Binnen veel organisaties ontstaan Microsoft Teams en SharePoint-sites nog steeds handmatig. Een medewerker vraagt een nieuwe projectomgeving aan, IT richt deze in en ondertussen worden namen, rechten, metadata en structuur telkens opnieuw bepaald. Dat kost tijd, zorgt voor fouten en maakt het lastig om grip te houden op governance en compliance.
Hoe handig zou het zijn als Teams en SharePoint-sites automatisch worden aangemaakt zodra er in AFAS, Salesforce of Business Central een nieuwe klant, project of dossier wordt geregistreerd? In deze blog laten we zien hoe je met Workspace Assistant 365 automatisch Teams en SharePoint-sites aanmaakt op basis van gegevens uit systemen zoals AFAS, Salesforce of Business Central. En we kijken naar wat dit oplevert voor structuur, governance en beheer binnen Microsoft 365.
Binnen Microsoft 365 kunnen medewerkers snel zelf Teams en SharePoint-sites aanmaken om samen te werken aan projecten, klanten of dossiers. Dat lijkt handig, maar zorgt in de praktijk ook regelmatig voor versnippering en onduidelijke structuren.
Projectteams maken zelf een Team aan, afdelingen gebruiken verschillende naamgevingen en rechten worden handmatig ingesteld. Daardoor ontstaan dubbele werkruimtes, losse structuren en omgevingen die na verloop van tijd niet meer goed beheerd worden. Zeker in organisaties waar veel projecten, klanten of dossiers worden aangemaakt, groeit Microsoft 365 daardoor snel uit tot een onoverzichtelijke omgeving.
Daar komt bij dat informatie vaak al beschikbaar is in systemen zoals AFAS, Salesforce of Business Central. Toch moeten medewerkers daarna nog handmatig een Teams- of SharePoint-omgeving aanmaken en inrichten. Daardoor worden gegevens meerdere keren verwerkt en ontstaan sneller verschillen in rechten, structuur en inrichting tussen werkruimtes.
Met Workspace Assistant 365 koppel je Microsoft Teams en SharePoint-sites aan systemen zoals AFAS, Salesforce of Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zodra daar een nieuwe klant, project, dossier of samenwerking wordt geregistreerd, wordt automatisch de juiste werkruimte binnen Microsoft 365 aangemaakt.
Denk bijvoorbeeld aan een nieuw project in AFAS waarvoor automatisch een Microsoft Team met bijbehorende SharePoint-site wordt ingericht. Of een nieuwe klant in Salesforce waarbij direct een centrale samenwerkingsomgeving beschikbaar komt voor documentatie, communicatie en projectinformatie.
Workspace Assistant 365 gebruikt daarbij de gegevens uit het bronsysteem als basis voor de inrichting. Op basis van vaste templates wordt automatisch bepaald hoe een Teams- of SharePoint-omgeving eruit moet zien. Denk aan vooraf ingestelde naamgeving, standaard Teams-kanalen, documentbibliotheken, metadata en rechtenstructuren. Daardoor hoeft niet iedere medewerker opnieuw zelf te bepalen hoe een werkruimte wordt ingericht. Iedere omgeving wordt op dezelfde manier opgebouwd, met dezelfde structuur en governance-afspraken als uitgangspunt. Dat maakt de Microsoft 365-omgeving overzichtelijk en beheersbaar.
Automatische provisioning zorgt niet alleen voor tijdswinst, maar ook voor meer structuur binnen Microsoft 365. Medewerkers starten steeds vanuit dezelfde basis, waardoor de Microsoft 365-omgeving overzichtelijk en beheersbaar blijft.
Dat merk je vooral in het dagelijkse beheer. IT-afdelingen hoeven niet langer iedere Teams- of SharePoint-omgeving handmatig aan te maken of achteraf te corrigeren wanneer rechten, naamgeving of structuren afwijken. Ook medewerkers hoeven minder losse stappen uit te voeren voordat zij aan de slag kunnen. Daardoor verschuift de focus van handmatig beheer naar controle en standaardisatie. Nieuwe werkruimtes sluiten direct aan op bestaande processen en afspraken binnen de organisatie, terwijl medewerkers sneller toegang krijgen tot de juiste omgeving.
Het provisioningproces binnen Workspace Assistant 365 bestaat meestal uit een aantal vaste stappen:
Naarmate organisaties meer gebruikmaken van Teams en SharePoint, groeit ook de behoefte aan structuur en standaardisatie. Zonder duidelijke processen ontstaan er steeds meer losse werkruimtes, verschillende manieren van werken en extra beheerlast.
Door Teams en SharePoint-sites automatisch aan te maken op basis van gegevens uit AFAS, Salesforce of Business Central, sluit Microsoft 365 beter aan op bestaande processen binnen de organisatie. Werkruimtes worden sneller ingericht, governance wordt direct toegepast en medewerkers kunnen eenvoudiger samenwerken binnen een herkenbare structuur.
Met Workspace Assistant 365 van I4-YOU automatiseer je de inrichting en het beheer van Teams en SharePoint-sites binnen Microsoft 365. Zo houd je grip op structuur, governance en samenwerking. Benieuwd hoe automatische provisioning eruit kan zien binnen jullie organisatie? We laten graag zien hoe Workspace Assistant 365 aansluit op AFAS, Salesforce of Business Central. Neem gerust contact met ons op voor een demo of kennismaking.
