Governance is een begrip dat binnen de wereld van Microsoft 365 steeds vaker opduikt. Vooral nu steeds meer bedrijven benieuwd zijn naar de mogelijkheden van Copilot, staat dit opnieuw bovenaan de agenda. En dat is niet voor niets, want als je governance niet op orde is, kan dit onnodige risico’s met zich meebrengen. Daarom is het goed beschermen en schoonhouden van je data van cruciaal belang.
Een onderdeel hiervan is Teams governance. In Teams wordt veel data opgeslagen, gedeeld en werken mensen intensief samen. Om die reden kan een governancebeleid dus niet ontbreken, zeker als je de Teamsomgeving van je organisatie schoon en veilig wilt houden. Gelukkig zijn er een aantal stappen die je kunt zetten om dit beleid te maken, en in deze blog helpen we je graag op weg.
Teams governance omvat het opstellen en handhaven van regels, beleid en processen die ervoor zorgen dat Microsoft Teams op een gecontroleerde en veilige manier wordt gebruikt. Dit betekent dat er duidelijke richtlijnen zijn voor het aanmaken van teams, het beheren van gasttoegang en het instellen van bewaartermijnen. Door deze regels en processen te volgen, wordt de consistentie in het gebruik van Teams gewaarborgd, blijven gegevens beveiligd en verbetert de efficiëntie van samenwerking binnen de organisatie.
Zonder duidelijke afspraken over het gebruik van Teams kan er snel een wildgroei aan teams en kanalen ontstaan. Dit leidt tot een overvloed aan communicatiekanalen en opslaglocaties voor documenten, waardoor medewerkers het overzicht verliezen. Teams governance helpt bij het creëren van een gestructureerde omgeving door duidelijke regels te stellen voor het aanmaken, beheren en verwijderen van teams en documenten.
Het is belangrijk om te definiëren wie binnen de organisatie de bevoegdheid hebben om nieuwe teams aan te vragen en aan te maken. Daarnaast is het verstandig om een provisioning tool te gebruiken zodat teams automatisch uitgerold worden volgens vastgestelde richtlijnen.
Een consistente naamgeving helpt bij het snel herkennen en categoriseren van teams. Gebruik bijvoorbeeld afkortingen voor afdelingen gevolgd door een beschrijvende naam (HR – Recruitment). Daardoor wordt het eenvoudiger om teams te beheren en terug te vinden.
Stel richtlijnen op voor wanneer en hoe externe gasten toegang mogen krijgen tot teams. Dit is belangrijk voor de beveiliging van gevoelige informatie. Bepaal bijvoorbeeld in welke situaties samenwerking met externen is toegestaan en welke goedkeuringsprocessen hiervoor nodig zijn.
Definieer wie de eigenaar van een team is en welke verantwoordelijkheden deze persoon heeft, zoals het beheren van teamleden en het instellen van rechten. Hierdoor blijft de controle binnen het team gewaarborgd.
Bepaal wanneer het zinvol is om privékanalen te gebruiken voor gevoelige informatie en wanneer gedeelde kanalen geschikt zijn voor bredere samenwerking. Op deze manier blijven vertrouwelijke gegevens beschermd en blijft de communicatie overzichtelijk.
Stel bewaartermijnen in voor teams en zorg voor een beleid voor het archiveren of verwijderen van inactieve teams. Zo houd je de omgeving schoon en voorkom je dat verouderde informatie blijft rondzwerven.
Het is verstandig om nieuwe teams standaard als privé in te stellen. Daarnaast is het aan te raden om bestaande teams te controleren en deze instelling aan te passen indien nodig.
Teams en Microsoft 365 blijft veranderen. Daarom is het belangrijk om continu training en ondersteuning aan gebruikers aan te bieden. Op die manier blijven medewerkers op de hoogte van nieuwe functies en best practices.
Provisioning is het automatisch aanmaken van Teams op basis van vooraf gedefinieerde templates. Hierin worden specifieke eisen van de organisatie, zoals naamconventies, kanalen, gasttoegangsinstellingen en retentie- en vertrouwelijkheidslabels vastgelegd. Door deze aanpak wordt het beheer van teams makkelijker en overzichtelijker. Wil je meer weten over provisioning en hoe je wildgroei binnen Teams kunt voorkomen? Lees dan onze blog ‘Hoe ga je wildgroei in Teams tegen? 5 direct toepasbare tips’.
Met een goed doordacht Teams governance beleid zorg je voor een gestructureerde, veilige en efficiënte samenwerking binnen je organisatie. Door middel van duidelijke richtlijnen voor het aanmaken, beheren en archiveren van teams, voorkom je wildgroei en houd je controle over je data.
Bekijk onze Microsoft Teams pagina of plan een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze experts.
Samen zorgen we voor een georganiseerde en veilige werkplek!
