Binnen veel organisaties worden regelmatig nieuwe Teams en SharePoint-sites aangemaakt. Voor projecten, afdelingen, samenwerkingen of tijdelijke werkgroepen. Maar wat gebeurt er met deze werkruimtes zodra een project is afgerond of een team niet wordt gebruikt?
Vaak blijven ze gewoon bestaan. Hierdoor groeit de digitale werkomgeving steeds verder en wordt het lastiger om overzicht te houden. Met goed lifecycle management zorg je ervoor dat werkruimtes niet alleen op de juiste manier worden aangemaakt, maar ook worden beheerd, gecontroleerd en uiteindelijk opgeruimd. In deze blog lees je hoe je grip houdt op de volledige levenscyclus van Teams en SharePoint-sites.
Lifecycle management draait om het beheren van de volledige levenscyclus van een digitale werkruimte. Vanaf het moment dat een Team of SharePoint-site wordt aangevraagd tot het moment waarop deze wordt gearchiveerd of verwijderd. In de praktijk ligt de aandacht vooral op het aanmaken van nieuwe werkruimtes. Medewerkers willen snel kunnen samenwerken en maken daarvoor een nieuw Team of een SharePoint-site aan. Maar zonder duidelijke afspraken over het beheer ontstaan er na verloop van tijd steeds meer omgevingen waarvan niemand precies weet wie verantwoordelijk is, of ze nog worden gebruikt en welke informatie erin staat.
Door lifecycle management goed in te richten, voorkom je dat Teams en SharePoint-sites onbeheerd blijven bestaan. Je zorgt voor een duidelijke structuur, actuele toegangsrechten en een digitale werkomgeving die overzichtelijk blijft.
Een goed ingerichte levenscyclus bestaat uit verschillende fases. Door iedere fase goed te organiseren, houd je controle over je Microsoft 365-omgeving.
Een goede inrichting begint al bij de aanvraag van een nieuwe werkruimte. Wie mag een Team of SharePoint-site aanmaken? Welke naam krijgt de omgeving? Wie wordt eigenaar en welke medewerkers krijgen toegang? Wanneer iedereen zonder duidelijke afspraken werkruimtes kan aanmaken ontstaan al snel dubbele Teams, onduidelijke namen en verschillende manieren van samenwerken. Daarom is het belangrijk om het aanvraagproces te standaardiseren.
Met een gestandaardiseerd aanvraagproces vragen medewerkers eenvoudig een nieuwe werkruimte aan terwijl vooraf wordt bepaald welke instellingen, rechten en structuur nodig zijn. Zo begint iedere nieuwe werkruimte met een goede basis.
Zodra een Team of SharePoint-site is aangemaakt begint het dagelijkse beheer. Medewerkers komen en gaan, projecten veranderen en toegangsrechten moeten regelmatig worden aangepast. Een werkruimte die bij de start goed is ingericht hoeft dat een jaar later niet meer te zijn. Daarom is het belangrijk om periodiek te controleren of werkruimtes nog actief worden gebruikt en of de juiste personen toegang hebben. Ook moet duidelijk blijven wie verantwoordelijk is voor het beheer.
Denk bijvoorbeeld aan een projectteam waarvan de oorspronkelijke eigenaar inmiddels uit dienst is. Zonder een nieuwe eigenaar blijft de werkruimte onbeheerd achter. Door regelmatig controles uit te voeren voorkom je dat dit soort situaties onopgemerkt blijven.
Niet iedere werkruimte hoeft voor altijd actief te blijven. Wanneer een project is afgerond of een samenwerking stopt is het verstandig om te beoordelen wat er met de omgeving moet gebeuren. Soms bevat een Team nog waardevolle documenten die medewerkers later nodig kunnen hebben. In dat geval is archiveren een betere keuze dan direct verwijderen. De informatie blijft beschikbaar volgens de gemaakte afspraken, terwijl de werkruimte niet langer actief wordt gebruikt.
Het is daarbij belangrijk om onderscheid te maken tussen het archiveren van een Team en het bewaren van de bijbehorende informatie. Een gearchiveerd Team is namelijk niet automatisch hetzelfde als een volledig gearchiveerde SharePoint-site. Welke aanpak geschikt is hangt af van de inrichting en het bewaarbeleid van je organisatie.
Sommige werkruimtes zijn simpelweg niet meer nodig. Denk aan tijdelijke Teams voor evenementen, afgeronde projecten of testomgevingen die al maanden niet meer worden gebruikt. Door deze omgevingen tijdig te verwijderen voorkom je dat Microsoft 365 steeds voller en onoverzichtelijker wordt. Maar verwijderen moet natuurlijk wel zorgvuldig gebeuren. Je wilt voorkomen dat belangrijke documenten of informatie verloren gaan.
Daarom is het verstandig om vooraf duidelijke afspraken te maken over bewaartermijnen, verantwoordelijkheden en goedkeuringen. Laat bijvoorbeeld de eigenaar van een werkruimte bevestigen dat deze niet meer nodig is en controleer of de informatie volgens het geldende bewaarbeleid verwijderd mag worden.
Dat is misschien wel de belangrijkste vraag. Want wanneer niemand verantwoordelijk is voor het beheer, gebeurt er vaak helemaal niets. In veel organisaties ligt de technische verantwoordelijkheid bij de IT-afdeling, terwijl de inhoudelijke verantwoordelijkheid juist bij de eigenaar van een Team of SharePoint-site hoort. IT kan immers niet altijd beoordelen of een project daadwerkelijk is afgerond en welke documenten nog belangrijk zijn.
Daarom werkt lifecycle management het beste wanneer verantwoordelijkheden duidelijk zijn verdeeld. De eigenaar beoordeelt of een werkruimte nog nodig is en IT zorgt voor de juiste inrichting, beveiliging en technische ondersteuning. Het helpt bovendien wanneer eigenaren automatisch een melding ontvangen zodra hun werkruimte langere tijd niet actief is geweest. Zo hoeven zij niet zelf voortdurend te controleren welke Teams en SharePoint-sites mogelijk opgeruimd moeten worden.
Het handmatig controleren van alle Teams en SharePoint-sites kost veel tijd, zeker wanneer je organisatie honderden werkruimtes heeft. Gelukkig hoef je dit niet allemaal handmatig te regelen. Met Workspace Assistant 365 helpt I4-YOU organisaties om meer structuur en controle aan te brengen in het beheer van Microsoft 365-werkruimtes. Door processen rondom het aanvragen, inrichten en beheren van werkruimtes te standaardiseren en waar mogelijk te automatiseren, wordt het beheer een stuk eenvoudiger.
Zo voorkom je dat nieuwe werkruimtes zonder duidelijke afspraken ontstaan en kun je lifecycle management onderdeel maken van een gestructureerde werkwijze. Van de eerste aanvraag tot het periodiek beoordelen van bestaande omgevingen.
Een overzichtelijke digitale werkplek ontstaat niet vanzelf. Daarvoor is meer nodig dan alleen een goede inrichting bij de start. Door ook aandacht te besteden aan het beheer, archiveren en verwijderen van werkruimtes, voorkom je dat Teams en SharePoint-sites zich blijven opstapelen.
Wil je meer grip krijgen op het beheer van jullie Microsoft 365-omgeving en voorkomen dat oude werkruimtes onbeheerd achterblijven? Ontdek wat Workspace Assistant 365 voor jouw organisatie kan betekenen of neem contact op voor persoonlijk advies. We denken graag met je mee!
