Microsoft Teams en SharePoint maken samenwerken binnen Microsoft 365 een stuk eenvoudiger. Medewerkers kunnen een nieuwe Teams-omgeving starten voor een project, een SharePoint-site gebruiken voor een afdeling of een omgeving aanmaken om documenten met collega’s te delen. Die vrijheid is prettig, maar zorgt er ook voor dat de Microsoft 365-omgeving steeds verder groeit.
Na verloop van tijd kan daardoor een wirwar van Teams, SharePoint-sites en andere werkruimtes ontstaan. De ene afdeling gebruikt een vaste naamgeving, terwijl een andere afdeling haar eigen werkwijze heeft. Rechten worden anders ingericht, externe gebruikers krijgen toegang en oude omgevingen blijven bestaan terwijl niemand ze meer gebruikt. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers die vrijheid behouden, maar nieuwe werkruimtes toch volgens een vaste structuur worden ingericht?
Wanneer medewerkers zelf Teams en SharePoint-sites mogen aanmaken, worden er al snel verschillende keuzes gemaakt. Een projectteam kan bijvoorbeeld Project website 2026 heten, terwijl een vergelijkbaar project ergens anders alleen de naam van de klant krijgt. Ook eigenaren, rechten en externe toegang kunnen per omgeving verschillen.
Bij een paar omgevingen is dat nog te overzien. Maar zodra een organisatie honderden Teams en SharePoint-sites heeft, wordt het steeds lastiger om overzicht te houden en ervoor te zorgen dat iedere omgeving aan dezelfde afspraken voldoet.
Een vaste structuur begint met bepalen aan welke voorwaarden verschillende soorten werkruimtes moeten voldoen. Een projectomgeving heeft bijvoorbeeld andere eisen dan een afdeling, klantomgeving of tijdelijke samenwerking. Je kunt afspraken maken over naamgeving, eigenaren, rechten, externe toegang, metadata en classificatie. Ook kun je bepalen wat er met een omgeving gebeurt wanneer deze niet meer wordt gebruikt.
Het belangrijkste is dat deze afspraken niet alleen op papier staan. Wanneer medewerkers alle regels zelf moeten kennen en toepassen, blijven verschillen ontstaan. Door de inrichting te automatiseren, kun je deze afspraken standaard onderdeel maken van het proces.
In plaats van medewerkers rechtstreeks een Team of SharePoint-site te laten aanmaken, kun je werken met een centraal aanvraagproces. Een medewerker kiest welk type werkruimte nodig is en vult de benodigde informatie in.
Vervolgens kan de omgeving automatisch volgens vooraf bepaalde regels worden ingericht. Denk aan een vaste naamgeving, de juiste structuur, ingestelde rechten en verplichte eigenaren. Voor een project kan bijvoorbeeld automatisch een projectomgeving met een vaste documentstructuur worden aangemaakt. Voor een afdeling gebruik je een ander template met andere instellingen. Zo hoeft de medewerker niet over alle technische instellingen na te denken, terwijl de organisatie grip houdt op de inrichting.
Een vaste inrichting bij de start voorkomt niet dat je Microsoft 365-omgeving na een paar jaar volstaat met werkruimtes die niet meer worden gebruikt. Daarom is ook lifecycle management belangrijk. Is een project afgelopen of wordt een werkruimte langere tijd niet gebruikt? Dan kan bijvoorbeeld automatisch worden gecontroleerd of de omgeving nog nodig is. Vervolgens kan deze worden behouden, gearchiveerd of verwijderd volgens de afspraken binnen de organisatie. Zo houd je niet alleen grip op het aanmaken van nieuwe werkruimtes, maar ook op alles wat al bestaat.
Met Workspace Assistant 365 kun je het aanvragen, aanmaken én beheren van werkruimtes binnen Microsoft 365 standaardiseren en automatiseren. Je bepaalt vooraf welke regels gelden voor verschillende soorten werkruimtes. Medewerkers hoeven vervolgens alleen aan te geven wat ze nodig hebben, waarna de juiste inrichting automatisch wordt toegepast.
Denk bijvoorbeeld aan het automatisch toepassen van naamgevingsregels, templates, metadata, eigenaren en rechten. Zo kan een projectomgeving altijd volgens dezelfde basis worden ingericht, terwijl voor een afdeling of andere samenwerking weer andere regels gelden.
Dat levert verschillende voordelen op:
Zo wordt governance geen verzameling regels die medewerkers zelf moeten onthouden, maar een vast onderdeel van de manier waarop Microsoft 365 wordt gebruikt.
Een vaste structuur betekent niet dat iedere Team of SharePoint-site hetzelfde moet zijn. Het gaat erom dat je bepaalt welke afspraken per type werkruimte gelden en ervoor zorgt dat deze consequent worden toegepast. Door het aanmaken en beheren van werkruimtes te automatiseren, krijgen medewerkers snel de omgeving die ze nodig hebben en houdt de organisatie tegelijkertijd grip op Microsoft 365.
Wil je weten hoe Workspace Assistant 365 hierbij kan helpen? Bekijk de mogelijkheden of neem contact met ons op voor een demo.
