Ja, je kunt bestanden synchroniseren tussen SharePoint en OneDrive door gebruik te maken van de OneDrive-syncclient. Deze functie maakt SharePoint-documentbibliotheken lokaal toegankelijk op je computer, waardoor je offline kunt werken en wijzigingen automatisch worden gesynchroniseerd wanneer je weer online bent. De synchronisatie werkt bidirectioneel en ondersteunt de meeste gangbare bestandstypen.
Hoe werkt bestandssynchronisatie tussen SharePoint en OneDrive precies?
Bestandssynchronisatie tussen SharePoint en OneDrive werkt via de OneDrive-syncclient, die een lokale kopie van SharePoint-documentbibliotheken op je computer plaatst. De syncclient controleert regelmatig op wijzigingen en houdt bestanden automatisch up-to-date tussen je lokale map en de cloud.
Het synchronisatieproces begint wanneer je in SharePoint op de knop “Sync" klikt in een documentbibliotheek. De OneDrive-syncclient maakt vervolgens een lokale map aan die is gekoppeld aan die specifieke SharePoint-bibliotheek. Alle bestanden in die bibliotheek worden gedownload naar je computer en verschijnen in de Windows Verkenner of de Mac Finder.
De OneDrive-syncclient draait continu op de achtergrond en monitort zowel lokale wijzigingen als veranderingen in SharePoint. Wanneer je een bestand lokaal bewerkt, wordt dit automatisch geüpload naar SharePoint. Omgekeerd worden wijzigingen die collega’s in SharePoint aanbrengen gedownload naar jouw lokale map.
SharePoint-documentbibliotheken worden weergegeven als afzonderlijke mappen in je OneDrive-map op de computer. Elke gesynchroniseerde bibliotheek behoudt de eigen mapstructuur en machtigingen, waardoor je precies dezelfde organisatie ziet als in SharePoint zelf.
Welke bestanden kun je wel en niet synchroniseren tussen SharePoint en OneDrive?
De meeste gangbare bestandstypen kunnen worden gesynchroniseerd, maar er gelden specifieke beperkingen voor bestandsgrootte, naamgeving en bepaalde bestandstypen. Ondersteunde bestanden omvatten Office-documenten, pdf's, afbeeldingen, video’s en de meeste andere standaardbestandsformaten.
Ondersteunde bestandstypen voor synchronisatie zijn onder andere:
- Microsoft Office-bestanden (Word, Excel, PowerPoint)
- Pdf-documenten en tekstbestanden
- Afbeeldingen (JPG, PNG, GIF, TIFF)
- Video- en audiobestanden
- Zip-archieven en de meeste andere bestandsformaten
Er gelden echter belangrijke beperkingen voor synchronisatie. Bestanden mogen maximaal 250 GB groot zijn en bestandsnamen mogen bepaalde tekens niet bevatten, zoals: " * : < > ? / |. Ook mogen bestandsnamen niet beginnen of eindigen met een punt, en de totale padlengte mag niet langer zijn dan 400 tekens.
Bepaalde bestandstypen worden niet gesynchroniseerd, waaronder:
- Tijdelijke bestanden en systeembestanden
- Bestanden die momenteel zijn geopend door andere programma's
- OneNote-notitieblokken (deze gebruiken een ander synchronisatiemechanisme)
- Bestanden met specifieke beveiligingslabels die synchronisatie blokkeren
Wat zijn de voordelen van het synchroniseren van SharePoint-bestanden naar OneDrive?
Synchronisatie biedt offline toegang tot bestanden, snellere bestandstoegang via lokale opslag en automatische back-ups in de cloud. Het verhoogt de productiviteit doordat je kunt werken zonder internetverbinding en wijzigingen automatisch worden gesynchroniseerd wanneer je weer online bent.
De belangrijkste productiviteitsvoordelen zijn:
- Offline werken – toegang tot bestanden zonder internetverbinding
- Snellere bestandstoegang via lokale opslag in plaats van cloud-downloads
- Automatische back-ups die gegevensverlies helpen voorkomen
- Naadloze integratie met Windows Verkenner en de Mac Finder
Voor teams betekent synchronisatie verbeterde samenwerking, omdat iedereen toegang heeft tot de meest recente versies van bestanden. Wijzigingen worden automatisch gedeeld tussen teamleden en conflicten worden beheerd via versiebeheer in SharePoint.
Synchronisatie werkt ook uitstekend samen met moderne intranetoplossingen. Wanneer documenten worden georganiseerd in een gestructureerde Fresh Intranet-omgeving, blijven deze toegankelijk via zowel de webinterface als lokale synchronisatie, wat de gebruikerservaring aanzienlijk verbetert.
Andere voordelen zijn onder meer automatische updates van Office-documenten, ondersteuning voor grote bestanden die te groot zijn voor e-mail en behoud van SharePoint-machtigingen en metadata in de gesynchroniseerde bestanden.
Hoe los je veelvoorkomende synchronisatieproblemen tussen SharePoint en OneDrive op?
Veelvoorkomende synchronisatieproblemen kun je oplossen door de OneDrive-syncclient opnieuw te starten, conflicterende bestanden handmatig samen te voegen of de synchronisatie-instellingen te resetten. De meeste problemen ontstaan door netwerkverbindingen, bestandsconflicten of onvoldoende opslagruimte.
Voor conflicterende bestanden toont OneDrive meestal beide versies met een toevoeging in de bestandsnaam. Open beide versies, vergelijk de inhoud en behoud de gewenste versie. Verwijder daarna het conflictbestand om verdere problemen te voorkomen.
Synchronisatiefouten kun je oplossen met deze stappen:
- Controleer je internetverbinding en probeer opnieuw te synchroniseren
- Herstart de OneDrive-syncclient via het systeemvak
- Controleer of er voldoende opslagruimte is op je computer
- Controleer of bestandsnamen geen verboden tekens bevatten
Bij aanhoudende problemen kun je de synchronisatie volledig resetten. Ga naar de OneDrive-instellingen, stop de synchronisatie van de problematische bibliotheek en stel deze opnieuw in. Dit downloadt alle bestanden opnieuw, maar lost meestal hardnekkige synchronisatieproblemen op.
Machtigingsproblemen ontstaan wanneer je geen toegang hebt tot bepaalde bestanden in SharePoint. Neem contact op met de SharePoint-beheerder om je machtigingen te laten controleren. Bestanden waarvoor je geen toegang hebt, worden niet gesynchroniseerd naar je lokale computer.
Hoe I4-YOU helpt met SharePoint-synchronisatie
Wij helpen organisaties bij het optimaal inrichten van SharePoint-synchronisatie en documentbeheer binnen Microsoft 365. Onze expertise zorgt ervoor dat teams efficiënt kunnen samenwerken met de juiste governance en beveiliging.
Onze ondersteuning omvat:
- Implementatie van gestructureerde documentbibliotheken voor optimale synchronisatie
- Configuratie van governance-regels en machtigingen voor veilige bestandsdeling
- Training van gebruikers in best practices voor SharePoint- en OneDrive-synchronisatie
- Integratie met moderne intranetoplossingen voor een verbeterde gebruikerservaring
Wil je weten hoe jouw organisatie optimaal gebruik kan maken van SharePoint-synchronisatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Gerelateerde artikelen
- Hoe verbetert Fresh Intranet de zoekfunctie binnen SharePoint?
- Welke certificeringen worden ondersteund door een goede governance?
- Wat zijn de eisen van de Archiefwet voor digitale documenten?
- Hoe verbeter ik de navigatie in ons SharePoint-intranet?
- Welke governance regels gelden voor AI-tools in Microsoft 365?