Microsoft Teams en SharePoint zijn in korte tijd uitgegroeid tot hét fundament van digitale samenwerking. Ze geven medewerkers de vrijheid om snel samen te werken, documenten te delen en projecten in te richten. Maar die vrijheid heeft ook een keerzijde.
Zonder duidelijke afspraken en processen kan je omgeving snel uitgroeien tot een onoverzichtelijke en risicovolle chaos. Nieuwe werkruimtes worden ad hoc aangemaakt, permissies raken versnipperd en data blijft onbeperkt bewaard. Het gevolg: wildgroei, compliance-risico’s en een IT-afdeling die overspoeld raakt met supportvragen.
Workspace Assistant 365 helpt jouw organisatie om deze uitdagingen te voorkomen. In deze blog lees je wat het is, welke problemen het oplost en welke voordelen het oplevert voor IT, medewerkers én de gehele organisatie.
Microsoft 365 is ontworpen om samenwerken eenvoudig en flexibel te maken. Medewerkers kunnen zelf een nieuw Team of een SharePoint-site aanmaken en direct aan de slag. En dat is nu precies waar het vaak misgaat. Maar je bent niet de enige. We zien vaak dezelfde uitdagingen terugkomen bij organisaties:
Iedereen kan zelfstandig een nieuwe werkruimte aanmaken. Dat leidt tot dubbele Teams, onduidelijke namen en sites die na korte tijd alweer verlaten worden.
Externe toegang wordt vaak handmatig geregeld. Daardoor blijven externen soms onnodig lang toegang houden tot vertrouwelijke informatie.
Zonder duidelijke afspraken blijven oude werkruimtes onbeperkt bestaan. Dit maakt de omgeving rommelig, traag en onbetrouwbaar.
Retentie en classificatie worden niet structureel toegepast. Daarmee is de organisatie kwetsbaar bij audits of handelt in strijd met AVG, NIS2 of Archiefwet.
Beheerders verliezen tijd aan het oplossen van incidenten, het handmatig inrichten van sites en het opruimen van overbodige werkruimtes. Tijd die beter besteed kan worden aan strategisch beheer.
Om deze uitdagingen te tackelen, is meer nodig dan beleid of losse instructies. Je hebt een oplossing nodig die governance en compliance standaard onderdeel maakt van het werkproces.
Dat is waar Workspace Assistant 365 (WSA365) meerwaarde heeft: een lifecycle management oplossing die het aanvragen, aanmaken en beheren van Teams en SharePoint-sites automatiseert. Het draait volledig in je eigen Microsoft tenant en gebruikt Microsoft-standaarden zoals Microsoft standaarden en best practices.
Zo werkt het:
Zo wordt governance geen extra last voor IT of medewerkers, maar een proces dat vanaf het begin automatisch wordt afgehandeld. Dit proces denken we samen met jou uit en stemmen we volledig af op de wensen en eisen van jouw organisatie, inclusief de governance en compliance-aspecten die jullie belangrijk vinden. Zo weet je zeker dat het naadloos past bij hoe jullie willen werken.
Het opruimen van ongebruikte Teams, verouderde SharePoint-sites en verkeerd ingestelde permissies kosten achteraf enorm veel tijd en energie. Bovendien: hoe langer je de omgeving onbeheerd laat, hoe groter de risico’s worden. Van datalekken en ongewenste gasttoegang tot het niet voldoen aan AVG, NIS2 of interne audits.
Met Workspace Assistant 365 regel je dit vanaf het begin goed. Governance wordt daarmee geen lastige controle achteraf, maar een proces dat automatisch onderdeel is van de praktijk en volledig aansluit op de afspraken en compliance-eisen van jouw organisatie.
Benieuwd hoe Workspace Assistant 365 jouw organisatie kan helpen grip te krijgen op Teams en SharePoint?
