica en governance aan toevoegt.
SharePoint is krachtig, maar laat veel vrijheid. In de praktijk leidt dat vaak tot verschillende structuren, onduidelijke afspraken en beperkte governance. WorkPoint zorgt voor vaste standaarden, verplichte metadata en duidelijke processen, zodat SharePoint ook beheersbaar blijft als de omgeving groeit.
WorkPoint is een standaardoplossing met uitgebreide configuratiemogelijkheden. Maatwerk kan, maar vraagt om een uitgebreidere inventarisatie en brengt extra complexiteit met zich mee. In de meeste gevallen is maatwerk niet nodig en ook minder aan te raden, omdat de standaardconfiguraties juist zorgen voor consistentie, onderhoudbaarheid en toekomstbestendigheid.
Ja. Alle documenten, metadata en communicatie blijven volledig opgeslagen in jullie eigen Microsoft 365-tenant. WorkPoint gebruikt geen externe opslag en slaat geen data op buiten jullie omgeving.
Ja. Veel organisaties starten met één toepassing, zoals project- of contractmanagement en breiden later uit. De onderliggende structuur blijft hetzelfde, waardoor uitbreiden logisch en beheersbaar blijft.
Ja. Door verplichte metadata, vaste structuren en aanvullende zoekmogelijkheden vinden gebruikers informatie sneller en consistenter terug.
WorkPoint kan worden ingericht op basis van jullie werkwijzen en processen, zonder maatwerkontwikkeling. Denk aan fases, workflows, metadata en sjablonen die aansluiten op hoe jullie nu werken.
Gebruikers werken in bekende applicaties zoals SharePoint, Teams, Outlook en Office. Er komt geen nieuw systeem bij, waardoor adoptie sneller verloopt en training beperkt blijft.
Externe samenwerking is mogelijk via gecontroleerde toegang in SharePoint. WorkPoint zorgt ervoor dat rechten, structuren en context behouden blijven, zodat gevoelige informatie beschermd is.
Ja. WorkPoint ondersteunt governance, audittrail, bewaartermijnen en AVG/GDPR-richtlijnen. Hierdoor is aantoonbaar vastgelegd wie toegang had tot welke informatie en welke wijzigingen zijn doorgevoerd.
Omdat WorkPoint werkt met standaardconfiguraties, is de implementatietijd relatief kort. Afhankelijk van scope en inrichting zijn organisaties vaak binnen enkele weken operationeel.
Niet per se. Bestaande SharePoint-structuren kunnen worden meegenomen of gefaseerd worden aangepast. Samen bepalen we wat logisch is voor jullie situatie.
I4-YOU is specialist in documentmanagement, informatiebeheer en governance binnen Microsoft 365. Als ervaren WorkPoint-partner helpen wij organisaties om SharePoint niet alleen technisch in te richten, maar vooral werkbaar en beheersbaar te maken. Daarbij kijken we verder dan functionaliteit alleen: processen, governance, compliance en dagelijks gebruik vormen altijd het uitgangspunt.
Onze implementatieaanpak is pragmatisch en gefaseerd. We starten met inzicht in jullie organisatie, werkprocessen en informatiebehoefte. Op basis daarvan richten we WorkPoint in volgens bewezen best practices, afgestemd op jullie manier van werken. Geen onnodig maatwerk, maar een solide en toekomstbestendige inrichting die schaalbaar blijft.
Tijdens de implementatie zetten we eerst een solide basis neer, zodat de organisatie snel aan de slag kan. Vanuit die basis is er ruimte om stapsgewijs uit te breiden, bijvoorbeeld met extra functionaliteit, processen of toepassingen. We begeleiden zowel de technische inrichting als de adoptie en zorgen dat rollen, rechten, structuren en governance goed zijn vastgelegd. Zo groeit de oplossing mee met de organisatie, zonder dat dit ten koste gaat van overzicht en beheersbaarheid.
