Veel organisaties werken dagelijks met grote hoeveelheden documenten, dossiers en vertrouwelijke informatie. Zeker wanneer meerdere systemen, bewaartermijnen en samenwerkingsvormen samenkomen, wordt overzicht al snel een uitdaging. Hoe zorg je er dan voor dat documentmanagement veilig, overzichtelijk én prettig in gebruik blijft, zonder dat je alles opnieuw hoeft in te richten?
Hoek en Blok koos er bewust voor om alles uit SharePoint te halen wat erin zit. In samenwerking met I4-YOU bouwden zij stap voor stap aan een documentmanagementoplossing die niet alleen technisch klopt, maar ook echt werkt voor medewerkers. Van automatische dossierstructuren tot governance, compliance en slimmer zoeken: een traject dat al jaren loopt en continu blijft doorontwikkelen.
Voor deze blog spraken we met Henk Roos van Hoek en Blok over hun documentmanagement in SharePoint en de samenwerking met I4-YOU. We gaan in op de behoefte van Hoek en Blok en hoe de samenwerking verlopen is. Binnenkort volgt de volledige klantcase, waarin we dieper ingaan op oplossing en de resultaten.
Hoek en Blok is een brede, multidisciplinaire adviesorganisatie die ondernemers rust en ruimte biedt om zich te concentreren op wat écht belangrijk is: succesvol ondernemen. Dat doen zij door ondernemers te ondersteunen op het gebied van accountancy, fiscale en juridische vraagstukken, corporate finance, HR en IT. Hierbij staat het adviseren én ontzorgen van ondernemers centraal, zodat zij grip krijgen op complexe bedrijfsprocessen en hun organisatie verder kunnen laten groeien.
Sinds de oprichting in 1990 in Sliedrecht heeft Hoek en Blok zich ontwikkeld tot een organisatie met ongeveer 200 medewerkers, met meerdere vestigingen in Nederland namelijk Sliedrecht, Barendrecht en Amsterdam. Ondanks die groei is de organisatie bewust persoonlijk en toegankelijk gebleven. Korte lijnen, vaste contactpersonen en een praktische aanpak zorgen ervoor dat klanten weten waar ze aan toe zijn en kunnen vertrouwen op advies dat past bij hun situatie.
“Het eerste contact werd al gelegd in 2018. We wisten dat we iets moesten met SharePoint, maar vooral ook dat we dat goed wilden doen. We waren op zoek naar een partij die bij ons paste: duidelijk, praktisch en zonder onnodige complexiteit. Die klik was er direct.
In de praktijk liepen we tegen de grenzen van ons documentbeheer aan. AFAS is voor ons het bronsysteem en dat wilden we ook zo houden, maar voor documentmanagement schoot het tekort. Zaken als versiebeheer, samenwerken en het eenvoudig delen van documenten waren niet optimaal ingericht. Tegelijkertijd wilden we niet opnieuw beginnen of data verplaatsen. Daarbij speelt ook mee dat we werken met veel vertrouwelijke informatie. Dan moet het gewoon kloppen. Veilig, stabiel en overzichtelijk. Niet alleen nu, maar ook richting de toekomst. We wilden een oplossing die meegroeit, die je kunt blijven verbeteren en die past bij de manier waarop wij als organisatie werken.”
– Hoek en Blok
“Vanaf het begin voelde de samenwerking prettig en vertrouwd. Geen ingewikkelde trajecten, maar gewoon doen wat nodig is. Je geeft een opdracht en het wordt geregeld. Dat werkt fijn.
Wat we belangrijk vinden, is dat I4-YOU echt meedenkt. Niet alleen technisch, maar ook vanuit onze organisatie en de manier waarop wij werken. We zijn het documentmanagement in SharePoint samen steeds verder gaan uitbreiden, stap voor stap. Van extra beveiliging en toegangsbeheer tot het inbouwen van controles en het opschonen van dossiers. Die samenwerking stopt niet na een oplevering.
We blijven samen kijken hoe dingen beter kunnen en hoe we nieuwe mogelijkheden kunnen benutten. Dat maakt I4-YOU voor ons geen leverancier, maar een partner. Snel schakelen, korte lijnen en altijd gericht op een oplossing die werkt in de praktijk.”
– Hoek en Blok
De samenwerking met I4-YOU heeft Hoek en Blok een stabiele en toekomstbestendige documentmanagementomgeving in SharePoint opgeleverd. Een omgeving waarin dossiers en documenten logisch zijn opgeslagen veilig worden beheerd en eenvoudig vindbaar zijn voor medewerkers. Het resultaat is meer overzicht, betere samenwerking en tijdwinst in de dagelijkse praktijk.
Tegelijkertijd blijft de oplossing in beweging. Door continu samen door te ontwikkelen, nieuwe functionaliteiten toe te voegen en aandacht te houden voor governance en compliance, groeit de omgeving mee met de organisatie en veranderende wetgeving. Niet als een eenmalig project, maar als een doorlopend traject.
Binnenkort verschijnt de volledige klantcase, waarin we dieper ingaan op het proces, de keuzes die zijn gemaakt en de resultaten in de praktijk.
