De voordelen van Data Lifecycle Management in Microsoft 365

7 juni 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant

Bo van der Linden

Microsoft 365 Business Consultant

SharePoint, Teams en OneDrive zijn tegenwoordig niet meer weg te denken uit ons dagelijkse werkproces. Hoewel dit grote voordelen biedt, brengt het ook uitdagingen met zich mee. In dit tijdperk waarin data centraal staat, is het cruciaal om grip te krijgen op de levenscyclus van je documenten.

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers binnen de organisatie een consistente werkwijze hanteren, inclusief het gebruiken van de juiste huisstijl, document templates en werkafspraken? Hoe blijft de werkomgeving schoon en worden verouderde documenten goed gearchiveerd? En niet te vergeten, hoe voldoen we aan wet- en regelgeving zoals de AVG en de archiefwet?

Hoe helpt Data Lifecycle Management jouw organisatie?

Handmatige werkzaamheden zijn vaak tijdrovend en foutgevoelig. Een goed ingericht proces helpt je dus om tijd te besparen, maar ook om opslagkosten te verlagen. Hoe? Dat vertel ik je graag!

Automatische naleving van wet- en regelgeving: Retentiebeleid zorgt ervoor dat documenten automatisch worden bewaard en verwijderd volgens de geldende voorschriften.
Verbeterde productiviteit: Medewerkers werken in een opgeruimde omgeving waar verouderde documenten automatisch worden verwijderd, wat de productiviteit verhoogt.
Kostenbesparing: Door tijdig oude informatie te verwijderen, kunnen organisaties besparen op opslagruimte.
Veilige archivering: Documenten worden gearchiveerd binnen Microsoft 365, waardoor alles binnen dezelfde, beschermde omgeving blijft.
Schaalbare oplossingen: Data Lifecycle Management-oplossingen zijn beschikbaar binnen verschillende budgetten en worden aangepast aan de behoeften van de organisatie.

Provisioning: Efficiënte creatie van werkruimten

Provisioning is het automatisch creëren van SharePoint-sites of teams op basis van vooraf ingestelde templates waarin de specifieke eisen van de organisatie zijn vastgelegd. Denk aan standaard documentbibliotheken, documententemplates, huisstijl en governance-instellingen zoals bewaartermijnen en vertrouwelijkheid. Deze aanpak vereenvoudigt het proces van sitecreatie aanzienlijk, het aanvragen en aanmaken van een site kan voortaan in enkele stappen!

Voordelen:

Eenvoudige uitrol van sites
Met slechts één klik worden volledig geconfigureerde sites uitgerold volgens de wensen en eisen van de organisatie.
Automatische toepassing van beleid
Bewaartermijnen, vertrouwelijkheid, documenttemplates en toegangsrechten worden automatisch toegepast.
Zelfservice voor gebruikers
Laat gebruikers zelf teams aanmaken volgens de juiste richtlijnen, waardoor de IT-afdeling wordt ontlast.
Koppeling met andere systemen
Integreer provisioning met CRM- of ERP-systemen voor naadloze uitrol van sites.
Volledige integratie met Microsoft 365 en Azure
Provisioning wordt volledig ingericht binnen de bestaande infrastructuur.

Retentie & archivering 

Een doeltreffend retentiebeleid binnen Microsoft 365 garandeert naleving van wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbewaring, door de vaststelling van bewaartermijnen en verwijderingscriteria voor documenten. Microsoft Purview biedt de mogelijkheid om retentiebeleid toe te passen op diverse soorten inhoud, waaronder SharePoint sites en Teams-berichten. Organisaties kiezen tussen handmatige of automatische labeling en archiveringsopties, met keuze uit in-place-archivering of het creëren van een apart archief binnen SharePoint. Zo wordt het beheer van documenten en het handhaven van compliance naadloos geïntegreerd in de Microsoft 365-omgeving.

Conclusie

Door gebruik te maken van provisioning, retentie en archivering binnen Microsoft 365 optimaliseren organisaties hun data lifecycle management. Dit resulteert niet alleen in een geordende en compliant werkomgeving, maar ook in een efficiënter gebruik van resources en een verbeterde algehele productiviteit. Met de juiste tools en processen beheren organisaties hun gegevens effectief en bewegen ze mee met de steeds veranderende eisen van de digitale wereld.

Optimaliseer je data lifecycle management met behulp van onze Microsoft 365-expertise. Onze diepgaande kennis en ervaring helpen jouw data lifecycle mangement naar een hoger niveau. Benieuwd? Neem contact met ons op!

Passend It advies nodig?

Ga het gesprek aan!

Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!