Microsoft 365 biedt organisaties eindeloze mogelijkheden om slimmer samen te werken, documenten te beheren en informatie te delen. Maar bij die kracht hoort ook verantwoordelijkheid, want hoe zorg je dat informatie niet versnipperd raakt, dat vertrouwelijke data goed beschermd blijft en dat je voldoet aan wet- en regelgeving? Governance en compliance spelen hierin een cruciale rol. Ze zorgen voor grip, structuur en zekerheid. Toch blijkt het opstellen van zo’n beleid in de praktijk niet altijd eenvoudig.
Een sterk governance- en compliancebeleid vormt de basis voor een veilige, georganiseerde en toekomstbestendige Microsoft 365-omgeving. In deze blog helpen we je in zes stappen naar het begin van jouw governance- en compliancebeleid.
Een beleid begint met bewustwording. Governance en compliance klinken vaak als technische termen, maar in de kern gaan ze over grip krijgen op informatie, risico’s beperken en verantwoordelijkheid nemen. Het doel is niet om beperkingen op te leggen maar om samenwerking juist veiliger, consistenter en efficiënter te maken.
Wanneer iedereen dagelijks werkt in Teams, SharePoint en OneDrive is het belangrijk dat er duidelijke afspraken zijn over wat waar hoort, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe informatie wordt beschermd.
Belangrijk om te beseffen:
Voordat je een beleid opstelt, is het belangrijk om te weten aan welke afspraken, regels en verplichtingen jouw organisatie moet voldoen. Soms zijn er interne richtlijnen vanuit een moederorganisatie of afspraken vastgelegd in contracten met klanten. Daarnaast gelden er externe wetten en normen die invloed hebben op hoe je met informatie omgaat.
Denk aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Archiefwet, de NIS2-richtlijn of branche-eisen zoals ISO 27001. Deze regels bepalen hoe lang informatie moet of mag worden bewaard, persoonsgegevens worden beschermd en toegang tot data wordt geregeld.
Belangrijk om te beseffen:
Voordat je iets kunt verbeteren, moet je weten waar je nu staat. In deze stap onderzoek je hoe governance en compliance momenteel zijn ingericht binnen Microsoft 365. Het kan zijn dat er al bepaalde instellingen zijn toegepast of dat er eerder afspraken zijn gemaakt, maar dat deze niet overal consequent zijn gevolgd of in de loop van de tijd zijn veranderd.
Kijk daarbij naar vier kerngebieden: archiveren en bewaartermijnen, vertrouwelijkheid, toegang en rechten en informatiearchitectuur. Zo ontdek je waar risico’s liggen, zoals te brede toegangsrechten, verouderde documenten of onduidelijk eigenaarschap.
Kom je hier zelf niet uit? Onze Governance en Compliance Scan helpt organisaties om dit helder in kaart te brengen: waar staat je omgeving nu, wat is al goed ingericht en waar liggen de grootste verbeterkansen?
Belangrijk om te beseffen:
Een goed beleid werkt alleen als duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Governance hoeft niet altijd een taak van IT te zijn; het kan ook een gedeelde verantwoordelijkheid zijn van Communicatie, HR, Security en de business. Als iedereen zijn rol kent, blijft de organisatie gemakkelijker in control.
Wijs eigenaars aan voor Teams en SharePoint-sites en leg vast wie beleid opstelt, uitvoert en controleert. Maak processen concreet: hoe wordt een nieuw team aangemaakt, wie mag extern delen toestaan en wanneer wordt een inactieve site gearchiveerd? Duidelijke afspraken zorgen dat beleid niet alleen wordt opgesteld, maar ook écht wordt nageleefd.
Belangrijk om te beseffen:
Als je goed over alle voorgaande stappen hebt nagedacht, heb je een mooi begin van je governance- en compliancebeleid. Maar met beleid alleen ben je er nog niet. Nu is het tijd om het ook echt in de praktijk toe te passen.
Denk bijvoorbeeld aan het instellen van retentielabels voor bewaartermijnen, vertrouwelijkheidslabels voor gevoelige documenten of het gebruik van provisioning waarmee nieuwe Teams en SharePoint-sites volgens vaste templates en naamconventies automatisch worden aangemaakt.
Is dit iets wat je liever niet zelf doet of waar je extra hulp bij kunt gebruiken? Dan kunnen wij je er natuurlijk bij helpen.
Belangrijk om te beseffen:
Een governance- en compliancebeleid is geen project dat je afrondt, maar een proces dat continu aandacht vraagt. Organisaties veranderen, wetgeving evolueert en technologie vernieuwt. Daarom is het belangrijk om beleid en inrichting regelmatig te evalueren en bij te sturen.
Gebruik rapportages en dashboards in Microsoft Purview of Security Center om inzicht te behouden in hoe je beleid wordt nageleefd. Voer access reviews uit, controleer gedeelde links en houd toezicht op verouderde Teams en documenten.
Belangrijk om te beseffen:
Met deze zes stappen leg je een stevig fundament voor een organisatiebrede aanpak van governance en compliance. Je creëert overzicht, veiligheid en vertrouwen en zorgt dat Microsoft 365 niet alleen krachtig, maar ook beheersbaar blijft.
Wil je graag beginnen, maar lijkt het nog een grote stap en weet je niet goed waar je moet starten? Wij helpen je graag op weg.
