26 augustus 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant
De paperclip in Outlook is bij iedereen wel bekend. Maar ken je ook al de knop voor delen? Die is nog veel handiger!
Een bijlage toevoegen aan de e-mail lijkt misschien handig, vooral omdat het iets is wat je de afgelopen jaren gewend bent te doen. Toch heb je hier vast ook wel eens de nadelen van ervaren. Bijvoorbeeld wanneer je een bijlage naar meerdere personen stuurt en daar input op wil krijgen; binnen de kortste keren heb je meerdere verschillende versies van hetzelfde document. Het wordt dan lastig om de juiste informatie eruit te halen.
Als je de knop voor delen gebruikt, heb je dit probleem niet. Je maakt namelijk geen kopie van het document maar nodigt de deelnemers uit om in jouw versie te werken. Zo weet je altijd zeker dat je in de juiste versie werkt en worden wijzigingen real-time doorgevoerd.
Is er een foutje gemaakt? Geen probleem! Dankzij de automatische versiegeschiedenis kun je gemakkelijk teruggaan naar een eerdere versie en daar verder werken.
1. Vanuit de documentenbibliotheek in SharePoint, Teams of OneDrive:
Ongeacht waar je documenten zijn opgeslagen in Microsoft 365, de deelknop is altijd zichtbaar. Met slechts 1 muisklik deel je eenvoudig een document met collega’s of zelfs externen.
2. Koppeling kopiëren:
Naast het delen kun je ook kiezen voor de optie “Koppeling kopiëren”. Hiermee genereer je een link die standaard werkt voor personen met bestaande toegang. Dit is handig als een collega op zoek is naar een specifiek document.
3. Vanuit het document:
Ook tijdens het werken in Word, Excel of PowerPoint heb je de mogelijkheid om een document te delen. Deze optie bevindt zich rechtsboven in je scherm en werkt op dezelfde manier als de bovenstaande afbeelding laat zien.
4. In een email:
Onder de paperclip vind je tegenwoordig niet alleen de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen, maar ook om een deellink te genereren. Klik op “Door weblocaties bladeren” om het juiste document in SharePoint of OneDrive te vinden. Zodra je het selecteert, wordt er automatisch een link van gemaakt in je e-mail.
Tip: Door met de rechtermuisknop op een deellink in de e-mail te klikken, kun je snel de huidige instellingen bekijken en aanpassen.
Kom je er niet uit of wil je meer van dit soort praktische tips? Dan ben je bij ons aan het juiste adres! Wij helpen je graag en geven je tips & tricks om je werk gemakkelijker te maken!
Ga het gesprek aan!
Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!
