In de bouwsector is efficiënt documentbeheer cruciaal. Projecten zijn complex, deadlines staan onder druk en je werkt dagelijks samen met meerdere partijen: van opdrachtgevers tot onderaannemers. Maar veel bouwbedrijven worstelen met het organiseren van hun documentatie. Waar staat de laatste versie van het bestek? Wie heeft toegang tot de bouwtekeningen? En hoe zorg je ervoor dat kritieke projectinformatie niet verdwijnt in e-mails of persoonlijke mappen?
Herkenbaar? Dan is het tijd om documentbeheer professioneel in te richten. Documentmanagement op SharePoint, uitgebreid met WorkPoint, biedt een krachtige oplossing die volledig integreert met Microsoft 365. Daarmee kunnen documenten centraal worden beheerd, zonder te hoeven schakelen tussen systemen. Dat voorkomt fouten, bespaart tijd en verlaagt faalkosten.
WorkPoint is geen losstaand systeem of extern platform, maar een geavanceerde uitbreiding bovenop SharePoint en Microsoft 365. Het draait volledig binnen je eigen Microsoft-omgeving en gebruikt je bestaande beveiligingsinstellingen en rechtenstructuur. Daardoor blijft alle data veilig binnen je eigen organisatieomgeving, zonder extra risico’s of afhankelijkheden van externe partijen.
Met WorkPoint voeg je slimme projectmanagementfunctionaliteiten toe aan SharePoint, zoals vaste projectstructuren, projectfasering, rolgebaseerde toegang, automatische taken en integraties met tools zoals Outlook, Teams en OneDrive. Je werkt dus vanuit één centrale werkomgeving met vertrouwde Microsoft-tools, maar met veel meer structuur en controle. Alles is schaalbaar, veilig en direct toepasbaar, zonder de nadelen van een losstaand projectmanagementsysteem.
Door SharePoint en WorkPoint te combineren ontstaat een volwaardig Document Management Systeem (DMS) dat aansluit op de werkwijze in de bouw. Enkele functionaliteiten die hierbij van grote waarde zijn:
1. Een centrale werkomgeving
Of je nu in Teams, SharePoint of Outlook werkt: je hebt altijd toegang tot hetzelfde, meest actuele projectdocument.
Voorbeeld: Een uitvoerder op de bouwplaats kan in Teams direct de laatste werktekening openen, terwijl de projectleider op kantoor hetzelfde document bekijkt in SharePoint.
2. Versiebeheer en samenwerken in documenten
Iedereen werkt altijd met de laatste, actuele versie. Meerdere teamleden kunnen tegelijk in hetzelfde document werken, zonder risico op het verliezen van data.
Voorbeeld: Zo kunnen verschillende betrokkenen, van werkvoorbereider tot projectleider, aan hetzelfde document werken, zonder dat eerdere aanpassingen of opmerkingen verloren gaan.
3. Slimme projectstructuren
Gebruik vaste projecttemplates met vooraf ingestelde mappenstructuren, metadata en toegangsrechten. Ideaal voor organisaties die volgens een specifieke methode werken, zoals Prince2 of IPM.
Voorbeeld: Start je een nieuw project, dan wordt automatisch dezelfde logische mappenstructuur aangemaakt, bijvoorbeeld voor tekeningen, contracten en opleverdossiers.
4. Beveiliging op document- en projectniveau
Gevoelige informatie blijft afgeschermd. Per project en per fase kan worden geregeld wie welke toegang heeft.
Voorbeeld: Een onderaannemer ziet alleen de documenten van zijn eigen discipline, terwijl interne teams toegang hebben tot het volledige dossier.
5. E-mailintegratie
Belangrijke e-mails en bijlagen zijn eenvoudig toe te voegen aan het juiste projectdossier. Zo blijft cruciale informatie beschikbaar voor het hele team.
Voorbeeld: Een offerte die binnenkomt via Outlook kan met één klik worden gekoppeld aan het juiste project, zodat iedereen deze kan inzien.
6. Risicobeheersing en projectfasering
Gebruik een visuele risicomatrix en bewaak de voortgang via een duidelijk fase-/stage-gate model. Dit helpt om projecten beter te beheersen.
Voorbeeld: Bij de overgang van ontwerp naar uitvoering kan het team eenvoudig checken of alle documenten, risico’s en goedkeuringen op orde zijn.
7. Archiveren en hergebruiken
Na afloop van een project kan alle documentatie worden gearchiveerd. Dat voorkomt dat waardevolle kennis verloren gaat en maakt hergebruik eenvoudig mogelijk.
Voorbeeld: Bij een vergelijkbaar nieuw project kan het team direct eerdere tekeningen, contracten en opleverdocumenten hergebruiken als startpunt.
Geen langdurige IT-projecten met eindeloze workshops of maatwerktrajecten. De aanpak draait om helderheid en eenvoud. Samen wordt gekeken naar de specifieke werkwijze van de organisatie, om vervolgens een logische en schaalbare structuur neer te zetten. Hierbij wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd, zodat teams minder handmatig werk hoeven te doen en sneller kunnen schakelen.
Dankzij het gebruik van gestandaardiseerde modules en slimme templates kan de basisinrichting vaak al binnen enkele dagen klaar zijn. Tegelijk is er ruimte voor maatwerk waar dat écht nodig is, denk aan specifieke projectstructuren, rollen of workflows. Maar dan wel gericht, overzichtelijk en zonder eindeloos ontwikkeltraject. Het resultaat: een goed georganiseerde, veilige en toekomstbestendige documentstructuur die medewerkers direct kunnen gebruiken.
Wil je af van versnipperde documenten, onduidelijke versies en foutgevoelige processen? Zoek je een oplossing die snel werkt, zonder ingewikkelde implementatie? Ontdek hoe documentmanagement op basis van SharePoint en WorkPoint jouw bouwprojecten overzichtelijker, veiliger en efficiënter maakt.
Neem contact met ons op voor een demo of adviesgesprek. Samen kijken we hoe jouw organisatie snel stappen kan zetten richting professioneel documentbeheer.
