Documentmanagement
16 oktober 2025
Groeit de data op jouw Microsoft 365 tenant sneller dan je kunt bijhouden? Heb je te maken met wet- en regelgeving of wil je de storagekosten onder controle krijgen? Op deze pagina ontdek je hoe je als IT-admin een effectief beleid voor archiveren, bewaren en bewaartermijnen kunt opstellen binnen Microsoft 365. We laten je zien hoe tools zoals Microsoft 365 Archive en Purview jou helpen om je tenant overzichtelijk te houden, opslagkosten te verlagen en tegelijkertijd te voldoen aan compliance-eisen.
Veel IT-admins staan voor vergelijkbare uitdagingen als het gaat om data- en documentbeheer. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:
Er zijn steeds strengere eisen, zoals de NIS-2, DORA, de Archiefwet, BIO en AVG,
waaraan je als organisatie moet voldoen. Het kan een uitdaging zijn om deze verplichtingen effectief te integreren in je beheerstrategie.
Redundante, Oude en Triviale (ROT) data stapelt zich op. Eindgebruikers kunnen relevante informatie niet goed vinden door de overvloed aan verouderde/onbelangrijke documenten die hun zoekresultaten verstoren.
De snelgroeiende hoeveelheid data op SharePoint kan
uiteindelijk leiden tot hoge
kosten voor extra opslag-
capaciteit. Het beheren van deze kosten wordt steeds lastiger naarmate de data in volume
blijft toenemen.
Je wilt Copilot of andere AI-tools binnen je organisatie implementeren, maar hebt zorgen over wat er allemaal vindbaar is door onjuiste toegangsrechten. Dit kan risico’s met zich meebrengen voor de beveiliging en privacy van je gegevens.
Gelukkig zijn er krachtige tools beschikbaar zoals Microsoft Archive & Microsoft Purview om deze uitdagingen aan te pakken. Microsoft 365 Archive maakt het mogelijk om gegevens eenvoudig te verplaatsen naar goedkopere cold storage. Microsoft Purview biedt je de mogelijkheid om geavanceerde regels in te stellen die wet- en regelgeving rondom archivering en bewaartermijnen omzetten naar concrete acties.
Dit gaat verder dan alleen het verwijderen van data na verloop van tijd – je kunt ook belangrijke gegevens markeren als ‘record’, zodat ze niet per ongeluk verwijderd worden. Data Lifecycle Management en recordmanagement gaan hier hand in hand.
Verwijder Teams-chats automatisch precies één maand na verzending. Dit houdt je tenant netjes opgeruimd en voorkomt overbodige opslag.
Bewaar contractdocs vijf jaar als record, vanaf de einddatum van het contract. Vraag een verwijderbeoordeling voor het verwijderen van deze documenten.
Archiveer projectsites vijf jaar na de einddatum van het project in cold storage. Dit verlaagt opslagkosten, terwijl je gegevens bewaard blijven.
Bewaar e-mails zeven jaar en verwijder ze daarna automatisch. Dit helpt om de bewaartermijnen te respecteren zonder handmatige acties.
Verwijder sollicitantgegevens één maand na de sollicitatieprocedure, conform de AVG. Dit zorgt voor een efficiënte en veilige verwerking van sollicitantgegevens.
Door Microsoft Purview en Microsoft 365 Archive in te zetten, kun je data automatisch archiveren en/of verwijderen na verloop van tijd. Dit houdt je tenant overzichtelijk, je bespaart opslagkosten en zorgt ervoor dat gebruikers (en Copilot) minder irrelevante data tegenkomen. Daarnaast verklein je met een goed archiveringsbeleid het risico op datalekken: wat niet meer aanwezig is, kan ook niet meer ingezien, gelekt of gestolen worden.
En het voordeel is dat deze tools naadloos samenwerken met de platforms waar je gebruikers dagelijks mee werken: SharePoint, Teams, Outlook etc.
Wil je weten hoe jouw organisatie scoort op governance en compliance? Plan een scan en krijg direct inzicht. We brengen belangrijke gebieden in kaart, identificeren risico’s en geven praktische handvatten voor snelle verbeteringen.
Het inrichten van Microsoft Purview vereist zorgvuldige overweging. Wij bieden advies en ondersteuning bij het opzetten van een optimale inrichting. Daarnaast helpen we je met het verbeteren van je informatiearchitectuur, zodat je tenant ook in de toekomst overzichtelijk en goed beheersbaar blijft.
Heb je specifieke wensen die niet met de standaard Microsoft 365-functionaliteit op te lossen zijn? Wij zijn gespecialiseerd in het uitbreiden van SharePoint, Purview en M365 Archive, zodat deze tools optimaal ingezet kunnen worden om jouw omgeving schoon en efficiënt te houden.
