Steeds meer organisaties die gebruikmaken van Microsoft 365 kiezen voor SharePoint als basis voor hun intranet. En dat is een goede keuze, want SharePoint is onderdeel van Microsoft 365 en maakt daarmee al deel uit van de digitale werkplek waar medewerkers dagelijks in werken. Dat brengt nogal wat voordelen met zich mee. Niet alleen voor medewerkers, maar ook voor IT, communicatie en finance.
Toch biedt standaard SharePoint niet voor iedere organisatie genoeg om volledig te voldoen aan de behoeften van een intranet. Dat is waar Fresh Intranet een uitkomst kan zijn. Fresh is een intranet add-on die bovenop SharePoint draait en functionaliteiten toevoegt die specifiek zijn ontwikkeld voor intranetgebruik. Zo krijg je een SharePoint Intranet dat makkelijker te beheren is en beter aansluit op de behoeften van de organisatie. In deze blog delen we 5 redenen waarom het een voordeel is dat Fresh Intranet draait in Microsoft 365 en wat het jou oplevert.
Wanneer je intranet draait op Microsoft 365, profiteer je automatisch van de sterke beveiliging en governance die het platform biedt. Microsoft investeert continu in beveiliging, compliance en databeheer. Denk aan toegangsbeheer, auditlogs, compliance-instellingen en uitgebreide mogelijkheden om data te beschermen. Omdat Fresh Intranet binnen deze omgeving draait, maakt het intranet direct gebruik van deze bestaande beveiligingsstructuur.
Dat betekent ook dat rechten eenvoudig kunnen worden gebaseerd op bestaande Microsoft 365-groepen en permissies. Informatie blijft daardoor alleen zichtbaar voor de juiste doelgroep en sluit aan op de governance die binnen de organisatie al is ingericht. Voor IT-afdelingen is dit een groot voordeel: het intranet vormt geen extra platform dat apart beveiligd moet worden, maar blijft onderdeel van de vertrouwde en goed beveiligde Microsoft 365-omgeving.
Een intranet dat draait op Microsoft 365 sluit naadloos aan op de digitale werkplek waar medewerkers al dagelijks in werken. Veel medewerkers gebruiken Microsoft Teams, Outlook, OneDrive en SharePoint voor hun dagelijkse werkzaamheden. Wanneer het intranetonderdeel is van diezelfde omgeving, voelt het meteen herkenbaar en vertrouwd. Medewerkers hoeven geen nieuw platform te leren kennen, geen extra accounts te gebruiken en niet te schakelen tussen verschillende systemen.
Daarnaast kan het intranet ook eenvoudig worden geïntegreerd in Microsoft Teams. Zo kunnen medewerkers het intranet direct openen vanuit Teams, de plek waar veel organisaties toch al samenwerken en communiceren. Nieuwsberichten of belangrijke updates kunnen bovendien meldingen sturen naar Teams, maar ook via Outlook. Het intranet wordt daarmee niet alleen een plek waar informatie staat, maar een actief onderdeel van de dagelijkse digitale werkplek.
Door SharePoint als basis voor het intranet te gebruiken, haal je meer waarde uit de bestaande Microsoft 365 licentie. In plaats van een volledig nieuw intranetplatform te introduceren, bouw je verder op technologie die al binnen de organisatie aanwezig is en waar medewerkers al dagelijks mee werken.
Fresh Intranet voegt extra intranetfunctionaliteiten toe die standaard in SharePoint vaak beperkt zijn. Denk aan betere mogelijkheden voor interne communicatie, gerichte content voor specifieke doelgroepen en een intranet dat overzichtelijk en gebruiksvriendelijk blijft voor medewerkers. Zo benut je de kracht van Microsoft 365 optimaal, terwijl je tegelijkertijd een intranet creëert dat beter aansluit bij de behoeften van de organisatie.
Een ander belangrijk voordeel is dat alle intranetdata binnen je eigen Microsoft 365-omgeving blijft. Omdat Fresh Intranet bovenop SharePoint draait, worden pagina’s, nieuwsberichten, documenten en andere content gewoon opgeslagen binnen je eigen Microsoft 365-tenant. De informatie wordt dus niet opgeslagen op een ‘extern’ platform of in een aparte omgeving buiten Microsoft 365.
Dat geeft organisaties meer controle over hun data. Je weet precies waar informatie staat en welke beveiligings- en compliance-instellingen daarop van toepassing zijn. Voor organisaties die waarde hechten aan databeheer, privacy en compliance is dat een belangrijk voordeel.
Een veelgehoorde uitdaging bij een standaard SharePoint Intranet is dat communicatieafdelingen vaak afhankelijk zijn van IT voor aanpassingen. Denk aan het aanpassen van navigatie, het maken van nieuwe pagina’s of het wijzigen van onderdelen op het intranet. Daardoor hebben communicatiemedewerkers niet altijd het gevoel dat ze het intranet zelf eenvoudig kunnen beheren.
Fresh Intranet voegt functionaliteiten toe die het beheer juist toegankelijker maken voor communicatiemedewerkers. Met duidelijke templates, overzichtelijke beheeropties en gebruiksvriendelijke tools kunnen communicatiemedewerkers zelf content publiceren, pagina’s aanpassen en de structuur van het intranet beheren. Daardoor blijft het intranet actueel en relevant, zonder dat voor iedere wijziging technische kennis of ondersteuning van IT nodig is.
Het grote voordeel van een intranet dat draait op Microsoft 365 is dat het aansluit bij de behoeften van verschillende afdelingen binnen de organisatie. Voor IT blijft het intranet onderdeel van de bestaande architectuur en beveiliging van Microsoft 365. Voor finance betekent het dat bestaande licenties optimaal worden benut en er geen extra platform nodig is. En voor communicatie zorgt Fresh Intranet ervoor dat het intranet makkelijker te beheren is en beter ingezet kan worden voor interne communicatie. Een win-win op alle fronten!
