5 februari 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant
Steeds meer organisaties maken de overstap naar SharePoint en dat is niet voor niks! SharePoint is onderdeel van Microsoft 365 en biedt veel voordelen ten opzichte van een klassieke fileserver. Zeker voor organisaties die al in het bezit zijn van Microsoft 365 licenties is de overstap naar SharePoint een no-brainer!
Je hebt met je organisatie de knoop doorgehakt: jullie gaan overstappen naar SharePoint. Wat nu? Hoewel elk migratieproject anders is, doorlopen we altijd dezelfde stappen voor de ontwikkeling en implementatie.
Door ons te richten op de betrokkenheid van stakeholders en het begrijpen van je bedrijfs-en werkprocessen, creëren wij een omgeving die aansluit bij de behoeften van je organisatie, bijdraagt aan de kwaliteit van het project en zorgt voor een snelle adoptie door gebruikers.
In deze stap bepalen we samen hoe de nieuwe SharePoint-omgeving eruit komt te zien. Dit doen we tijdens interactieve workshops met key-users uit verschillende afdelingen en disciplines. Samen bepalen we de informatiestructuur en bepalen we waar welke documenten worden opgeslagen. Deze key-users zijn de ambassadeurs binnen de organisatie. Ze spelen een cruciale rol in de verandering en trekken de kar bij het opschonen van de oude omgeving.
Ook belangrijk: In deze fase bepalen we het beleid rondom het gebruik van SharePoint en bijbehorende applicaties zoals Teams en OneDrive. Zo zorgen we ervoor dat medewerkers niet alleen weten hoe ze SharePoint optimaal benutten, maar ook dat ze dit op een veilige en gestructureerde manier doen.
De implementatie volgt na de inventarisatie op basis van het functioneel en technisch ontwerp. Het is belangrijk dat zowel een test- als een productieomgeving wordt opgezet, zodat wijzigingen in de toekomst veilig kunnen worden doorgevoerd, zonder dat medewerkers hier hinder van ondervinden.
Key-users krijgen de gelegenheid om de nieuwe SharePoint-omgeving als eerste te bekijken en feedback te geven, zodat deze volledig aansluit bij hun wensen en verwachtingen.
Aan de hand van de informatie die tijdens de inventarisatiefase is verzameld, worden de documenten naar SharePoint overgezet. Dit doen we met behulp van migratiesoftware, waardoor het overzetten vrijwel volledig automatisch gaat. Het voordeel hiervan is dat ook eigenschappen van het document, zoals wie de eigenaar is en wanneer deze voor het laatst bewerkt is worden meegenomen.
De nieuwe SharePoint-omgeving is ingericht en uitgebreid getest, documenten zijn toegevoegd en zowel eindgebruikers als functioneel beheerders weten hoe ze de applicatie moeten gebruiken. Het is tijd om de SharePoint in gebruik te gaan nemen!
Na de livegang van SharePoint wordt het beheer overgedragen aan onze Service & Support afdeling. Omdat de ontwikkelingen op het gebied van SharePoint continu doorgaan, komen we periodiek samen om nieuwe functionaliteiten te bespreken en de inrichting nóg beter te maken.
Tevreden medewerkers zijn van groot belang voor een succesvolle implementatie. Daarom besteden we extra veel aandacht aan adoptie & awareness. Denk daarbij aan trainingen voor gebruikers en instructievideo’s voor nieuwe medewerkers. Ook worden medewerkers op de hoogte gehouden van het gehele traject, bijvoorbeeld in de vorm van nieuwsbrieven. Hierbij is het belangrijk om de voordelen voor de medewerkers zelf duidelijk te benadrukken.
Ben je overtuigd en klaar om de overstap te maken? We helpen je graag verder! Neem contact met ons op via het contactformulier, of bel ons op +31 (0)85 060 0978.
Ga het gesprek aan!
Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!
