Veel organisaties starten hun zoektocht naar een documentmanagementsysteem met dezelfde gedachte: ‘we werken al in Microsoft 365, dus waarom zouden we niet gewoon SharePoint gebruiken als DMS?’
Standaard SharePoint is een sterke basis voor documentmanagement. Het is volledig geïntegreerd in Microsoft 365, waardoor documenten binnen je eigen tenant blijven en je werkt met de beveiliging, rechten en compliance instellingen die al binnen de organisatie zijn ingericht. Je voegt dus geen los systeem toe, maar bouwt verder op de digitale werkplek die er al is.
Toch betekent dat niet automatisch dat standaard SharePoint altijd de beste keuze is. Zeker wanneer documentmanagement complexer wordt, lopen organisaties vaak tegen de grenzen van standaardfunctionaliteit aan. Dan ontstaat de vraag: is maatwerk nodig of is het juist slimmer om een add-on te overwegen?
In deze blog nemen we je graag mee in waarom een standaardoplossing voor documentmanagement vaak beter werkt dan maatwerk in SharePoint.
Als je precies weet wat je wil en de mogelijkheden én de beperkingen van SharePoint kent, kan standaard SharePoint een goede keuze zijn. Zeker als je zelf van begin tot eind wil bepalen hoe het systeem eruitziet. Er is veel mogelijk binnen het platform en ook zonder maatwerk kan je al veel goed inrichten.
Voor sommige organisaties is dat voldoende. Zeker wanneer processen relatief eenvoudig zijn en de behoefte aan structuur beperkt blijft. Denk aan basisversiebeheer, toegangsrechten en een logische documentstructuur.
Maar zodra documentmanagement verder gaat dan alleen opslaan en terugvinden, wordt het vaak ingewikkelder. Denk aan projectdossiers, contractbeheer, zaakgericht werken, metadata, workflows en strakke governance rondom documenten. Dan blijkt standaard SharePoint in de praktijk soms toch te beperkt.
De volgende stap is vaak maatwerk. Daarmee kun je SharePoint volledig laten aansluiten op de wensen van de organisatie. Op papier klinkt dat ideaal en in veel gevallen kan het ook een sterk systeem opleveren. Toch brengt maatwerk ook risico’s en nadelen met zich mee.
Een implementatietraject duurt vaak langer, omdat er gebouwd, getest en afgestemd moet worden voordat gebruikers daadwerkelijk aan de slag kunnen. Dat vraagt niet alleen meer tijd, maar ook een grotere investering.
Daarnaast blijft onderhoud een belangrijk aandachtspunt. Microsoft 365 verandert continu en updates houden niet altijd rekening met maatwerkoplossingen. Dit kan leiden tot bugs, extra beheer en onverwachte kosten. Je bouwt dus niet alleen een systeem, maar ook een blijvende verantwoordelijkheid.
Steeds meer organisaties kiezen voor een standaard oplossing zoals WorkPoint. Geen volledig maatwerktraject, maar een slimme uitbreiding op SharePoint die speciaal is ingericht voor documentmanagement.
WorkPoint legt als het ware een extra laag over SharePoint heen en voegt functionaliteiten toe die je in een DMS direct nodig hebt. Denk aan vaste dossiersjablonen, automatische documentstructuren, metadata, versiebeheer, rechtenbeheer en workflows voor goedkeuring en opvolging. Ook het aanmaken van nieuwe projecten, contracten of dossiers verloopt gestructureerd en volgens vaste afspraken.
De basis staat al en is opgebouwd vanuit veelvoorkomende praktijksituaties en bewezen best practices. Groot voordeel is ook dat je direct ziet wat je krijgt, dus geen onverwachte verrassingen. Vanuit daar kun je verder finetunen op wat jouw organisatie nodig heeft, zonder alles van nul af aan te hoeven opbouwen; ook kan je relatief eenvoudig uitbreiden op wat er al is.
Een standaardoplossing is vaak minder arbeidsintensief dan maatwerk. Er hoeft minder gebouwd te worden, waardoor de implementatie sneller verloopt en het beheer overzichtelijker blijft. Daar staat tegenover dat WorkPoint werkt met licenties en dus een investering vraagt. In veel gevallen is een volledig maatwerktraject in SharePoint uiteindelijk duurder, zeker wanneer ook beheer en doorontwikkeling mee wordt genomen.
Daarnaast blijf je gewoon volledig werken binnen Microsoft 365. Je data blijft in je eigen tenant, rechten en beveiliging blijven intact en je profiteert van de bestaande governance binnen je organisatie. WorkPoint is geen losstaand systeem naast SharePoint, maar echt een aanvulling erop.
De vraag is dus niet of SharePoint geschikt is als DMS, want dat is het zeker. De echte vraag is of je alles zelf wilt bouwen, of liever start met een oplossing die zich in de praktijk al heeft bewezen.
Voor sommige organisaties is standaard SharePoint voldoende, terwijl in andere organisaties maatwerk nodig is. Maar in veel gevallen blijkt een standaardoplossing uiteindelijk de meest verstandige keuze: sneller live, minder onderhoud, lagere risico’s en een stevige basis voor de lange termijn. Juist daarom werkt een standaardoplossing voor documentmanagement vaak beter.
