Provisioning is onder andere het automatisch aanmaken van sites en teams binnen Microsoft 365, waardoor structuur en overzicht gewaarborgd blijven. Zonder een goed provisioning-proces ontstaat al snel een wildgroei aan teams en SharePoint-sites, wat leidt tot een onoverzichtelijke werkomgeving.
Een veelgehoorde klacht van medewerkers is het werken in een onoverzichtelijke Microsoft 365-omgeving en de problemen die dit met zich meebrengt. Te veel teams of SharePoint-sites, documenten die moeilijk vindbaar zijn en als gevolg daarvan een daling in productiviteit. Dit is niet alleen frustrerend voor medewerkers, maar ook voor werkgevers.
Gelukkig is er een oplossing die deze problemen effectief oplost: Automatische provisioning!
Provisioning zorgt ervoor dat je Microsoft 365-omgeving niet alleen beter georganiseerd is, maar ook veiliger:
Door vooraf te bepalen wie toegang heeft tot wat, heb je altijd de juiste mensen in de juiste teams en documenten. Beheer van externe toegang: Bepaal van tevoren of, en hoe er samengewerkt wordt met gasten. Zo houd je externe toegang onder controle.
Bepaal van tevoren of, en hoe er samengewerkt wordt met gasten. Zo houd je externe toegang onder controle.
Stel voor elke site of elk team een bewaartermijn in voor documenten, afhankelijk van het type. Zo blijven je documenten altijd up-to-date en voldoen ze aan je bewaarbeleid.
Geef bij het aanmaken van een site of team aan of het om een vertrouwelijke omgeving gaat. Zo zorg je ervoor dat gevoelige informatie altijd goed beschermd is.
Een opgeruimde Microsoft 365-omgeving zorgt ervoor dat iedereen efficiënt kan werken. Hier is hoe provisioning daarbij helpt:
Teams en sites met een duidelijk einddoel (zoals projecten) krijgen van tevoren een einddatum. Na het verstrijken van deze datum worden ze automatisch gearchiveerd.
IT-beheerders kunnen in één oogopslag zien welk doel een site of team heeft. Dit maakt het beheer een stuk eenvoudiger.
Door goedkeuring voor nieuwe sites en Teams in te stellen, wordt de kans op dubbele Teams en sites aanzienlijk kleiner. Zo houdt de beheerder het overzicht over alles wat er in de organisatie wordt aangemaakt.
Medewerkers kunnen weliswaar nieuwe teams aanvragen, maar kunnen deze niet zelf aanmaken. Dit zorgt ervoor dat het aantal teams binnen de organisatie beperkt blijft.
Een overzichtelijke Microsoft 365-omgeving maakt het werken veel efficiënter. En provisioning speelt hierin een belangrijke rol:
Bepaal vooraf welke bibliotheken, kanalen en documenten beschikbaar moeten zijn per type template. Hierdoor is elke site van hetzelfde type altijd hetzelfde ingericht.
Medewerkers kunnen eenvoudig herkennen welk type team ze gebruiken, doordat de naamgeving en indeling altijd consistent zijn. Of ze nu voor project X of Y werken, de structuur blijft gelijk.
De versies van documenttemplates zijn eenvoudig bij te werken, zodat medewerkers altijd de meest actuele versie van de huisstijl tot hun beschikking hebben.
Wil je een veiligere, overzichtelijke en efficiëntere Microsoft 365-omgeving? Ontdek wat provisioning voor jouw organisatie kan betekenen.
Neem contact met ons op voor meer informatie!
