Microsoft 365 is hét platform om samen te werken, documenten te delen en processen te digitaliseren. Maar als governance verkeerd is ingericht, ontstaan er al snel risico’s die je productiviteit, compliance en veiligheid in gevaar brengen. Denk aan wildgroei van Teams, het kwijtraken van cruciale documenten of zelfs boetes door niet-naleving van wet- en regelgeving.
Onze Governance & Compliance Scan geeft je inzicht in deze risico’s én concrete handvatten om ermee aan de slag te gaan. In deze blog ontdek je waarom dat zo belangrijk is, welke 6 risico’s jouw organisatie loopt bij verkeerd ingerichte governance én waarom onze Governance & Compliance Scan dé stap is om dit inzichtelijk te maken en hier concreet mee aan de slag te gaan.
Veel organisaties hebben geen duidelijk beleid voor bewaartermijnen van documenten. Daardoor verdwijnen cruciale contracten of HR-dossiers te vroeg, of blijven e-mails met persoonsgegevens jarenlang bewaard. Dit leidt niet alleen tot inefficiëntie, maar ook tot overtredingen van de AVG, Archiefwet of NIS2. Het gevolg? Boetes, juridische risico’s of zelfs reputatieschade.
Oplossing: Leg bewaartermijnen per documenttype vast en automatiseer dit via Microsoft Purview. Zo voldoe je aantoonbaar aan wet- en regelgeving en voorkom je dat documenten te vroeg verdwijnen of eindeloos blijven bestaan.
Zonder grip op datakwaliteit stapelen Redundante, Obsolete en Triviale data zich snel op. Denk aan drives vol oude versies of Teams met tientallen varianten van document_definitief_v4.docx. Dit maakt het lastig om de juiste informatie te vinden, verhoogt opslagkosten en vergroot de kans dat medewerkers werken met verouderde documenten en data.
Oplossing: Gebruik classificatie en lifecyclemanagement om oude en dubbele bestanden automatisch op te schonen. Dat zorgt voor overzicht, betere vindbaarheid en voorkomt dat medewerkers met verkeerde informatie werken.
Met één klik kan iedereen een Team of site aanmaken. Zonder afspraken leidt dit nagenoeg altijd tot een wirwar van omgevingen: dubbele Teams voor hetzelfde project, oude projectgroepen die nog openstaan en externe gasten die toegang houden. IT verliest overzicht, communicatie bereikt medewerkers minder goed en gebruikers verdwalen tussen alle Teams.
Oplossing: Werk met provisioning en lifecycle-regels. Nieuwe Teams en sites worden dan aangemaakt volgens vaste templates en oude omgevingen worden automatisch gearchiveerd. Zo blijft de omgeving beheersbaar en overzichtelijk.
Als medewerkers zelf labels of bewaartermijnen moeten kiezen, ontstaan er fouten. Vaak kiest men gemakshalve de langste termijn of labelt men helemaal niet. Het gevolg: gevoelige documenten blijven eindeloos bewaard of belangrijke bestanden verdwijnen te vroeg. Denk aan offertes die nooit verwijderd worden of HR-documenten die onbedoeld verdwijnen.
Oplossing: Automatiseer retentiebeleid in plaats van medewerkers zelf te laten kiezen. Hierdoor wordt data consistent bewaard of verwijderd en voldoe je eenvoudiger aan interne richtlijnen en externe audits.
Copilot kan informatie tonen die niet voor iedereen bedoeld is. Stel dat een medewerker vraagt om een rapport en toegang krijgt tot gevoelige financiële data; dat levert direct risico’s op. Daarnaast geldt: slechte data in = slechte output. Als data niet geclassificeerd of opgeschoond is, geeft Copilot foutieve of misleidende antwoorden.
Oplossing: Borg toegangsrechten en ruim verouderde data op. Zo voorkom je dat Copilot gevoelige of onjuiste informatie presenteert en haal je de voordelen uit AI zonder risico’s te lopen.
Veel organisaties hebben onvoldoende zicht op wie toegang heeft tot welke informatie. Externe leveranciers houden vaak toegang tot oude projecten, of financiële mappen zijn voor hele afdelingen zichtbaar. Dit vergroot de kans op datalekken en misbruik van gevoelige data. Vaak is dit geen kwaadwillendheid, maar simpelweg een gevolg van gebrek aan overzicht.
Oplossing: Controleer toegangsrechten regelmatig en stel policies in voor gastgebruik. Daarmee beperk je het risico dat onbevoegden toegang hebben tot gevoelige informatie.
Zoals je ziet kan verkeerd ingerichte governance in Microsoft 365 nogal wat risico’s met zich meebrengen, wat je organisatie duur kan komen te staan: van compliance-issues tot wildgroei en dataverlies. Onze Governance & Compliance Scan ontdekt deze risico’s en geeft je concrete handvatten om er direct mee aan de slag te gaan.
Ben jij benieuwd wat de status is van jouw governance en compliance, en wil je praktische adviezen om dit goed in te regelen? Plan de scan en wij helpen je!
