31 juli 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant
Steeds meer organisaties omarmen Microsoft 365 als documentmanagementsysteem, intranet of samenwerkingsplatform. Met de enorme toename van data die wordt opgeslagen in OneDrive, Teams of SharePoint maar ook e-mails die via Outlook worden verstuurd is een efficiënt retentiebeleid cruciaal. Dit helpt je met het naleven van wet- en regelgeving, en zorgt voor een georganiseerde en productieve werkomgeving.
Of je nu al bent begonnen met handmatig labelen van documenten of nog bezig bent met ontwikkelen van beleidsstukken, een goed opgezet retentiebeleid biedt veel voordelen. Niet alleen werken medewerkers efficiënter doordat ze documenten sneller terugvinden, ook houd je meer opslagruimte in SharePoint over. Bovendien helpt een goed opgezet retentiebeleid bij het naleven van de AVG en de archiefwet, van waaruit je verplicht bent om bepaalde informatie tijdig te verwijderen (waar ik eerder een blog over schreef: ‘De voordelen van Data Lifecycle management’). Hiervoor kun je Microsoft Purview gebruiken.
Met Microsoft Purview pas je zowel handmatig als automatisch retentie toe op documenten. In deze blog ga ik verder in op de nadelen van handmatig labelen en hoe je dit met Microsoft Purview automatisch doet.
Handmatig labelen van documenten is vaak een goedkopere oplossing, omdat je hiervoor bijvoorbeeld geen dure Microsoft 365 E5-licentie nodig hebt. Alleen brengt dit wel enkele risico’s met zich mee. De verantwoordelijkheid voor het labelen van documenten ligt bij de medewerkers, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Medewerkers moeten niet alleen elk document apart labelen, maar ook goed op de hoogte zijn van de regels rondom het labelen van documenten. Vaak gebeurt het dat documenten helemaal niet worden gelabeld of dat medewerkers uit gemak of onwetendheid kiezen voor het langste retentietermijn. De belangen van medewerkers liggen op dit gebied vaak anders dan die van het management.
Vergroot efficiency en bespaar tijd: Automatisch labelen neemt de taak uit handen van de medewerkers, wat zorgt voor aanzienlijke tijdsbesparing en vermindert de kans op menselijke fouten.
Zorgt voor consistentie en naleving van wet- en regelgeving: Met automatische labelling worden documenten consistent gelabeld, wat helpt bij het naleven van wet- en regelgeving zoals de archiefwet.
Verbeterd datamanagement: Door documenten automatisch te labelen en tijdig te verwijderen, blijft de werkomgeving schoon en overzichtelijk, wat het beheer van de omgeving gemakkelijker maakt.
Door automatisch labelen in te richten met Microsoft Purview worden retentielabels toegepast op basis van vooraf ingestelde voorwaarden. Gebruikers hoeven hier zelf niets voor te doen; het systeem past het label automatisch toe zodra de context of inhoud aan de gestelde criteria voldoet.
Automatisch labelen met Microsoft Purview kan op verschillende manieren worden ingericht, afhankelijk van de behoeften van je organisatie.
1. Site- of teamniveau:
Het toepassen van een retentiepolicy op site- of teamniveau is de makkelijkste manier van automatisch labelen. Alle inhoud van een site krijgt automatisch het retentielabel toegekend. Dit is vaak een goede basis maar voldoet meestal nog niet aan de eisen. Vaak wordt deze manier van labelen gebruikt als startpunt bij het toepassen van een retentiebeleid omdat deze methode al een deel van het beleid dekt. Van daaruit wordt het beleid verder uitgebreid en toegepast.
2. Gebruiken van scopes:
Met scopes wordt het retentielabel bepaald aan de hand van de context, zoals de locatie van het document, documenttype of gebruikersattributen (denk aan functie, afdeling of kantoorlocatie).
3. Op basis van een event:
Met deze methode krijgen documenten een retentielabel op basis van metadata. Bijvoorbeeld, als de kolom ‘Status’ verandert naar ‘Goedgekeurd’, wordt automatisch een retentielabel toegepast. Met een retentiemethode op basis van een event stel je in dat dit document automatisch een retentielabel toegepast krijgt.
4. Classifiers:
Classifiers is de meest geavanceerde methode voor retentie. Ze gebruiken AI en patroonherkenning om documenten te labelen op basis van inhoud. Sensitive information types labelen op basis van specifieke gevoelige informatie zoals BSN-nummers, terwijl trainable classifiers documenten herkennen op basis van eigenschappen die moeilijk te ontdekken zijn met standaardmethoden. Deze classifiers passen retentielabels aan naarmate de inhoud van het document verandert.
Het is duidelijk dat er meerdere methodes zijn om een retentiebeleid met Microsoft 365 toe te passen. Elk bedrijf heeft zijn eigen specifieke wensen en eisen en de gekozen methode moet daarop worden afgestemd. Vaak is een combinatie van methoden de beste aanpak of dient een gekozen methode als opstap naar een meer gedetailleerde en nauwkeuriger toepassing.
Start vandaag nog met het inrichten van een effectief retentiebeleid met Microsoft Purview. Heb je hulp nodig? Neem dan contact met ons op voor passend advies!
Ga het gesprek aan!
Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!
