Organisaties met medewerkers op de bouwplaats, in de buitendienst of op andere locaties zonder vaste werkplek stellen ons deze vraag regelmatig. Heeft Fresh Intranet een mobiele app? En zo niet, komt die er nog?
Het is een logische vraag. Veel intranetoplossingen bieden een eigen mobiele app en positioneren die als dé manier om medewerkers onderweg te bereiken. Toch kiest Fresh Intranet heel bewust voor een andere aanpak. Een aanpak die beter aansluit op Microsoft 365 en die in de praktijk effectiever blijkt.
In deze blog leggen we uit waarom Fresh geen aparte mobiele intranetapp heeft, hoe mobiel gebruik wél is geregeld en hoe organisaties ook medewerkers buiten kantoor goed kunnen bereiken.
Fresh Intranet is gebouwd op SharePoint en werkt volledig binnen Microsoft 365. Alles wat je binnen het intranet doet, valt onder dezelfde beveiliging, identiteit en compliance die organisaties al gebruiken. Medewerkers loggen in met hun bestaande Microsoft account en IT hoeft geen extra platform te beheren of te beveiligen.
Juist omdat Fresh zo nauw verweven is met Microsoft 365, is een losse mobiele app niet nodig. De infrastructuur en beveiliging zijn er al en het intranet beweegt daarin mee.
Omdat Fresh op SharePoint draait, is het intranet uitstekend toegankelijk op mobiele apparaten. Medewerkers openen het intranet via de SharePoint-app of via de Microsoft Teams-app, afhankelijk van hoe de organisatie dit heeft ingericht.
Veel organisaties kiezen ervoor om het intranet direct beschikbaar te maken in Teams. Met Viva Connections kan Fresh als startpagina in Teams worden getoond, zowel op desktop als mobiel. Zo wordt het intranet onderdeel van de dagelijkse werkomgeving en altijd direct bereikbaar.
Wanneer organisaties geen Viva Connections inzetten, is er de Fresh Teams Intranet App. In dat geval fungeert Teams als toegangspoort tot het intranet en krijgen medewerkers een gepersonaliseerde startpagina of afdelingspagina te zien. Ook dit werkt volledig op mobiele apparaten en zonder extra apps of accounts.
De keuze om geen aparte mobiele intranet app te ontwikkelen is bewust. Fresh Intranet werkt volledig binnen Microsoft 365 en maakt gebruik van dezelfde omgeving die organisaties al hebben ingericht. Dat betekent dat medewerkers het intranet gewoon openen binnen Microsoft 365, met hun bestaande account en rechten. Er is geen aparte omgeving, extra app en/of aanvullende licentie nodig.
Maar er zijn nog een aantal redenen waarom Fresh bewust geen eigen mobiele app aanbiedt:
We krijgen regelmatig de vraag: “Waarom heeft Fresh geen mobiele app? Onze fieldmedewerkers hebben geen Microsoft account, dus met een app zouden die medewerkers de content dan alsnog kunnen bekijken.”
Die gedachte is begrijpelijk, maar zo werkt het in de praktijk niet. Fresh gebruikt SharePoint als basis voor het intranet. Dat betekent dat nieuwsberichten, pagina’s en andere intranetinformatie in SharePoint staan. Wanneer een medewerker die informatie wil lezen, opent diegene dus SharePoint-content. Om die content te kunnen bekijken, is altijd een Microsoft account met de juiste rechten en licentie nodig. Dat geldt ongeacht of iemand die informatie opent via een browser, via Teams of een mobiele app.
Plaatst jouw organisatie nieuws en informatie op SharePoint, of wordt SharePoint gebruikt als intranet en wil je dit in een app tonen, dan is er geen manier om dit te omzeilen. Ook niet de apps van andere intranetleveranciers. Je hebt dus altijd een licentie nodig.
Om veilig en beheersbaar te blijven, bieden veel mobiele apps slechts een deel van de functionaliteit. Meestal gaat het om het lezen van nieuws of statische content. Personalisatie is beperkt, integratie met andere Microsoft-tools ontbreekt vaak en workflows of Teams-functionaliteit zijn niet beschikbaar.
Het gevolg is een verschil in ervaring tussen mobiel en desktop, waarbij fieldmedewerkers een uitgeklede versie van het intranet gebruiken.
Wanneer organisaties zowel een mobiele app als een volledige digitale werkplek hebben, ontstaan er in feite twee intranetten. Dat vraagt om dubbele communicatie en extra adoptie, maar ook om meer beheer. Voor interne communicatieteams betekent dit vaak extra werk en minder consistentie.
Fresh kiest bewust voor één centrale intranetervaring die op verschillende manieren toegankelijk is.
Een mobiele app moet worden geïnstalleerd, geconfigureerd en dan actief gebruikt worden. In de praktijk blijkt dat veel medewerkers dit niet doen, zeker ook omdat de functionaliteit beperkter is. Daarnaast is het risico dat de app verandert in een extra kanaal voor eenrichtingscommunicatie, vergelijkbaar met email, maar met meer beheerlast.
In gesprekken met organisaties blijkt dat de vraag naar een mobiele app vaak voortkomt uit een andere behoefte. Het gaat zelden echt om de app zelf, maar om de vraag hoe je medewerkers zonder vaste werkplek bereikt, hoe je informatie relevant houdt en hoe je voorkomt dat mensen worden overspoeld met content.
Dat zijn vraagstukken rondom communicatie, inrichting en doelgroepgericht werken. Bij organisaties zoals Ballast Nedam zien we dit duidelijk terug.
“Hoewel het intranet via Teams beschikbaar is, wordt het door medewerkers op de bouwplaats niet altijd actief geopend.”
– Ballast Nedam
Wat wel effectief blijkt, is gerichte communicatie. Met Fresh kunnen organisaties gepersonaliseerde nieuwsbrieven samenstellen vanuit het intranet. Per doelgroep wordt bepaald welke content relevant is, waardoor medewerkers alleen die informatie ontvangen die voor hen van toepassing is. Dat verlaagt de drempel en vergroot de betrokkenheid.
Daarnaast kun je bijvoorbeeld ook gebruikmaken van narrowcasting. Door schermen te plaatsen in de keet of op centrale plekken op de bouwplaats, wordt belangrijke informatie zichtbaar zonder dat medewerkers hoeven in te loggen. Dit sluit beter aan bij de dagelijkse praktijk van frontline medewerkers.
Fresh Intranet heeft geen eigen mobiele app. Dat is een bewuste keuze die past bij Microsoft 365 en bij hoe medewerkers in de praktijk werken. Mobiele toegang is goed geregeld via Teams en SharePoint, terwijl organisaties met veel medewerkers buiten kantoor meer resultaat behalen met gerichte communicatie via nieuwsbrieven en narrowcasting.
Benieuwd hoe je Fresh nog slimmer kunt inzetten voor medewerkers op de bouwplaats of in de buitendienst? In een volgende blog gaan we hier dieper op in. Nu alvast meer weten over Fresh Intranet? Kijk dan op onze Fresh pagina of plan een demo in via de onderstaande link.
