Heeft jouw organisatie moeite om documenten goed te organiseren en op orde te houden? Vind je het lastig om snel de juiste informatie te vinden in SharePoint, Teams of OneDrive? En heb je ook nog te maken met wet- en regelgeving zoals de AVG, Archiefwet of NIS2?
Dan is het hoog tijd om grip te krijgen op je digitale informatie. Het juist archiveren, bewaren en toepassen van bewaartermijnen is essentieel voor elke organisatie die wil voldoen aan de steeds striktere governance- en compliance-eisen én tegelijkertijd medewerkers helpen om productiever te kunnen werken. In deze blog delen we vijf herkenbare uitdagingen én laten we zien hoe Microsoft 365 je hierbij kan ondersteunen.
Veel organisaties staan voor dezelfde uitdagingen als het gaat om het bewaren en archiveren van data binnen Microsoft 365. En dat terwijl dit een essentieel onderdeel is van je governance- en compliancebeleid. Veel voorkomende uitdagingen zijn bijvoorbeeld:
Gelukkig biedt Microsoft 365 genoeg functionaliteiten om deze uitdagingen aan te pakken. Tools zoals Microsoft 365 Archive en Microsoft Purview bieden geavanceerde mogelijkheden voor het archiveren van data en het instellen van bewaartermijnen en classificeren van data. Zo ligt de verantwoordelijkheid niet meer bij individuele medewerkers, en weet je zeker dat data zolang wordt bewaard als nodig is, en daarna automatisch wordt verwijderd of gearchiveerd.
Er zijn volop voorbeelden van hoe jouw organisatie kan profiteren van de mogelijkheden binnen Microsoft 365. Hieronder een aantal veelgebruikte toepassingen:
Door gebruik te maken van Microsoft 365 Archive en Microsoft Purview kun je data automatisch archiveren, classificeren en verwijderen. Dit zorgt voor een schonere en beter beheersbare tenant, lagere opslagkosten en een hogere vindbaarheid van relevante informatie voor gebruikers. Daarnaast verklein je met een goed archiveringsbeleid het risico op datalekken: wat niet meer aanwezig is, kan ook niet meer ingezien, gelekt of gestolen worden.
Het opzetten van een effectief beleid voor archiveren, bewaren en bewaartermijnen vraagt om een goede voorbereiding en een zorgvuldige implementatie. Wij ondersteunen je graag bij het opstellen én uitvoeren van dit beleid, geven graag advies over informatiearchitectuur en helpen je bij de inrichting van Microsoft Purview. Door onze ervaring met wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG, NIS2 en ISO27001 kunnen wij je optimaal ondersteunen, met een aanpak die past bij jouw organisatie én voldoet aan alle eisen.
Kortom: een solide beleid voor archiveren, bewaren en bewaartermijnen is onmisbaar voor elke organisatie die wil voldoen aan wet- en regelgeving én de productiviteit van medewerkers wil verbeteren.
Ben jij benieuwd hoe jouw organisatie er nu voor staat op het gebied van governance en compliance? Plan een scan en krijg direct inzicht. We brengen essentiële gebieden zoals archiveringsprocessen, bewaartermijnen en documentclassificatie in kaart, identificeren risico’s en verbeterpunten, en geven je praktische handvatten om governance en compliance snel en slim op orde te brengen.
