Bij veel organisaties zien we hetzelfde gebeuren: Microsoft Teams en SharePoint groeien sneller dan verwacht. Medewerkers maken zelf nieuwe Teams of sites aan, vaak met de beste bedoelingen. Maar na verloop van tijd stapelen de problemen zich op:
Dit is niet alleen een kwestie van overzicht kwijtraken. Het brengt ook serieuze risico’s met zich mee, van datalekken tot het niet voldoen aan wet- en regelgeving zoals AVG of NIS2. Precies daar helpt Workspace Assistant 365 (WSA365). Vanuit onze ervaring met de implementatie daarvan bij klanten delen we 6 best practices die ervoor zorgen dat Teams en SharePoint wél beheersbaar, veilig en gebruiksvriendelijk blijven.
Het probleem
Iedereen kan zonder restricties een nieuwe werkruimte aanmaken. Dat leidt tot dubbele Teams, inconsistente naamgeving en een digitale werkplek die steeds onoverzichtelijker en lastiger te beheren wordt.
De oplossing met Workspace Assistant 365
Alle aanvragen lopen via een formulier en goedkeuringsproces. Nieuwe Teams en SharePoint sites worden automatisch ingericht op basis van standaardtemplates, waardoor naamgeving, structuur en permissies altijd consistent en herkenbaar zijn voor gebruikers én IT.
Het probleem
Gasttoegang wordt vaak handmatig ingesteld en zelden weer ingetrokken. Daardoor houden externen soms maanden of zelfs jarenlang toegang tot gevoelige documenten en vergroot dit de kans op datalekken.
De oplossing met Workspace Assistant 365
Workspace Assistant 365 helpt bij het beperken van Externe gebruikers op sites, bijvoorbeeld uit of aanzetten, of het targeten van specifieke organisaties om mee samen te werken.
Het probleem
Oude project- of afdelingssites blijven bestaan, ook al worden ze niet meer gebruikt. Dat belemmert de vindbaarheid van actuele informatie, vergroot de opslagkosten en verhoogt het risico dat gevoelige data onbeheerd blijft staan.
De oplossing met Workspace Assistant 365
Inactieve Teams en sites worden automatisch gesignaleerd en gearchiveerd. Met lifecycle management blijft je Microsoft 365-omgeving schoon, actueel en schaalbaar, zonder dat IT daar handmatig werk aan heeft.
Het probleem
Op papier zijn er vaak duidelijke regels voor retentie en classificatie, maar in de praktijk worden die nauwelijks toegepast. Dit maakt het moeilijk om te voldoen aan AVG, NIS2 of de Archiefwet en verhoogt het risico bij audits.
De oplossing met Workspace Assistant 365
Workspace Assistant 365 sluit aan op het beleid dat binnen de organisatie al bestaat voor archivering, retentie en databeveiliging. Zo worden werkruimten automatisch ingericht volgens deze regels, zonder dat gebruikers daar iets voor hoeven doen. Natuurlijk kunnen we tijdens dit proces meedenken over het beleid rondom archivering, retentie en databeveiliging, zodat alles goed op elkaar aansluit.
Het probleem
IT wordt overspoeld met losse aanvragen, incidenten en correcties. Het handmatig inrichten van werkruimtes en herstellen van fouten kost veel tijd, waardoor er minder ruimte overblijft voor innovatie en strategische projecten.
De oplossing met Workspace Assistant 365
Door provisioning en beheer te automatiseren verdwijnen de meeste repetitieve taken. IT stuurt het proces centraal aan, terwijl medewerkers zelfstandig een werkruimte kunnen aanvragen zonder dat de controle of veiligheid verloren gaat.
Het probleem
In veel organisaties worden projecten of klanten zowel in een bronsysteem (bijvoorbeeld AFAS of Salesforce) als handmatig in SharePoint of Teams geregistreerd. Dit leidt tot fouten en inconsistenties die lastig te beheren zijn.
De oplossing met Workspace Assistant 365
Met koppelingen naar AFAS, Salesforce of Business Central wordt zodra een project of klant in het bronsysteem wordt geregistreerd er automatisch een nieuwe werkruimte aangemaakt. Alle relevante gegevens worden direct meegenomen, waardoor er één centrale bron van waarheid ontstaat en dubbel werk verdwijnt. De problematische gevolgen van datasilo’s worden hiermee voorkomen
Veel organisaties worstelen met dezelfde uitdagingen in Microsoft 365: een omgeving die steeds voller en onoverzichtelijker wordt, externen die te lang toegang houden, compliance die moeilijk te borgen is en een IT-afdeling die daardoor voortdurend onder druk staat.
Workspace Assistant 365 voorkomt dat je achteraf moet opruimen en pakt deze problemen direct bij de bron aan. Zo krijg jij grip op Teams en SharePoint, blijven werkruimtes veilig en overzichtelijk en houd je tijd over voor wat er echt toe doet.
Benieuwd hoe Workspace Assistant 365 jouw organisatie kan helpen? Plan een demo met één van onze experts en ontdek de mogelijkheden.
