Documentmanagement

12 gamechanging features voor documentbeheer in SharePoint

12 gamechanging features voor documentbeheer in SharePoint

18 juli 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant

Bo van der Linden

Microsoft 365 Business Consultant

Slim & efficiënt documentbeheer is een echte must wanneer jouw organisatie te maken heeft met veel documenten en documentstromen, zoals bijvoorbeeld projecten, cases of contracten. SharePoint biedt al veel mogelijkheden, maar in combinatie met WorkPoint kan het echt een gamechanger zijn. In deze blog laten we zien wat deze krachtige combinatie jou te bieden heeft.

WorkPoint 365 is een platform dat naadloos samenwerkt met SharePoint. Na de installatie op je eigen Microsoft 365 tenant, kan je genieten van de voordelen die WorkPoint toevoegt voor documentmanagement, projectmanagement en zelfs case- of kwaliteitsmanagement.

12 features die het verschil maken

Met functies zoals online beschikbaarheid, samenwerking met externe gebruikers en automatische versiegeschiedenis biedt SharePoint veel voordelen voor organisaties. WorkPoint bouwt voort op deze sterke basis, door functionaliteiten toe te voegen en verbeteringen te bieden die documentbeheer nog verder optimaliseren.

We geven je 12 voorbeelden van hoe SharePoint en WorkPoint samen jouw documentbeheer naar een hoger niveau tillen:

1. Outlook integratie:

Hoewel SharePoint al documentintegratie met Outlook biedt, voegt WorkPoint hier extra functionaliteiten aan toe via de WorkPoint Express add-in. Deze add-in maakt het eenvoudiger om e-mails en bijlagen op de juiste plek op te slaan en te beheren, direct vanuit Outlook. Dit stroomlijnt het proces van e-mailverwerking en documentbeheer aanzienlijk.

2. Advanced Search

SharePoint beschikt over geavanceerde zoekmogelijkheden waardoor je niet alleen op titels, maar ook op de inhoud van documenten kan zoeken. WorkPoint versterkt de zoekfunctionaliteit door eigen filters en refiners toe te voegen, waardoor organisaties zelf kunnen bepalen wat belangrijk is en waarop medewerkers moeten kunnen zoeken. Dit maakt het terugvinden van documenten sneller en efficiënter.

3. My Tools

WorkPoint introduceert de My Tools functionaliteit, een eigen menubalk waarin documenten, acties of workflows worden toegevoegd. Deze balk is contextueel en past zich aan de rol van de gebruiker en de locatie binnen SharePoint aan. Hierdoor hebben gebruikers altijd de juiste tools binnen handbereik, wat het werkproces vergemakkelijkt.

4. Numerator Service

De numerator service van WorkPoint voegt een unieke identificatiecode toe aan sites, documenten, taken en e-mails. Deze codes kunnen extra metadata bevatten zoals projectnummers of jaartallen, waardoor informatie gemakkelijker terug te vinden is en beter georganiseerd blijft.

5. Staging

WorkPoint maakt het mogelijk om binnen het documentmanagementsysteem verschillende fasen in projecten of processen vast te leggen. Documenten en deliverables kunnen per fase worden beheerd en gecontroleerd, wat helpt bij het overzichtelijk houden van` projecten en het naleven van deadlines en goedkeuringsprocessen.

6. WorkPoint Automate

WorkPoint Automate biedt uitgebreide mogelijkheden voor het automatiseren van acties en workflows. Gebruikers kunnen door middel van een wizard eenvoudig processen creëren en beheren. Dit zorgt voor efficiëntie en consistentie in werkprocessen, zoals het automatisch archiveren van sites of het instellen van leesrechten.

7. Notification Service

WorkPoint heeft een eigen notification service die alle meldingen vanuit het documentmanagementsysteem centraliseert. Dit kunnen herinneringen zijn voor verlopen documenten of goedkeuringsverzoeken. Deze meldingen zijn toegankelijk binnen zowel SharePoint als Teams, waardoor gebruikers altijd op de hoogte blijven.

8. Documentmanagement webparts

WorkPoint biedt diverse webparts die gericht zijn op documentmanagement. Deze webparts geven gebruikers inzicht in openstaande taken, onderlinge relaties tussen sites en projectdetails. Ze werken naast de standaard webparts van SharePoint, die bijvoorbeeld recente documenten tonen, en bieden zo een completer overzicht.

9. Mastersites

WorkPoint introduceert het concept van mastersites. Deze sites fungeren als sjablonen voor andere sites, waarbij instellingen zoals bibliotheken, lijsten, uiterlijk, metadata en rechtenstructuren vastgelegd worden. Dit maakt het beheer van meerdere sites eenvoudiger en zorgt voor consistentie door de hele organisatie.

10. Buffer sites

WorkPoint biedt een handige oplossing met buffersites, waardoor gebruikers direct toegang hebben tot vooraf opgezette, met templates gevulde sites. Dit minimaliseert wachttijden bij het aanmaken van nieuwe sites en bevordert een efficiënt werkproces.

11. Overerving en relaties leggen

WorkPoint vereenvoudigt het leggen van relaties tussen verschillende soorten sites en documenten. Denk hierbij aan het koppelen van organisaties aan specifieke projecten. Hoewel dit aparte sites zijn, biedt WorkPoint een gestructureerd menu om de hiërarchie te visualiseren en metadata effectief tussen verschillende sitecategorieën uit te wisselen.

12. Uitgebreide beveiligingsregels

Naast de robuuste rechtenstructuur van SharePoint voegt WorkPoint extra beveiligingsregels toe die per entiteit kunnen worden ingesteld. Hierbij worden rechten gebaseerd op specifieke metadata, zoals het toekennen van eigenaarsrechten aan de projectleider die is vermeld in de kolom ‘projectleider’. Dit biedt aangepaste beveiligingsniveaus voor sites die als vertrouwelijk zijn gemarkeerd.

Conclusie

Of je nu workflows automatiseert, meldingen beheert of unieke codes aan documenten toevoegt, WorkPoint is een waardevolle aanvulling op SharePoint. Samen bieden ze alles wat je nodig hebt voor slim & efficiënt documentbeheer.

Ben je benieuwd hoe we jouw documentbeheer kunnen optimaliseren of wil je de oplossing in actie zien? Neem contact met ons op voor een demo met een van onze experts; zij laten je graag zien hoe de oplossing jou kan helpen!

Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!

Wij maken gebruik van cookies

We gebruiken cookies om je ervaring op onze website te verbeteren. Door verder te gaan op onze website, accepteer je ons gebruik van cookies zoals beschreven in onze cookiebeleid.