Menu
14 november 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant
Microsoft Teams is inmiddels een onmisbaar platform in veel organisaties. Zeker nu hybride werken steeds normaler wordt, is het essentieel om een communicatieplatform te hebben dat verder gaat dan alleen chatten of (video)bellen. Met Teams heb je namelijk één centrale plek voor álle communicatie en er is ruimte voor het opslaan van documenten. De echte kracht van Teams? Dat zit in de mogelijkheid om samen te werken aan documenten, tegelijkertijd en in real time. Zo wordt samenwerken niet alleen efficiënter, maar ook een stuk makkelijker!
In deze blog geef ik je 5 praktische tips om wildgroei in Microsoft Teams te voorkomen en overzicht terug te brengen. Zo hou je Teams beheersbaar, blijft informatie vindbaar en zorg je dat gevoelige documenten alleen gedeeld worden met de juiste personen.
Bij de introductie van Teams zijn medewerkers enthousiast aan de slag gegaan met het chatten, bellen en teams creëren. In veel gevallen waren er nog geen duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van Teams, waardoor iedereen vrij teams kon aanmaken. Het resultaat? Binnen korte tijd werden er grote hoeveelheden teams aangemaakt en daardoor werd het een onoverzichtelijke chaos. Medewerkers hebben nu een overvloed aan teams in hun omgeving staan waar ze niets mee doen, en beheerders weten soms niet meer waar ze moeten beginnen om dit op te schonen.
Zo’n grote hoeveelheid teams lijkt in eerste instantie vooral irritant, maar brengt ook een aantal risico’s met zich mee:
Informatie staat verspreid: De vrijheid om zelf teams aan te maken leidt vaak tot meerdere teams met hetzelfde doel. Zo kunnen er bijvoorbeeld meerdere HR-teams zijn met daarin verschillende medewerkers. Hierdoor verspreidt de informatie zich onnodig over meerdere plekken, wat overzicht belemmert.
Medewerkers hebben moeite met het vinden van de juiste informatie: Door al die losse informatiebronnen wordt het onnodig lastig om snel de juiste informatie te vinden. Waar staat bijvoorbeeld de meest recente versie? En hoe voorkom ik dat ik belangrijke documenten over het hoofd zie?
Documenten worden gedeeld met de verkeerde personen: Zonder duidelijke afspraken over het gebruik van teams is er vaak weinig controle over wie lid is van een team. Voor gebruikers kan het lastig zijn te zien wie toegang heeft, waardoor de kans groter wordt dat documenten door ongewenste personen ingezien worden.
Tip 1: Maak duidelijke afspraken over het gebruik van Teams:
Het is essentieel om samen met je team duidelijke afspraken te maken over het gebruik van Microsoft Teams. Wanneer wordt er een team aangemaakt en wanneer een kanaal? Wie worden er lid van het team en wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel? Welke documenten worden er opgeslagen en wanneer werken we samen met externe partijen?
Dit zijn belangrijke vragen die beantwoord moeten worden, zodat medewerkers weten hoe ze Teams op de juiste manier kunnen gebruiken. Zijn deze afspraken eenmaal gemaakt? Door goede inzet van automatisering en adoptie zorg je ervoor dat deze ook nageleefd worden.
Tip 2: Beperk wie Teams kan aanmaken:
Met PowerShell kun je eenvoudig beperken wie er Teams kan aanmaken binnen je organisatie. Dit geeft een specifieke groep mensen de verantwoordelijkheid om het overzicht te behouden over bestaande en nieuwe teams. Deze groep is ook verantwoordelijk voor het initiëren van het aanmaakproces of het goedkeuren van nieuwe teamverzoeken.
Wij raden aan om voor het aanmaken van teams altijd een geautomatiseerd proces te gebruiken. Meer over dit proces lees je bij Tip 4.
Tip 3: Zorg voor een goed archiefbeleid:
Het aanmaken van een team is slechts één onderdeel van de levenscyclus van Teams. Net zo belangrijk is het om na te denken over wat er gebeurt met een actief team en wanneer het team weer wordt afgesloten. Dit vraagt om een duidelijk retentiebeleid, waarin wordt afgesproken hoe en wanneer teams gearchiveerd of verwijderd moeten worden. Welke informatie moet bewaard blijven en hoe lang? En welke teams mogen direct verwijderd worden zodra ze niet meer nodig zijn?
Om te voorkomen dat de verantwoordelijkheid voor het verwijderen of archiveren van een team volledig bij de teameigenaar komt te liggen, kun je deze afspraken al vastleggen bij het aanmaken van een team. Bijvoorbeeld aan de hand van het type team.
Tip 4: Automatiseer de creatie van Teams:
Het automatisch aanmaken van Teams biedt meerdere voordelen. Het ontlast niet alleen de IT-afdeling, maar het zorgt er ook voor dat je organisatie standaardisatie afdwingt. Door standaard templates te maken voor projecten, afdelingen en samenwerkingen, kun je garanderen dat elk team dezelfde onderdelen bevat. Denk hierbij aan naamconventies, retentie-instellingen, vertrouwelijkheid en zelfs standaard documenten.
Een bijkomend voordeel is dat medewerkers altijd weten wat ze kunnen verwachten, en het beheer voor de IT-afdeling wordt aanzienlijk vereenvoudigd.
Tip 5: Zorg voor voldoende kennis bij medewerkers:
Medewerkers spelen een cruciale rol in het succesvol gebruiken van Teams. Om ervoor te zorgen dat Teams op de juiste manier wordt ingezet, moeten medewerkers goed geïnformeerd worden over zowel de standaard functionaliteiten als de specifieke organisatieafspraken. Dit kan door middel van trainingen, maar ook via andere communicatiemiddelen, zoals een nieuwsbrief.
Om het beste resultaat te behalen, is het aan te raden om deze trainingen minimaal halfjaarlijks of jaarlijks te herhalen, zodat iedereen op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen en nieuwe functies.
Heb je binnen je organisatie ook last van wildgroei aan teams en kun je hulp gebruiken bij het oplossen van dit probleem? Wij staan voor je klaar!
Ga het gesprek aan!
Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!
We gebruiken cookies om je ervaring op onze website te verbeteren. Door verder te gaan op onze website, accepteer je ons gebruik van cookies zoals beschreven in onze cookiebeleid.
