Microsoft Copilot heeft toegang tot verschillende soorten bedrijfsdata binnen je Microsoft 365-omgeving, maar niet alle informatie is beschikbaar. De AI-assistent respecteert bestaande toegangsrechten en beveiligingsinstellingen, waardoor Microsoft Copilot-data alleen wordt gebruikt voor informatie waartoe je al toegang hebt. Copilot kan documenten, e-mails, chats en kalendergegevens benaderen, maar externe systemen en specifiek beveiligde content blijven buiten bereik.
Wat voor soort data heeft Microsoft Copilot toegang tot?
Microsoft Copilot heeft toegang tot alle data binnen je Microsoft 365-omgeving waar je zelf ook toegang toe hebt. Dit betekent dat de AI-assistent kan werken met documenten in SharePoint, OneDrive-bestanden, e-mailberichten in Outlook, Teams-gesprekken en kalenderafspraken. Bescherming van Copilot-gegevens zorgt ervoor dat deze toegang altijd binnen de grenzen van je bestaande rechten blijft.
De toegang verschilt per licentie en configuratie. Met Copilot voor Microsoft 365 krijg je AI-ondersteuning in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. De assistent kan bijvoorbeeld documenten samenvatten die in SharePoint staan, e-mails analyseren of informatie uit Teams-chats halen om je te helpen bij het beantwoorden van vragen.
Het belangrijkste principe is dat Copilot nooit meer data ziet dan jijzelf. Als je geen toegang hebt tot een specifiek document of Teams-kanaal, kan Copilot daar ook niet mee werken. Deze beperking geldt ook voor gevoelige informatie die is beveiligd met Microsoft Purview-labels of andere beveiligingsmaatregelen.
Welke bedrijfsgegevens blijven volledig privé voor Copilot?
Bepaalde bedrijfsdata blijft volledig buiten bereik van Microsoft Copilot. Toegang tot AI-data is beperkt tot je Microsoft 365-omgeving, waardoor externe systemen, persoonlijke bestanden buiten de organisatie en specifiek beveiligde content niet toegankelijk zijn. Ook informatie die je niet mag zien, blijft voor Copilot onzichtbaar.
Externe databases, CRM-systemen, financiële applicaties en andere bedrijfssystemen buiten Microsoft 365 zijn niet toegankelijk voor Copilot. Persoonlijke OneDrive-accounts die niet gekoppeld zijn aan je werkorganisatie vallen ook buiten de scope. Dit geldt ook voor documenten en e-mails van andere organisaties, tenzij deze expliciet zijn gedeeld binnen je Microsoft 365-omgeving.
Documenten die zijn beveiligd met Microsoft Purview Information Protection-labels kunnen ook beperkt toegankelijk zijn. Als een document is gelabeld als 'Vertrouwelijk' en jij geen rechten hebt om het te openen, kan Microsoft Copilot-beveiliging ervoor zorgen dat de AI-assistent deze informatie ook niet kan gebruiken. Hetzelfde geldt voor gearchiveerde content die niet meer actief beschikbaar is.
Hoe kun je controleren welke data Copilot mag gebruiken?
Je kunt de datatoegang van Microsoft Copilot controleren door gebruik te maken van Microsoft 365-beheerinstellingen en governance-tools. Microsoft-data governance biedt verschillende mogelijkheden om te bepalen welke informatie beschikbaar is voor AI-verwerking. Dit gebeurt voornamelijk door het instellen van toegangsrechten en beveiligingslabels.
In het Microsoft 365-beheercentrum kun je beleid instellen voor het gebruik van Copilot. Je kunt bijvoorbeeld bepalen welke gebruikers toegang hebben tot Copilot en welke databronnen beschikbaar zijn. Microsoft Purview speelt hierbij een belangrijke rol door automatische classificatie en beveiliging van gevoelige informatie.
Voor een effectieve governance- en complianceaanpak is het belangrijk om:
- toegangsrechten regelmatig te controleren en bij te werken
- gevoelige documenten te labelen met Information Protection
- bewaartermijnen in te stellen voor verschillende soorten content
- auditlogs te monitoren om te zien hoe Copilot wordt gebruikt
Wat gebeurt er met je data als je Copilot gebruikt?
Copilot-compliance betekent dat je data veilig wordt verwerkt volgens de strikte privacy- en beveiligingsstandaarden van Microsoft. Wanneer je Copilot gebruikt, blijft je bedrijfsdata binnen de Microsoft 365-omgeving en wordt deze niet gebruikt om de AI-modellen te trainen. Microsoft heeft duidelijke afspraken gemaakt over dataverwerking en -opslag.
De informatie die Copilot gebruikt om je te helpen, wordt tijdelijk verwerkt, maar niet permanent opgeslagen buiten je eigen Microsoft 365-tenant. Dit betekent dat je bedrijfsgegevens privé blijven en niet worden gedeeld met andere organisaties. Verwerking van bedrijfsdata door Copilot gebeurt volgens de bestaande Microsoft 365-compliancestandaarden.
Microsoft voldoet aan internationale privacy- en beveiligingsnormen zoals GDPR, ISO 27001 en SOC 2. Voor Copilot-databeleid betekent dit dat je organisatie controle houdt over de eigen data. Je kunt altijd inzien welke informatie is gebruikt, en Copilot-activiteiten worden gelogd voor auditdoeleinden. De AI-assistent respecteert ook bestaande bewaartermijnen en het verwijderingsbeleid voor documenten en e-mails.
Hoe I4-YOU helpt met Microsoft Copilot-data governance
Wij helpen je organisatie om Microsoft Copilot-privacy en data governance op de juiste manier in te richten. Met onze expertise zorgen we ervoor dat je alle voordelen van AI kunt benutten zonder risico’s te lopen met gevoelige bedrijfsinformatie.
Onze aanpak omvat:
- een uitgebreide scan van je huidige data governance- en compliancestatus
- het instellen van de juiste toegangsrechten en beveiligingslabels
- implementatie van Microsoft Purview voor automatische dataclassificatie
- training van je team over veilig Copilot-gebruik
- doorlopende monitoring en optimalisatie van je databeleid
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende scan van je Microsoft 365-omgeving. We laten je precies zien welke stappen nodig zijn om Copilot veilig en compliant te gebruiken binnen je organisatie.