Voorheen was het intranet vooral het domein van Communicatie en HR. Tegenwoordig zien we dat IT een steeds grotere rol speelt bij de keuze voor een nieuw intranet. Logisch, want het intranet is onderdeel van de digitale werkomgeving en raakt daarmee ook onderwerpen als security, beheer, integraties en governance.
Vanuit IT is standaard SharePoint vaak een logische keuze. Het is al onderdeel van Microsoft 365, draait binnen de eigen tenant en biedt een solide basis. Maar voor Communicatie en HR zijn de standaardmogelijkheden niet altijd voldoende. Zij zoeken vaak meer mogelijkheden voor bijvoorbeeld nieuws, targeting, vindbaarheid, analytics en het zelfstandig beheren van het intranet. Fresh Intranet is daarom een interessante keuze voor beide partijen. Toch merken we dat het woord add-on bij IT soms al voor twijfel zorgt. Want waarom zou je iets aan SharePoint toevoegen als je met standaard SharePoint ook een intranet kunt bouwen? Kan Fresh dan bij je gegevens? En betekent zo’n extra oplossing niet automatisch meer beheer, onderhoud en afhankelijkheden?
Is die twijfel terecht? Wij denken van niet. In deze blog laten we zien waarom Fresh Intranet niet alleen interessant is voor Communicatie en HR, maar juist ook voordelen biedt voor IT.
Een belangrijk aandachtspunt bij nieuwe software is waar de data terechtkomt en wie daar toegang toe heeft. Want als je een externe oplossing aan SharePoint toevoegt, waar staat de informatie dan? En kan de leverancier bij de gegevens van de organisatie?
Bij Fresh Intranet voeg je geen losstaand intranetplatform toe waar je documenten en andere bedrijfsinformatie naartoe moet verplaatsen. Fresh is gebouwd op Microsoft 365, SharePoint, Teams en Viva en draait binnen de Microsoft-omgeving van de organisatie. De informatie blijft daarmee binnen de bestaande Microsoft 365-omgeving en er is geen extern platform nodig om je intranet te laten functioneren. Dat betekent dat je niet opnieuw een compleet losstaand platform naast Microsoft 365 introduceert, maar verder bouwt op de omgeving die er al is.
Een intranet moet niet alleen worden geïmplementeerd, maar daarna ook worden beheerd. Wanneer voor iedere aanpassing hulp van IT nodig is, kunnen kleine wijzigingen al snel voor extra tickets en beheerwerk zorgen.
Fresh maakt het mogelijk om een groot deel van het dagelijkse intranetbeheer bij de mensen te leggen die daadwerkelijk verantwoordelijk zijn voor de inhoud. Via het centrale Admin Portal kunnen bijvoorbeeld navigatie, taxonomieën en algemene instellingen worden beheerd. Ook zaken als nieuws, alerts en events kunnen vanuit centrale beheeromgevingen worden aangemaakt en beheerd. Communicatie en andere beheerders krijgen daarmee meer mogelijkheden om zelfstandig te werken, zonder dat IT voor iedere wijziging hoeft in te grijpen.
Met SharePoint kun je veel. Maar zodra de wensen voor een intranet uitgebreider worden, ontstaat al snel de behoefte aan aanvullende functionaliteiten. Die kun je zelf ontwikkelen, maar maatwerk betekent ook dat je het moet testen, beheren en onderhouden. Fresh biedt veel van deze intranetfunctionaliteiten standaard. Denk aan uitgebreide zoekmogelijkheden, navigatie, nieuws en alerts, analytics, governance, personalisatie, provisioning en verschillende webparts. Zo hoeft IT niet voor iedere nieuwe wens opnieuw een technische oplossing te ontwikkelen.
Dat verlaagt niet alleen de ontwikkellast, maar maakt ook het beheer op langere termijn minder complex. In plaats van een verzameling losse maatwerkoplossingen werk je met functionaliteiten die onderdeel zijn van één intranetproduct.
De wensen rondom een intranet staan nooit stil. Nieuwe mogelijkheden binnen Microsoft 365, veranderingen in de organisatie en nieuwe behoeften van medewerkers zorgen ervoor dat een intranet zich moet blijven ontwikkelen.
Bij veel maatwerk betekent een nieuwe functionaliteit ook een nieuw ontwikkeltraject. Fresh wordt daarentegen als product doorontwikkeld. Nieuwe releases bevatten nieuwe functionaliteiten, uitbreidingen en verbeteringen. Zo bevatte de V2025-R4-release bijvoorbeeld verbeteringen rondom contentcreatie, analytics, search en performance. Je hoeft daardoor niet iedere gewenste verbetering vanaf nul te laten ontwikkelen, maar kunt gebruikmaken van functionaliteiten die binnen Fresh beschikbaar komen.
Minder beheer betekent natuurlijk niet dat IT de grip op het intranet wil verliezen. Juist wanneer een intranet groeit, worden duidelijke afspraken over eigenaarschap, actualiteit en beheer steeds belangrijker. Fresh biedt hiervoor verschillende governancefunctionaliteiten. Zo kunnen content owners aan pagina’s en documenten worden gekoppeld en kunnen reviewdatums worden gebruikt om te bepalen wanneer informatie opnieuw beoordeeld moet worden. Daarnaast zijn er rapportages voor content en sites, waarmee onder andere gebruik en actualiteit inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
Hierdoor kun je verantwoordelijkheden beter bij de juiste personen beleggen. De eigenaar van de informatie blijft verantwoordelijk voor de inhoud, terwijl IT grip houdt op de technische omgeving en inrichting.
Een intranet begint misschien met een homepage, nieuws en een aantal afdelingspagina's, maar groeit vaak mee met de organisatie. Nieuwe afdelingen, locaties of andere onderdelen moeten uiteindelijk ook een plek krijgen.
Fresh ondersteunt dit met templates en provisioning. Nieuwe sites en pagina’s kunnen volgens vooraf ingerichte structuren worden aangemaakt. Daarbij kunnen bijvoorbeeld approvers, standaard owners en members vooraf worden geconfigureerd. Zo hoeft IT niet iedere nieuwe site volledig handmatig op te zetten en blijft de inrichting consistenter wanneer het intranet groter wordt. Dat maakt het eenvoudiger om Fresh ook binnen grotere organisaties verder uit te rollen.
Fresh vervangt SharePoint niet, maar bouwt erop verder. Dat is een belangrijk verschil met een losstaand intranetplatform. SharePoint en Microsoft 365 blijven de technische basis, terwijl Fresh daar extra functionaliteiten aan toevoegt die specifiek zijn ontwikkeld voor intranetscenario's.
Die aansluiting gaat verder dan SharePoint. Fresh ondersteunt bijvoorbeeld ook Microsoft Teams en Viva Connections, zodat medewerkers het intranet vanuit verschillende onderdelen van hun bestaande Microsoft 365-werkomgeving kunnen benaderen. Je haalt dus meer uit de Microsoft 365-omgeving die er al is, in plaats van een volledig nieuwe digitale werkomgeving naast Microsoft 365 te introduceren.
Fresh Intranet biedt Communicatie en HR veel meer mogelijkheden om het intranet zelfstandig in te richten, content te beheren en medewerkers te bereiken. Maar die extra mogelijkheden hoeven niet automatisch te betekenen dat IT er een extra beheerlast bij krijgt.
Kritisch kijken naar een add-on is logisch. IT wil weten waar data staat, wie toegang heeft, hoeveel beheer een oplossing vraagt en wat de gevolgen zijn voor de bestaande Microsoft 365-omgeving. Maar een add-on betekent niet automatisch meer complexiteit. Met Fresh blijft de informatie binnen de eigen Microsoft 365-tenant, is veel functionaliteit al beschikbaar en kan een groter deel van het dagelijkse beheer bij Communicatie worden neergelegd. Tegelijkertijd krijgt IT extra mogelijkheden om grip te houden op governance en groei. Zo kan Fresh juist helpen om de wensen van Communicatie en HR te realiseren, zonder dat dit automatisch meer werk voor IT betekent.
Wil je graag aan de slag met Fresh Intranet, maar heb je hulp nodig om IT mee te krijgen in de keuze? Of ben je zelf IT’er en wil je eerst beter begrijpen wat Fresh betekent voor jullie Microsoft 365-omgeving? Op onze pagina Fresh Intranet voor IT gaan we verder in op de technische kant van Fresh. Je leest er onder andere hoe het zit met security en data, hoe Fresh binnen jullie Microsoft 365-tenant draait, wat het betekent voor beheer en updates en hoe je grip houdt op governance. Ontdek Fresh Intranet voor IT en krijg antwoord op de belangrijkste technische vragen.
