Documentmanagement

Kwaliteitsmanagement in SharePoint

Kwaliteitsmanagement in SharePoint

26 september 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant

Bo van der Linden

Microsoft 365 Business Consultant

Elke organisatie streeft naar het leveren van hoogwaardige producten en diensten. Toch hebben veel organisaties moeite om hun procedures, werkinstructies en formulieren voor deze werkzaamheden goed te organiseren, of zijn deze niet gemakkelijk toegankelijk voor medewerkers.

Dit heeft een grote impact op je organisatie, zowel op het gebied van prestatie als bij audits en externe controles. Daarom is het van groot belang dat elke organisatie die kwaliteit levert een kwaliteitsmanagementsysteem inzet.

SharePoint is uitermate geschikt voor het inrichten van een kwaliteitsmanagement systeem. Hiermee creëer je eenvoudig een goede basis met de belangrijkste functies die een kwaliteitsmanagementsysteem nodig heeft.

Documenten en informatie centraal opgeslagen en vindbaar in één omgeving

We hebben het er al vaker over gehad: de krachtige zoekfunctionaliteit van SharePoint. Hiermee kun je zoeken op verschillende niveaus, zowel in de titel van een document als in de inhoud ervan. Bovendien maakt het gebruik van metadata het mogelijk om organisatie-specifieke filters toe te voegen, zodat medewerkers nog makkelijker informatie kunnen terugvinden.

Zo kun je bijvoorbeeld prioriteit toekennen aan documenten of deze indelen op onderwerp of thema. In ons kwaliteitsmanagementsysteem is het daarnaast mogelijk om metadata toe te voegen die specifiek zijn afgestemd op certificeringen zoals ISO en PCI.

Veel organisaties maken al gebruik van Microsoft 365, bijvoorbeeld voor Teams of het intranet. Door ook het kwaliteitsmanagementsysteem onder te brengen in hetzelfde platform, is integreren met andere applicaties niet meer nodig: alle informatie is centraal beschikbaar op één plek.

De juiste toegang is zo geregeld

De toegang tot je kwaliteitsmanagementsysteem is eenvoudig te beheren, met makkelijk instelbare rollen voor gebruikers, beheerders en reviewers. Wil je tijdelijk een reviewer toewijzen? Geen probleem, 7 dagen na het versturen van het verzoek worden de rechten automatisch weer ingetrokken.

Zo blijft je kwaliteitsmanagementsysteem veilig en overzichtelijk, en voorkom je onnodige risico’s.

Bespaar tijd en verminder fouten met procesautomatisering

Ons doel is om overzicht te creëren voor jou en je medewerkers én om ze tijd te besparen. Dit doen we door veel voorkomende werkzaamheden te automatiseren. Bij kwaliteitsmanagement gaat dit vaak om het goedkeuren en reviewen van documenten. Door gebruik te maken van Power Automate voor het versturen van deze verzoeken, versnel je niet alleen het proces, maar wordt de voortgang ook automatisch bijgehouden voor audits. Je kunt zelf deadlines instellen voor documentreviews, bijvoorbeeld elke 6 maanden.

Vereist jouw bedrijfsproces dat medewerkers op de hoogte zijn van bepaalde documenten? Verstuur dan leesverzoeken, zodat je zeker weet dat zij de benodigde documenten hebben ontvangen en gelezen.

Traceerbaarheid door versiebeheer en audit trails

Voor externe controles is het van belang dat wijzigingen in kwaliteitsdocumenten worden bijgehouden en gemakkelijk terug te vinden zijn. Dat is beide mogelijk in SharePoint. Naast de automatische versiegeschiedenis, een standaard functionaliteit die zowel primaire als secundaire versies registreert, beschikt elk document in ons kwaliteitsmanagementsysteem over een audit trail. Hiermee volg je gemakkelijk de voortgang van het document.

Breid de training en ondersteuning van je medewerkers uit door SharePoint als kennisbank voor trainingsmateriaal en handleidingen in te zetten

Het is duidelijk dat SharePoint een veelzijdig platform is. Daarom raden we aan om er zoveel mogelijk uit te halen, bijvoorbeeld door naast je kwaliteitsmanagementsysteem ook een kennisbank op te zetten. Hiermee krijgen je medewerkers toegang tot trainingsmateriaal, video’s en handleidingen.

Gemakkelijke interne communicatie en samenwerking

Aangezien veel organisaties al vertrouwd zijn met oplossingen zoals Microsoft Teams, is het werken met SharePoint een logische volgende stap. Veel functionaliteiten komen namelijk overeen, waardoor de overgang soepel verloopt.

Als samenwerkingsplatform vergemakkelijkt Microsoft 365 interne communicatie en samenwerking aanzienlijk. Werk bijvoorbeeld tegelijkertijd samen aan documenten en gebruik Teams voor onderlinge communicatie. Deel makkelijk documenten zonder kopieën te maken of je werkomgeving te verlaten.

Conclusie

Een kwaliteitsmanagementsysteem kan binnen jouw organisatie dus echt niet missen. En werken jullie al met Microsoft 365, dan is SharePoint een laagdrempelige en relatief goedkope manier om dit te implementeren. En dankzij de sterke basis van het platform maakt is het hier uitermate geschikt voor.

Natuurlijk blijven de mogelijkheden om ons kwaliteitsmanagementsysteem te verbeteren zich uitbreiden. En met de kennis en ervaring die we inmiddels hebben opgedaan, kunnen we de oplossing blijven optimaliseren. Wil je de oplossing in actie zien? We laten je graag meer zien tijdens een live demo!

Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!

Wij maken gebruik van cookies

We gebruiken cookies om je ervaring op onze website te verbeteren. Door verder te gaan op onze website, accepteer je ons gebruik van cookies zoals beschreven in onze cookiebeleid.