Interne communicatie heeft de afgelopen jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Organisaties beschikken over steeds meer kanalen om medewerkers te informeren, van intranet en Teams tot nieuwsbrieven, apps en digitale werkplekken. Tegelijkertijd wordt het steeds lastiger om medewerkers daadwerkelijk te bereiken.
Een tijdje terug schreef David Bowman van Fresh Intranet over een opvallend onderzoek onder medewerkers en communicatieprofessionals in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. De resultaten laten zien dat organisaties tegen een nieuw probleem aanlopen: medewerkers ontvangen meer informatie dan ooit, terwijl de beschikbare aandacht juist afneemt. De vraag is daarom niet langer alleen of een bericht wordt verstuurd, maar vooral of de boodschap daadwerkelijk wordt gezien, begrepen en onthouden.
Uit het onderzoek blijkt dat slechts een klein deel van de medewerkers interne communicatie nog volledig leest. Niet omdat de informatie niet relevant is, maar omdat de hoeveelheid berichten simpelweg te groot is geworden. Tegelijkertijd geeft het merendeel van de medewerkers aan dat interne communicatie juist wél relevant is voor hun werk. De uitdaging zit dus niet in de inhoud, maar in de hoeveelheid informatie die dagelijks op medewerkers afkomt.
Voor organisaties is dit een belangrijke constatering. Veel communicatieproblemen worden opgelost door meer berichten te sturen, extra campagnes op te zetten of nieuwe kanalen te introduceren. In de praktijk zorgt dit vaak juist voor meer concurrentie om dezelfde beperkte aandacht.
Een van de meest opvallende conclusies uit het onderzoek is de rol die AI inmiddels speelt binnen interne communicatie. Steeds meer medewerkers gebruiken AI om lange berichten, nieuwsartikelen, beleidsdocumenten en updates samen te vatten. In veel gevallen lezen zij niet langer het oorspronkelijke bericht, maar uitsluitend de samenvatting die AI voor hen maakt.
Dat biedt voordelen. Medewerkers kunnen sneller informatie verwerken en besparen tijd. Tegelijkertijd ontstaat hierdoor een nieuwe uitdaging. De boodschap die een organisatie verstuurt, is niet altijd dezelfde boodschap die uiteindelijk bij medewerkers terechtkomt.
AI bepaalt namelijk welke informatie belangrijk genoeg is om in een samenvatting op te nemen. Details, nuances en context kunnen hierdoor verloren gaan. Zeker bij complexe onderwerpen zoals verandertrajecten, beleid, compliance of strategische communicatie kan dit impact hebben op hoe medewerkers de boodschap interpreteren.
Wanneer organisaties nadenken over AI binnen Microsoft 365, ligt de focus vaak op de mogelijkheden van tools zoals Copilot. Maar AI is slechts zo goed als de informatie die beschikbaar is. Wanneer documenten verouderd zijn, informatie verspreid staat over verschillende locaties of eigenaarschap ontbreekt, neemt ook de kwaliteit van AI-antwoorden en samenvattingen af. Medewerkers krijgen dan sneller onvolledige of minder relevante informatie voorgeschoteld. Juist daarom wordt governance steeds belangrijker.
Een goed ingericht SharePoint-intranet zorgt ervoor dat informatie actueel blijft, eigenaarschap duidelijk is en content logisch gestructureerd wordt opgeslagen. Daarmee verbeter je niet alleen de vindbaarheid voor medewerkers, maar ook de kwaliteit van AI-gestuurde zoekresultaten en samenvattingen.
De resultaten van het onderzoek laten zien dat succesvolle interne communicatie steeds minder draait om méér content en steeds meer om betere content.
Dat betekent:
Voor veel organisaties ligt hier een belangrijke kans. Niet door nóg meer communicatiekanalen toe te voegen, maar door de bestaande digitale werkplek slimmer in te richten.
Nu AI een steeds grotere rol speelt binnen Microsoft 365, SharePoint en intranetten, wordt het belangrijker dan ooit om grip te hebben op informatie. Niet alleen omdat medewerkers informatie moeten kunnen vinden, maar ook omdat AI die informatie gebruikt om antwoorden, zoekresultaten en samenvattingen te genereren.
Een modern intranet draait daarom niet alleen om communicatie. Het draait om structuur, governance, vindbaarheid en betrouwbare informatievoorziening. Want uiteindelijk is een bericht pas succesvol wanneer de boodschap ook daadwerkelijk wordt begrepen.
Wordt informatie binnen jouw organisatie nog gevonden, begrepen en gebruikt zoals bedoeld? Of zorgen een overvloed aan content, versnipperde informatie en AI-samenvattingen ervoor dat belangrijke boodschappen hun impact verliezen? Wij helpen organisaties bij het inrichten van een slimme en toekomstbestendige digitale werkplek met SharePoint, intranet, governance en AI. Zo zorg je ervoor dat medewerkers niet alleen informatie ontvangen, maar deze ook daadwerkelijk begrijpen en kunnen gebruiken.
Benieuwd hoe jouw intranet en informatievoorziening kunnen bijdragen aan betere interne communicatie? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Het volledige rapport kun je lezen via de onderstaande link.
