AI ontwikkelt zich razendsnel. Ook als je als organisatie nog geen duidelijke AI-aanpak hebt, is de kans groot dat medewerkers er al mee werken. Ze experimenteren zelf met ChatGPT, Microsoft Copilot en andere AI-tools en ontdekken steeds meer manieren om AI in hun dagelijkse werk te gebruiken. Dat biedt kansen, maar als je als organisatie niets regelt, geeft dat ook de nodige risico’s. Welke informatie voeren medewerkers bijvoorbeeld in AI-tools in? Welke tools worden er überhaupt gebruikt? Wie bepaalt wat wel en niet is toegestaan? En wat gebeurt er wanneer AI werkt met informatie die verouderd, gevoelig of niet goed beveiligd is?
AI is niet meer weg te denken, dus ga ermee aan de slag. Maar hoe moet je dan precies beginnen? Begin je met Microsoft Copilot? Moet je eerst beleid opstellen? Hoe zit het met de EU AI Act? En moet je informatieomgeving eerst volledig op orde zijn? Vragen te over en dat horen we bij veel organisaties.
Je bent dus zeker niet de enige die zoekt naar de juiste aanpak. Daarom beantwoorden we in deze blog 10 vragen die organisaties ons regelmatig stellen over het veilig, verantwoord én waardevol inzetten van AI.
AI kan medewerkers ondersteunen bij allerlei dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het sneller vinden en samenvatten van informatie, ondersteunen bij schrijfwerk, analyseren van gegevens of automatiseren van terugkerende taken. Dat kan medewerkers tijd besparen en ruimte creëren voor werkzaamheden waar menselijke kennis, creativiteit en aandacht belangrijker zijn.
De meerwaarde verschilt echter per organisatie, functie en proces. Begin daarom niet met de vraag wat AI allemaal kan, maar waar binnen jouw organisatie tijd verloren gaat of werkzaamheden slimmer kunnen. Door concrete use cases te kiezen en de resultaten te meten, ontdek je waar AI daadwerkelijk waarde toevoegt.
Begin niet bij de vraag welke AI-tool je wilt gebruiken, maar kijk eerst naar je dagelijkse werkzaamheden en processen. Waar zijn medewerkers veel tijd aan kwijt? Welke werkzaamheden keren steeds terug? Waar wordt veel informatie gezocht of verwerkt? Juist daar liggen interessante mogelijkheden voor AI.
Breng vervolgens concrete use cases in kaart en beoordeel deze op verwachte waarde, haalbaarheid, risico’s en benodigde inspanning. Start bijvoorbeeld met één kansrijke toepassing binnen een afdeling of proces en onderzoek wat deze daadwerkelijk oplevert. Zo zet je AI niet in omdat het kan, maar omdat het aantoonbaar iets toevoegt.
Ja, een goede informatiebasis is essentieel. Om AI veilig en betrouwbaar in te zetten is een goed opgezette informatiearchitectuur essentieel. AI werkt met de informatie waartoe het toegang heeft. Daarom moet je erop kunnen vertrouwen dat informatie actueel en betrouwbaar is, toegangsrechten goed zijn ingericht en gevoelige informatie voldoende wordt afgeschermd.
Het betekent niet dat alles perfect moet zijn voordat je de eerste stappen met AI kunt zetten. Als je maar wel weet waar de risico’s in je huidige informatieomgeving zitten en de belangrijkste verbeterpunten aanpakt voordat je AI breder inzet. Denk dan met name aan het opschonen van verouderde informatie, het controleren van toegangsrechten en het maken van duidelijke afspraken over opslag, eigenaarschap, classificatie en beheer.
Ja, een goede informatiebasis is essentieel. Om AI veilig en betrouwbaar in te zetten, moet de informatiearchitectuur binnen je organisatie goed zijn ingericht. AI werkt met de informatie waartoe het toegang heeft. Daarom moet je erop kunnen vertrouwen dat informatie actueel en betrouwbaar is, toegangsrechten goed zijn ingericht en gevoelige informatie voldoende wordt afgeschermd.
Dat betekent niet dat alles perfect op orde moet zijn voordat je de eerste stappen met AI kunt zetten. Wel moet je weten waar de risico’s in je huidige informatieomgeving zitten en de belangrijkste verbeterpunten aanpakken voordat je AI breder inzet. Denk dan met name aan het opschonen van verouderde informatie, het controleren van toegangsrechten en het maken van duidelijke afspraken over opslag, eigenaarschap, classificatie en beheer.
Een nieuwe AI-tool is zo gevonden. Medewerkers kunnen in veel gevallen zelf een gratis account aanmaken en binnen enkele minuten aan de slag. Zonder duidelijke afspraken kan daardoor al snel een situatie ontstaan waarin verschillende AI-tools worden gebruikt zonder dat de organisatie weet welke informatie daarin wordt verwerkt en welke risico’s eraan verbonden zijn.
Grip begint daarom met duidelijke kaders. Leg vast welke AI-tools zijn toegestaan, waarvoor medewerkers ze mogen gebruiken en welke informatie wel en niet mag worden ingevoerd. Zorg daarnaast voor een proces waarmee nieuwe AI-toepassingen worden beoordeeld op met name privacy, security en compliance voordat ze breder worden ingezet.
De EU AI Act stelt regels aan de ontwikkeling en het gebruik van AI. Welke verplichtingen precies voor jouw organisatie gelden, hangt onder andere af van welke AI-systemen je gebruikt, waarvoor je ze inzet en welke rol je daarbij hebt. Daarom is het belangrijk om eerst inzicht te krijgen in welke AI-toepassingen binnen je organisatie worden gebruikt en welke risico’s en verplichtingen daarbij horen.
Vervolgens kun je passende maatregelen nemen, bijvoorbeeld rondom beleid, governance, verantwoordelijkheden en transparantie. Ook AI-geletterdheid is hierbij belangrijk: medewerkers die met AI werken moeten voldoende kennis en vaardigheden hebben om dat verantwoord te kunnen doen. De AI Act raakt daarmee niet alleen IT of juridische zaken, maar de hele organisatie.
Een investering in AI wordt overtuigender wanneer duidelijk is welk probleem je ermee wilt oplossen en wat het de organisatie kan opleveren. Een verhaal dat alleen draait om de mogelijkheden van AI is vaak niet genoeg. Maak daarom concreet waar kansen liggen, bijvoorbeeld in tijdsbesparing, efficiëntere processen, betere toegang tot informatie of ondersteuning van medewerkers.
Breng daarnaast ook in kaart wat nodig is om AI verantwoord in te zetten en welke risico’s ontstaan wanneer er niets wordt geregeld. Een assessment, concrete businesscases en een kleinschalige pilot kunnen helpen om zowel de benodigde investering als de mogelijke opbrengsten inzichtelijk te maken voordat je AI breder uitrolt.
Nieuwe AI-technologie beschikbaar stellen betekent niet automatisch dat medewerkers ermee gaan werken. Medewerkers moeten begrijpen waarom AI wordt ingezet, wat het voor hun eigen werkzaamheden betekent en hoe ze het veilig en effectief kunnen gebruiken. Betrek medewerkers daarom vroeg bij de verandering en maak AI vooral praktisch en herkenbaar.
Training en communicatie spelen hierin een belangrijke rol. Laat medewerkers oefenen met use cases uit hun eigen dagelijkse werk en geef ruimte om vragen te stellen en ervaringen te delen. Zo wordt AI geen abstract IT-project, maar een hulpmiddel waarvan medewerkers zelf kunnen ervaren wat het voor hen kan betekenen.
Weerstand tegen AI kan verschillende oorzaken hebben. Medewerkers kunnen zich bijvoorbeeld zorgen maken over hun baan, twijfelen aan de betrouwbaarheid van AI of onzeker zijn over wat ze wel en niet mogen doen. Alleen vertellen dat medewerkers AI moeten gebruiken, neemt die zorgen niet weg. Probeer daarom eerst te begrijpen waar de weerstand vandaan komt en geef medewerkers ruimte om vragen en zorgen te bespreken.
Maak vervolgens concreet hoe AI hen kan ondersteunen in plaats van alleen te vertellen wat de technologie kan. Praktische voorbeelden, duidelijke afspraken en training helpen daarbij. Wanneer medewerkers zelf ervaren dat AI bijvoorbeeld een tijdrovende taak makkelijker maakt, wordt de meerwaarde veel tastbaarder.
Begin met duidelijke afspraken over welke informatiemedewerkers wel en niet mogen gebruiken in AI-tools. Denk aan persoonsgegevens, klantinformatie, vertrouwelijke documenten en andere bedrijfsgevoelige gegevens. Medewerkers moeten niet alleen weten dát er regels zijn, maar ook begrijpen waarom bepaalde informatie niet zomaar in een AI-tool mag worden ingevoerd.
Combineer deze richtlijnen met training én technische maatregelen waar dat mogelijk en passend is. Zorg daarnaast dat duidelijk is welke AI-tools binnen de organisatie zijn goedgekeurd. Zo maak je veilig AI-gebruik niet alleen de verantwoordelijkheid van de medewerker, maar onderdeel van het beleid, de beveiliging en governance van de organisatie.
Wil je als organisatie serieus met AI aan de slag? Begin dan niet direct met het kiezen of implementeren van een AI-tool, maar zorg eerst dat de basis klopt. Weet waar je organisatie nu staat, welke AI-tools al worden gebruikt, hoe je informatie is ingericht, welke risico’s er spelen en waar AI daadwerkelijk waarde kan toevoegen. Zo voorkom je dat je achteraf problemen moet oplossen die je vooraf had kunnen voorkomen.
Met ons AI Readiness-traject helpen we je om die basis stap voor stap te leggen. We brengen de huidige situatie in kaart en kijken naar informatiebeheer, governance, security, compliance én medewerkers. Waar nodig helpen we deze onderdelen op orde te brengen. Pas daarna kijken we welke AI-oplossingen passen bij jullie organisatie en waar deze concreet waarde kunnen toevoegen. Zo werk je niet zomaar toe naar méér AI, maar naar AI die veilig, verantwoord én doelgericht wordt ingezet.
Misschien zijn jullie al volop aan het experimenteren met AI, maar ontbreekt het nog aan structuur en duidelijke afspraken. Of misschien staan jullie nog helemaal aan het begin en weten jullie niet goed wat de eerste stap moet zijn. In beide gevallen kijken we graag met jullie mee.
Plan een vrijblijvende kennismaking. Samen brengen we in kaart waar jouw organisatie nu staat, welke vragen en aandachtspunten er zijn en welke stappen nodig zijn om verder te bouwen aan een AI Ready-organisatie.
