SharePoint wordt door veel organisaties gebruikt als centrale plek voor documenten, samenwerking en informatiebeheer. Om documenten, communicatie en projectinformatie op één plek te houden, krijgen we van klanten regelmatig de vraag: is SharePoint geschikt voor het beheren van projecten?
Het korte antwoord is: absoluut!. SharePoint biedt veel mogelijkheden om projectinformatie te organiseren, documenten te beheren en teams te laten samenwerken. Tegelijkertijd vraagt het wel om een goede inrichting. Zonder duidelijke structuur kan een projectomgeving al snel onoverzichtelijk worden.
In deze blog kijken we naar de mogelijkheden van SharePoint voor projectmanagement, waar organisaties in de praktijk tegenaan lopen en waarom veel organisaties kiezen voor een standaardoplossing zoals WorkPoint bovenop SharePoint.
SharePoint biedt een goede basis voor het beheren van projecten. Voor elk project kan bijvoorbeeld een eigen Teams- of SharePoint-omgeving worden ingericht waarin documenten, communicatie en projectinformatie samenkomen. Documenten kunnen worden opgeslagen in documentbibliotheken, metadata kan worden gebruikt om informatie te structureren en toegangsrechten kunnen worden ingesteld zodat alleen de juiste mensen toegang hebben.
Daarnaast werkt SharePoint nauw samen met andere Microsoft 365-tools. Denk aan Microsoft Teams voor communicatie, Planner voor taken en Outlook voor e-mail. Hierdoor ontstaat één digitale werkomgeving waarin projectteams kunnen samenwerken en informatie kunnen delen. Met de juiste inrichting kan SharePoint dus zeker worden gebruikt voor projectmanagement.
Hoewel SharePoint veel mogelijkheden biedt, ligt de uitdaging vaak in de inrichting. In veel organisaties ontstaan projectomgevingen op verschillende manieren. De ene projectsite heeft een andere structuur dan de andere, documentbibliotheken worden verschillend ingericht en toegangsrechten handmatig ingesteld.
Hierdoor ontstaan er in de praktijk vaak verschillen tussen projecten. Documenten worden op diverse plekken opgeslagen, structuren zijn niet altijd hetzelfde en het wordt lastiger om informatie snel terug te vinden. Daarnaast kost het IT vaak veel tijd om nieuwe projectomgevingen te bouwen en te beheren. Juist daarom vraagt projectmanagement in standaard SharePoint vaak om maatwerk en een goed doordachte inrichting.
Om deze uitdagingen te voorkomen kiezen veel organisaties voor een standaardoplossing bovenop SharePoint. In plaats van elke projectomgeving opnieuw te bouwen, wordt een vaste structuur gebruikt die voor elk project hetzelfde werkt.
WorkPoint bouwt voort op SharePoint en voegt daar een gestandaardiseerde manier van projectmanagement aan toe. Voor elk project wordt automatisch een projectsites aangemaakt met de juiste documentstructuur, metadata en toegangsrechten. Hierdoor ontstaat er een consistente manier van werken. Projectteams weten waar documenten staan, informatie blijft overzichtelijk en organisaties hoeven niet telkens opnieuw na te denken over hoe een projectomgeving moet worden ingericht.
Met WorkPoint kunnen organisaties projectmanagement structureren binnen Microsoft 365. Documenten worden gekoppeld aan projecten, metadata helpt om informatie te organiseren en toegangsrechten worden automatisch toegepast. Daardoor blijft altijd duidelijk bij welk project een document hoort en wie er toegang heeft.
Tegelijkertijd blijven alle voordelen van SharePoint behouden. Projectteams kunnen blijven werken met Microsoft Teams, Outlook en andere Microsoft 365-applicaties, terwijl de projectinformatie centraal wordt beheerd binnen SharePoint. Doordat WorkPoint een bewezen standaard biedt voor projectmanagement, wordt het beheren van projecten binnen Microsoft 365 niet alleen mogelijk, maar ook overzichtelijk en beheersbaar.
SharePoint biedt een sterke basis voor projectmanagement binnen Microsoft 365. Met documentbibliotheken, metadata en integraties met andere Microsoft-tools kunnen organisaties een goede projectomgeving opzetten.
In de praktijk blijkt echter dat het bouwen en beheren van projectomgevingen in standaard SharePoint vaak maatwerk vraagt. Onze standaardoplossing voor projectmanagement op basis van WorkPoint helpt om die structuur direct goed neer te zetten. Door voort te bouwen op SharePoint en tegelijkertijd een bewezen projectstructuur te bieden, kunnen organisaties sneller starten met projectmanagement en blijft de omgeving overzichtelijk en beheersbaar.
