Je organisatie groeit en logischerwijs groeit je SharePoint-omgeving mee. Er komen steeds meer documenten, sites en bibliotheken bij en ook het aantal metadatawaarden neemt toe. Daardoor wordt de hoeveelheid informatie waarin medewerkers moeten zoeken steeds groter.
SharePoint biedt verschillende mogelijkheden om te zoeken en te filteren. Maar in grote omgevingen zijn die filters niet altijd specifiek genoeg of werken ze niet zoals je zou willen. Een zoekopdracht levert daardoor soms honderden resultaten op en het kost steeds meer tijd om daar het juiste document tussen te vinden. Die zoektijd kan behoorlijk oplopen. Medewerkers kunnen soms wel 30 minuten per dag kwijt zijn aan het zoeken naar documenten en informatie. Tijd die je natuurlijk liever besteedt aan het werk dat er echt toe doet. Dat moet toch slimmer kunnen?
In deze blog vertellen we je hoe je slimmer kunt zoeken in SharePoint en hoe jouw medewerkers daarmee tot wel één werkdag per maand aan zoektijd kunnen besparen.
In een grote SharePoint-omgeving kan de hoeveelheid informatie behoorlijk oplopen. Denk aan een organisatie die al jaren met SharePoint werkt, honderden projecten heeft uitgevoerd en voor ieder project verschillende documenten bewaart. Contracten, offertes, projectplannen, verslagen en andere bestanden staan verspreid over verschillende sites en bibliotheken. Voor je het weet, zoek je tussen tienduizenden documenten.
In de praktijk weten medewerkers vaak wel welk document ze nodig hebben, maar niet precies waar het staat of onder welke naam het is opgeslagen. Ze weten misschien voor welke klant of welk project het document was, herkennen een deel van het projectnummer of weten ongeveer wanneer het is aangemaakt. Maar waar het document precies staat, is een raadsel.
Op zo’n moment wil je gebruik kunnen maken van filters om de zoekresultaten steeds verder te verfijnen. Bijvoorbeeld door te filteren op klant, project, documenttype of datum. Maar juist bij grote SharePoint-omgevingen zijn de standaard mogelijkheden hiervoor soms te beperkt.
SharePoint beschikt standaard over een krachtige zoekfunctie. Toch betekent dat niet automatisch dat medewerkers altijd snel het juiste document vinden. Zeker wanneer een SharePoint-omgeving groeit, neemt het aantal mogelijke zoekresultaten flink toe.
Stel dat je op zoek bent naar een document van een specifiek project. Je weet het projectnummer nog ongeveer, kent het documenttype en weet dat het document ergens in de afgelopen drie maanden is aangemaakt. Dat klinkt als voldoende informatie om het document snel te vinden. In de praktijk kan het toch lastig zijn om al deze informatie te gebruiken om je zoekresultaten gericht te verfijnen.
Een belangrijke oorzaak is dat de standaard zoek- en filtermogelijkheden van SharePoint beperkingen hebben. Bij grote hoeveelheden metadata worden bijvoorbeeld niet altijd alle mogelijke filterwaarden getoond. Ook kun je niet altijd zoeken zoals je zelf logisch zou vinden, bijvoorbeeld op een gedeelte van een document- of projectnummer of heel gericht binnen een bepaalde periode. Het gevolg is dat medewerkers bredere zoekopdrachten uitvoeren en vervolgens zelf door de resultaten moeten zoeken. Hoe groter de SharePoint-omgeving wordt, hoe meer tijd dat kan kosten.
Gelukkig kun je binnen SharePoint zelf al veel doen om informatie beter vindbaar te maken. Een goede zoekervaring begint namelijk niet bij de zoekbalk, maar bij de manier waarop je informatie organiseert. Zorg bijvoorbeeld voor een duidelijke informatiestructuur en spreek af waar bepaalde soorten documenten worden opgeslagen. Voorkom dat dezelfde informatie op verschillende plekken staat en houd verouderde documenten niet onnodig beschikbaar.
Ook metadata speelt hierin een belangrijke rol. Door documenten consequent eigenschappen mee te geven, zoals documenttype, afdeling, klant, projectnummer, locatie of status, kunnen medewerkers zoekresultaten veel gerichter verfijnen. Daarbij is het belangrijk om een eenvoudige en herkenbare taxonomie te gebruiken die binnen de hele organisatie consequent wordt toegepast.
Daarnaast helpt het om regelmatig te kijken naar de manier waarop medewerkers zoeken. Welke informatie proberen zij vaak te vinden? Welke filters hebben ze daarbij nodig? En sluiten de gebruikte metadata en zoekinstellingen daar nog goed op aan? Met een goede inrichting kun je de standaard zoekmogelijkheden van SharePoint dus al aanzienlijk verbeteren. Maar naarmate je omgeving groter en complexer wordt, kun je tegen beperkingen blijven aanlopen.
Wanneer medewerkers ondanks een goede SharePoint-inrichting nog steeds veel tijd kwijt zijn aan zoeken, kan het interessant zijn om de zoekmogelijkheden verder uit te breiden. Precies daarom hebben we Advanced Search ontwikkeld. Advanced Search bouwt voort op de informatie en metadata die al in SharePoint aanwezig zijn, maar geeft medewerkers uitgebreidere mogelijkheden om hun zoekopdracht heel gericht te verfijnen.
Daardoor is het doel niet langer om door grote hoeveelheden resultaten zoeken, maar de informatie die je al over een document weet gebruiken om zo snel mogelijk bij het juiste resultaat uit te komen. Waar een medewerker bijvoorbeeld gemiddeld 30 minuten per dag kwijt kan zijn aan het zoeken naar informatie, kan een uitgebreidere zoekervaring dit terugbrengen naar ongeveer 5 tot 10 minuten per dag. Daarmee kun je tot wel een werkdag per maand per medewerker aan zoektijd besparen.
Advanced Search is vooral interessant voor organisaties met grote SharePoint-omgevingen waarin veel documenten, metadata en verschillende soorten informatie aanwezig zijn. Medewerkers krijgen meer mogelijkheden om precies te zoeken op de kenmerken die voor hen relevant zijn.
Zo kun je met Advanced Search onder andere:
Stel dat je een overeenkomst zoekt voor een bepaald project. Je weet nog een gedeelte van het projectnummer, weet dat het om een overeenkomst gaat en dat deze ergens in het eerste kwartaal van 2026 is aangemaakt. In plaats van één brede zoekterm in te voeren en tientallen of honderden resultaten te bekijken, gebruik je deze kenmerken samen om direct veel gerichter te zoeken.
Juist dat maakt het verschil in een grote SharePoint-omgeving. Je hoeft niet precies te weten waar een document staat. Als je maar een aantal kenmerken van het document weet, kun je die gebruiken om het terug te vinden.
Hoe groter je SharePoint-omgeving wordt, hoe belangrijker een goede zoekervaring wordt. Een duidelijke structuur, consistente metadata en een goed ingerichte standaard SharePoint Search vormen daarvoor de basis.
Maar wanneer medewerkers dagelijks veel tijd kwijt blijven aan zoeken, kan het interessant zijn om verder te kijken. Met Advanced Search geef je medewerkers uitgebreidere mogelijkheden om grote hoeveelheden informatie gericht te doorzoeken en terug te brengen tot de documenten die daadwerkelijk relevant zijn. Zo kan de dagelijkse zoektijd afnemen van ongeveer 30 minuten naar 5 tot 10 minuten per medewerker. Tijd die medewerkers vervolgens weer kunnen besteden aan hun daadwerkelijke werkzaamheden.
Benieuwd hoeveel zoektijd er binnen jouw organisatie te besparen valt? Ontdek wat Advanced Search voor jouw SharePoint-omgeving kan betekenen of probeer het zelf een maand gratis uit!
