In technische en industriële organisaties zijn contracten allesbepalend. Servicecontracten, onderhoudsovereenkomsten, SLA’s en raamcontracten vormen de basis van langdurige samenwerkingen met klanten en leveranciers. Deze contracten bepalen niet alleen wat er geleverd wordt, maar ook tegen welke voorwaarden, binnen welke termijnen en met welke risico’s.
Toch worstelen veel organisaties met het beheersen van hun contracten. Waar staat het definitieve contract? Wanneer loopt het af? Wie is verantwoordelijk voor verlenging of opzegging? En hoe zorg je ervoor dat cruciale afspraken niet verdwijnen in mailboxen, Excel-overzichten of losse SharePoint-mappen?
Herkenbaar? In deze blog laten we zien hoe je contractmanagement binnen Microsoft 365 professioneel inricht met SharePoint en WorkPoint, zodat contracten overzichtelijk worden beheerd en je grip krijgt op looptijden, afspraken en verantwoordelijkheden.
Contracten zijn verspreid opgeslagen in SharePoint, netwerkschijven en mailboxen
Contractdata worden handmatig bijgehouden in Excel of agenda’s
Contracten staan niet centraal opgeslagen per klant, leverancier of project. Of iets van De gegevens van klant, leverancier of project zijn niet te herleiden uit de plaats waar het contract staat opgeslagen.
Meerdere versies, addenda en wijzigingen in omloop
Contractinformatie moet handmatig worden verzameld
WorkPoint is geen losstaand systeem of extern platform, maar een geavanceerde uitbreiding bovenop SharePoint en Microsoft 365. Het draait volledig binnen je eigen Microsoft-omgeving en maakt gebruik van bestaande beveiliging, rechtenstructuren en compliance-instellingen.
Met WorkPoint voeg je slimme contractmanagement functionaliteiten toe aan SharePoint, zoals vaste contractstructuren, lifecyclebeheer, metadata, automatische meldingen en goedkeuringsworkflows. Je werkt vanuit één centrale werkomgeving, met de vertrouwde Microsoft-tools die je al gebruikt, maar met veel meer overzicht en controle. Zonder de nadelen van een apart contractmanagementsysteem.
Door SharePoint en WorkPoint te combineren ontstaat een volwaardig contractmanagementsysteem dat aansluit op de werkwijze van technische en industriële organisaties. Enkele functionaliteiten die hierbij van grote waarde zijn:
Alle contracten worden beheerd op één centrale plek, met inzicht in status, looptijd, waarde en verantwoordelijke.
Voorbeeld: Een contractmanager ziet in één overzicht welke servicecontracten binnen drie maanden aflopen en welke actie vereist is.
Contracten worden gekoppeld aan de juiste klant, leverancier of project. Alle bijlagen, addenda en relevante correspondentie zijn direct beschikbaar.
Voorbeeld: Bij een discussie over afspraken kan direct worden teruggezien welke e-mails, wijzigingen en addenda bij het contract horen.
Belangrijke momenten zoals verlengingen, opzegtermijnen en evaluaties worden automatisch gesignaleerd.
Voorbeeld: De contract owner ontvangt tijdig een melding wanneer een onderhoudscontract bijna afloopt, zodat heronderhandeling mogelijk is.
Er is altijd één leidende contractversie, inclusief een volledig overzicht van wijzigingen en goedkeuringen.
Voorbeeld: Tijdens een audit is direct zichtbaar welke versie geldig is en wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd.
Toegang tot contracten is rol- en contextafhankelijk. Gevoelige informatie blijft afgeschermd en er is altijd een audit trail beschikbaar.
Voorbeeld: Finance ziet contractwaarden, legal beheert juridische inhoud en operations werkt met uitvoeringsafspraken.
Vaste workflows voor review en goedkeuring zorgen voor duidelijke stappen en verantwoordelijkheden.
Voorbeeld: Een nieuw contract gaat automatisch langs legal en management voor goedkeuring, zonder losse mails of onduidelijkheid.
Geen langdurige IT-trajecten of maatwerk. De aanpak draait om eenvoud en overzicht. Samen wordt gekeken naar de contractstructuur, rollen en processen binnen de organisatie. Op basis daarvan wordt een logische en schaalbare inrichting opgezet.
Dankzij standaard templates en slimme automatisering kan de basis vaak binnen korte tijd worden ingericht. Waar nodig is er ruimte voor maatwerk, bijvoorbeeld in contracttypes, metadata of workflows, maar altijd gericht en beheersbaar. Het resultaat: een centrale, veilige en toekomstbestendige contractomgeving die direct bruikbaar is.
Wil je af van contracten die verspreid opgeslagen staan, gemiste deadlines en onnodige risico’s? Zoek je een oplossing die snel werkt en aansluit op Microsoft 365? Ontdek hoe contractmanagement op basis van SharePoint en WorkPoint zorgt voor overzicht, controle en rust binnen jouw organisatie.
Neem contact met ons op voor een demo of adviesgesprek. Samen kijken we hoe jouw organisatie snel grip krijgt op contracten.
