Hoek en Blok is een full-service accountants- en advieskantoor dat dagelijks organisaties ondersteunt met financiële, fiscale en strategische vraagstukken. Met een groeiend team van specialisten en een brede dienstverlening is zorgvuldig en efficiënt samenwerken essentieel. Ze werken dagelijks met grote hoeveelheden vertrouwelijke cliënt- en dossierinformatie en dat maakt dat veiligheid, overzicht en efficiënt samenwerken essentieel zijn.
Om hun digitale werkwijze toekomstbestendig te maken, startte Hoek en Blok in 2018 met het moderniseren van hun documentmanagement in Microsoft 365. Wat begon als een basis voor gestructureerd documentbeheer, groeide uit tot een breed gedragen digitale werkomgeving met slimme integraties, duidelijke processen, veilige datastromen en een uniforme manier van samenwerken.
Samen met I4-YOU bouwde Hoek en Blok stap voor stap aan een oplossing die past bij hun ambitie: inzichtelijker, veiliger en efficiënter werken, met technologie die hun dienstverlening ondersteunt in plaats van belemmert.
Hoek en Blok is een full-service accountants- en adviesorganisatie die ondernemers ondersteunt bij financiële, fiscale, juridische en strategische vraagstukken. Met dienstverlening op het gebied van accountancy, tax, legal, corporate finance, HR en IT helpt Hoek en Blok organisaties om grip te krijgen op complexe processen en met vertrouwen vooruit te kijken.
Wat Hoek en Blok kenmerkt, is de combinatie van inhoudelijke expertise en een persoonlijke manier van werken. Ondanks de groei naar ongeveer 200 medewerkers en meerdere vestigingen in Nederland (Sliedrecht, Barendrecht & Amsterdam), blijft de organisatie bewust toegankelijk. Korte lijnen, vaste aanspreekpunten en een pragmatische aanpak zorgen ervoor dat klanten weten waar ze aan toe zijn.
De samenwerking tussen Hoek en Blok en I4-YOU startte in 2018 vanuit een heel concrete vraag. Hoek en Blok werkte met AFAS als bronsysteem voor klant- en dossierinformatie, maar merkte in de dagelijkse praktijk dat zij tegen de grenzen van het platform aanliepen. AFAS voldeed niet aan de verwachtingen die zij hadden van documentmanagement. Versiebeheer ontbrak, samenwerken binnen dossiers was omslachtig en het delen van documenten kostte onnodig veel tijd.
Daarom besloten ze SharePoint in te willen zetten als documentmanagementsysteem, met AFAS als bronsysteem. Vervolgens gingen ze op zoek naar een partner die dit voor hen kon realiseren.
Bij deze zoektocht keek Hoek en Blok verder dan alleen de techniek. Ze zochten een partner die begrijpt hoe hun organisatie werkt, die meedenkt en snel kan schakelen. Geen lange trajecten of ingewikkelde oplossingen, maar samen bouwen aan iets dat direct waarde toevoegt. Die klik was er vanaf het begin. Dat moment vormde het startpunt van een samenwerking waarin documentmanagement in SharePoint stap voor stap is uitgegroeid tot een vaste en onmisbare basis voor de hele organisatie.
De eerste stap in de samenwerking was het neerzetten van een solide basis voor documentmanagement in SharePoint. Daarbij was één uitgangspunt cruciaal: Wanneer in AFAS een klant of klantdossier wordt aangemaakt, wordt automatisch de bijbehorende structuur in SharePoint opgezet, inclusief alle relevante klant- en dossierinformatie. Zo kunnen medewerkers direct veilig en overzichtelijk samenwerken in één centrale omgeving.
Vanaf dat moment is de oplossing stap voor stap verder uitgebouwd. Niet als een eenmalig project, maar als een doorlopend traject waarin steeds werd gekeken wat in de praktijk nodig was. Denk aan gestructureerd samenwerken in dossiers, het tijdelijk toekennen van toegang, het toepassen van het vier-ogenprincipe en het opschonen en archiveren van afgeronde dossiers. Ook is er een Governance & Compliance scan uitgevoerd om inzicht te krijgen in data, toegang en bewaartermijnen. Op basis daarvan wordt de omgeving verder aangescherpt, zodat het documentmanagement in SharePoint blijft meegroeien met Hoek en Blok en veranderende wet- en regelgeving.
De samenwerking met I4-YOU heeft Hoek en Blok een stabiele en toekomstbestendige documentmanagementomgeving in SharePoint opgeleverd. Dossiers en documenten zijn gestructureerd opgeslagen, veilig toegankelijk en eenvoudig vindbaar voor medewerkers. Hierdoor is er meer overzicht ontstaan in het dagelijkse werk, wordt er efficiënter samengewerkt en gaat er minder tijd verloren aan zoeken, controleren of onderling afstemmen.
Ook in de dagelijkse praktijk is het verschil merkbaar. Medewerkers werken in een vaste, herkenbare structuur en weten waar documenten horen en wie waar toegang toe heeft. Samenwerken in dossiers gaat eenvoudig en gestructureerd, terwijl versiebeheer en duidelijke processen zorgen voor rust en betrouwbaarheid. Het resultaat is tijdswinst, minder foutgevoeligheid en een werkwijze die prettig aansluit bij hoe teams binnen Hoek en Blok samenwerken.
Vanaf het begin wordt de samenwerking met I4-YOU door Hoek en Blok ervaren als prettig en vanzelfsprekend. “Geen ingewikkelde trajecten of lange implementaties, maar snel schakelen en doen wat nodig is. Wensen en vragen worden direct opgepakt, waarbij niet alleen wordt gekeken naar de technische oplossing, maar ook naar de impact op de organisatie en de dagelijkse werkwijze”
Wat Hoek en Blok waardeert in de samenwerking, is dat I4-YOU echt meedenkt en verantwoordelijkheid neemt. “Niet alleen bij de inrichting van de oplossing, maar ook daarna. Nieuwe wensen, optimalisaties of vragen worden samen opgepakt, met korte lijnen en vaste contactpersonen. Die manier van samenwerken zorgt voor continuïteit en vertrouwen.”
Ook vanuit I4-YOU wordt de samenwerking als zeer prettig ervaren. De duidelijke communicatie, korte lijnen en gezamenlijke focus op kwaliteit en resultaat zorgen voor een sterke samenwerking waarin beide partijen weten wat ze aan elkaar hebben.
De samenwerking tussen Hoek en Blok en I4-YOU laat zien hoe SharePoint kan worden ingezet als een praktisch en toekomstbestendig documentmanagementsysteem. Met AFAS als bronsysteem en SharePoint als centrale werkomgeving is een stabiele basis ontstaan voor veilig documentbeheer en samenwerking.
Door de oplossing stap voor stap door te ontwikkelen en aandacht te houden voor gebruik, governance en compliance, groeit de omgeving mee met Hoek en Blok. Het resultaat is een documentmanagementomgeving die overzicht biedt, prettig werkt voor medewerkers en klaar is voor de toekomst.
