13 juni 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant
Je organisatie is meegesleept in de hype rondom Copilot en jullie willen graag profiteren van de voordelen en tijdsbesparingen die het biedt. Maar waar moet je beginnen?
Het aanschaffen en activeren van een licentie is zo gebeurd, maar wat als medewerkers ineens toegang krijgen tot gevoelige informatie, zoals het salaris van de CEO of de jaarcijfers die pas volgende maand bekendgemaakt zouden worden? En wat als Copilot verouderde documenten uit je omgeving als informatiebron gebruikt, waardoor je verkeerde informatie terugkrijgt? Copilot werkt namelijk net iets anders dan een gewone zoekbalk.
Maak je gebruik van de zoekbalk in SharePoint, dan is dat een passieve zoekactie. Je typt een zoekterm in en op basis daarvan krijg je een resultaat. Ook hier kan informatie tussen zitten die je eigenlijk niet zou mogen zien. Gelukkig zie je dit, door de hoeveelheid documenten, vaak niet direct en moet je eerst het document openen voordat je de gevoelige informatie te zien krijgt.
Voor velen een bekende situatie: Delve heeft een functie waarmee je documenten te zien krijgt die op relevantie zijn gebaseerd. Gebruikers raakten hierdoor in paniek, collega’s moeten dit toch helemaal niet kunnen zien? Nou, dus wel! Delve gebruikt een actieve zoekactie, die documenten toont gerelateerd aan jou als persoon en documenten waar jij rechten toe hebt.
Copilot maakt dit hele verhaal nóg een stukje ingewikkelder. Als het gaat om de zoekactie is het gelijk aan Delve en wordt er gebruikgemaakt van actieve zoekacties. De resultaten zijn echter geen documenten die de gebruiker zelf nog moet openen. In tegendeel, Copilot genereert de inhoud zelf en selecteert de meest relevante informatie. Hij doorzoekt razendsnel honderden documenten en haalt hier de beste informatie uit, ongeacht of dit voor jouw ogen bestemd is of niet!
Het succesvol implementeren van nieuwe technologieën, zoals Copilot, binnen een organisatie vraagt om zorgvuldige voorbereiding. Hier zijn enkele belangrijke stappen die je kunt nemen om je organisatie voor te bereiden op het effectieve gebruik van Copilot.
Je organisatie bevat ongetwijfeld een groot aantal werkruimten, verspreid over SharePoint, Teams en OneDrive. Het is van belang dat alleen relevante personen toegang hebben tot deze werkruimten.
Adoptie is cruciaal, niet alleen voor het gebruik van Copilot, maar ook voor veilig omgaan met data.
Toegangsrechten zijn belangrijk, maar databeveiliging mag je ook zeker niet vergeten. Documenten worden gedeeld, gemaild en geprint. Dit moet worden beperkt en in sommige gevallen zelfs voorkomen.
Datavervuiling is een veelvoorkomend probleem. Want hoe weet je tussen 15 versies nog de juiste versie te vinden? Ook Copilot is dan niet betrouwbaar, die ziet het onderscheid niet tussen versie 1.1 en 12.1 of kopieën die op verschillende locaties staan opgeslagen.
Je weet nu wat de risico’s zijn en wat je hier tegen kunt doen. Maar waar begin je en hoe weet je wat voor jou van toepassing is? Geen zorgen, wij zijn er om je te helpen!
Stap 1: We beginnen met een grondige analyse van jouw organisatiebehoeften en -risico’s. Welke bewaartermijnen moet jouw organisatie hanteren? Welke vertrouwelijke informatie wordt er binnen de organisatie verwerkt? Hoe worden teams en SharePoint-sites aangemaakt en wie draagt daarvoor de verantwoordelijkheid? Wie krijgt toegang? Hoe wordt omgegaan met (extern) delen? Allemaal vragen die we met elkaar gaan beantwoorden.
Stap 2: Vervolgens helpen we bij het opschonen van je werkomgeving. Om zeker te weten dat je Copilot resultaten kunt vertrouwen is een schone werkomgeving zonder datavervuiling nodig. We voeren scans uit die inzicht geven in dubbele versies en verouderde documenten.
Stap 3: Daarna richten we stapsgewijs jouw werkomgeving in. We beginnen op kleine schaal, bijvoorbeeld door het toepassen van bewaartermijnen en vertrouwelijkheid op siteniveau. Het is van belang dat werkdocumenten relevant en actueel blijven, terwijl andere documenten in het archief worden geplaatst of verwijderd.
Voor de inrichting maken we gebruik van Microsoft Purview, het security- en complianceplatform van Microsoft 365. Het doel is om zoveel mogelijk te automatiseren, waardoor we jouw medewerkers ontlasten en de kans op fouten verkleinen.
Wil je jouw organisatie voorbereiden op het effectieve gebruik van Copilot en de verborgen risico’s aanpakken? Neem dan nu contact met ons op voor een Copilot Starterpack en laat ons je helpen om jouw werkomgeving te optimaliseren en de volledige potentie van Copilot te benutten!
Ga het gesprek aan!
Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!
