In grote organisaties gebeurt vaak veel. Veranderingen in administratieve processen, nieuwe collega’s die starten, teams die anders gaan samenwerken of werkzaamheden die verschuiven. Veranderingen volgen elkaar in hoog tempo op. Interne communicatie speelt daarin een belangrijke rol om medewerkers te informeren, verbinden en ondersteunen in hun werk. Dagelijks verschijnen er nieuwsberichten, alerts, beleidsupdates, events, HR-informatie en IT-mededelingen.
Niet al deze informatie is voor iedereen even relevant. Wat voor medewerkers op kantoor belangrijk is, hoeft bijvoorbeeld niet altijd relevant te zijn voor fieldmedewerkers en andersom. Wanneer iedereen in de organisatie alle berichten en meldingen ontvangt, kan dat zorgen voor een overload aan informatie. Het gevolg is dat berichten sneller worden overgeslagen, minder goed worden gelezen of dat belangrijke informatie wordt gemist.
Met doelgroepgerichte communicatie voorkom je dit. In deze blog leggen we uit hoe je met behulp van Fresh binnen een SharePoint intranet content kunt afstemmen op specifieke doelgroepen. We gaan dieper in op de mogelijkheden die je daarvoor hebt en waarom dit bijdraagt aan een effectievere interne communicatie.
Doelgroepgerichte content betekent dat informatie alleen wordt getoond aan de medewerkers voor wie die informatie bedoeld is. Dat kan bijvoorbeeld gaan om communicatie per afdeling, rol, locatie of type medewerker.
Voor een fieldmedewerker is praktische, direct toepasbare informatie belangrijk. Denk aan veiligheidsupdates, planning of operationele wijzigingen. Kantoormedewerkers hebben vaker behoefte aan beleidsinformatie en projectupdates. Door dit onderscheid te maken, krijgt iedere medewerker een intranet dat beter aansluit bij zijn of haar werkdag.
Binnen een SharePoint intranet vraagt dit om meer dan alleen goede content. Het vraagt om structuur, duidelijke keuzes en mogelijkheden die dit ondersteunen.
Er zijn verschillende manieren om content af te stemmen op specifieke doelgroepen. Je kunt hiermee gerichter communiceren, zonder het beheer onnodig complex te maken.
Met Fresh kun je audience targeting toepassen op verschillende soorten content, zoals nieuwsberichten, pagina’s, documenten, events en tools. Dit betekent dat je bij het aanmaken van content bepaalt voor welke doelgroep deze zichtbaar is.
Zo kan een nieuwsbericht bijvoorbeeld alleen zichtbaar zijn voor een specifieke afdeling, locatie of projectgroep. Andere medewerkers zien dit bericht niet terug op hun intranet, simpelweg omdat het voor hen niet relevant is. Content komt direct bij de juiste doelgroep terecht en verdwijnt niet in een algemene stroom van berichten.
Een belangrijke basis voor doelgroepgerichte communicatie is het gebruik van taxonomie en metadata. Fresh maakt het mogelijk om content te voorzien van vaste tags, zoals onderwerp, afdeling, locatie of type informatie.
Deze metadata wordt gebruikt om content automatisch op de juiste plekken te tonen, bijvoorbeeld op afdelingspagina’s of in overzichtsweergaven. Medewerkers hoeven niet te zoeken of te filteren; het intranet doet dat voor hen. Dit zorgt voor meer structuur en vindbaarheid, terwijl redacteuren één keer content aanmaken en deze slim laten terugkomen op meerdere plekken.
Fresh kan content tonen op basis van de informatie in je gebruikersprofiel, zoals afdeling of locatie. Hierdoor ziet iedere medewerker automatisch content die aansluit bij zijn of haar rol binnen de organisatie.
Een fieldmedewerker krijgt andere informatie te zien dan een medewerker op kantoor, zonder dat daar aparte pagina’s of intranetten voor nodig zijn. Hiermee voelt het intranet persoonlijker en sluit beter aan op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers.
Voor veel medewerkers is Microsoft Teams de plek waar zij hun werkdag starten. Fresh sluit hierop aan door het intranet toegankelijk te maken binnen Teams en door communicatie ook daar doelgroepgericht aan te bieden.
Belangrijke content kan zichtbaar worden binnen Teams, afgestemd op de juiste doelgroep. Zo blijft communicatie dicht bij de werkplek van de medewerker. Medewerkers ontvangen relevante informatie in een omgeving die zij al dagelijks gebruiken, zonder extra applicaties of platformen.
Voor urgente of belangrijke communicatie biedt Fresh verschillende vormen van alerts en announcements. Deze kunnen zichtbaar worden als banner, notificatie of pop-up, en ook hier geldt dat je bepaalt wie de boodschap wel of niet te zien krijgt.
Daarnaast kunnen deze berichten als melding in Teams worden verstuurd, gericht op een specifieke doelgroep. Belangrijke informatie valt op bij de juiste medewerkers, zonder dat anderen onnodig worden gestoord.
Fresh biedt gepersonaliseerde dashboards en overzichten, zoals “What’s new”, waarin medewerkers alleen recente en relevante content zien die voor hen van toepassing is.
Dit overzicht houdt rekening met doelgroep, profielinformatie en eerder gepubliceerde content, zodat medewerkers snel bij zijn zonder alles te hoeven doorzoeken. Dat zorgt voor minder ruis, meer overzicht en sneller inzicht in wat er voor een medewerker nieuw of belangrijk is.
Naast het intranet ondersteunt Fresh ook doelgroepgerichte nieuwsbrieven. Nieuwsbrieven kunnen worden samengesteld op basis van dezelfde doelgroepen en contentstructuur als het intranet.
Zo ontvangen medewerkers alleen nieuws dat voor hen relevant is, met inzicht in open- en klikgedrag om communicatie verder te verbeteren. Dit is handig voor consistente communicatie over intranet en e-mail, met betere betrokkenheid en meetbaar resultaat.
In internationale organisaties is meertalige communicatie vaak een vereiste. Met Fresh kunnen medewerkers content zien in hun eigen taal, op basis van de taalinstellingen binnen Microsoft 365.
Tegelijkertijd blijft doelgroepgerichte communicatie behouden. Dat betekent dat medewerkers niet alleen content in de juiste taal zien, maar ook alleen de informatie die relevant is voor hun rol, afdeling of locatie. Een medewerker in Frankrijk ziet dus andere content dan een collega in Nederland én krijgt deze direct in de juiste taal aangeboden.
Zo zorg je voor duidelijke en consistente communicatie voor internationale teams, zonder dat je content meerdere keren hoeft te beheren of handmatig te scheiden per taal of doelgroep.
Doelgroepgerichte communicatie binnen een SharePoint intranet vraagt om meer dan alleen goede intenties. Het vraagt om structuur, duidelijke keuzes en tooling die ondersteunt hoe organisaties en medewerkers daadwerkelijk werken. Door content af te stemmen op doelgroep, rol en context ontstaat rust en overzicht, terwijl belangrijke informatie beter wordt gezien en begrepen. Met Fresh wordt dit onderdeel van de dagelijkse praktijk, waardoor het intranet niet alleen een plek is waar informatie staat, maar een omgeving die medewerkers echt helpt in hun werk.
