20 juni 2024 • Bo • Microsoft 365 Business Consultant
Veel bedrijven verwerken informatie nog handmatig. Neem bijvoorbeeld de financiële afdeling; er komt een factuur binnen via de mail, een medewerker opent de mail, download het document uit de mail om het vervolgens op de juiste plek op te slaan. Heeft deze medewerker later nog extra informatie nodig uit de factuur dan moet het document opnieuw geopend worden om de inhoud te bekijken.
Het kost nogal wat tijd en handmatige handelingen. Maar wist je dat dit proces een stuk sneller en efficiënter kan zonder tussenkomst van medewerkers? Met behulp van SharePoint Premium en AI wordt dit namelijk een stuk makkelijker!
Met SharePoint Premium train je AI om de juiste informatie in een document automatisch te herkennen en toe te voegen als metadata. Dit gebeurt allemaal zonder tussenkomst van een medewerker. Hierdoor wordt tijd bespaard en de kans op fouten verminderd.
Voeg eenvoudig een elektronische handtekening toe met SharePoint eSignature of automatiseer documentstromen door regels vast te leggen in de documenten bibliotheek. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces en voorkomt vertragingen.
Toegangsrechten zijn belangrijk, maar databeveiliging mag je ook zeker niet vergeten. Documenten worden gedeeld, gemaild en geprint. Dit moet worden beperkt en in sommige gevallen zelfs voorkomen.
Het trainen van een model of het toevoegen van een nieuw template in SharePoint Premium is eenvoudig en vereist geen specifieke kennis. In een paar stappen is het geregeld.
Al je data blijft binnen je eigen Microsoft 365-tenant, waar het beschermd wordt door de uitgebreide security en compliance-opties van het Microsoft-platform.
Situatie 1: De afdeling Inkoop ontvangt dagelijks grote hoeveelheden orders, zij moeten hier handmatig de juiste ordergegevens uit halen. Hoe kunnen je dit proces automatiseren?
Door gebruik te maken van verwerkingsmodellen in SharePoint Premium, train je AI om de juiste informatie uit een document te halen. Medewerkers hoeven het document alleen in de juiste documentenbibliotheek te plaatsen en de rest gaat vanzelf.
De metadata uit het document wordt in extra kolommen naast het document weergegeven, waardoor het heel makkelijk is om informatie te vinden en te filteren. Medewerkers hoeven het document niet meer te openen om belangrijke informatie te bekijken. Bovendien kun je het proces nog meer stroomlijnen door goedkeuringen of digitale handtekeningen in te stellen of door regels te maken die waarschuwingen versturen (bijvoorbeeld bij het toevoegen van een nieuw document).
Situatie 2: Personeelszaken moet elke maand een grote hoeveelheid contracten genereren en de juiste medewerkersgegevens invullen. Hoe versnel je dit proces?
Contracten en andere overeenkomsten zijn vaak standaard documenten waar steeds dezelfde informatie ingevuld moet worden. In veel gevallen gaat dit nog handmatig, medewerkers kopiëren een ouder document en maken in dit document vervolgens de aanpassingen. Dit is foutgevoelig en tijdrovend. Misschien heb je het wel eens meegemaakt dat een contract per ongeluk overschreven werd of dat er nog ergens een andere klantnaam stond. Dat wil je niet!
Met SharePoint Premium content assembly worden templates gemaakt met vastgelegde kolommen. De gekozen inhoud komt uit een SharePoint-lijst of van beheerde metadata en wordt gekoppeld met bijvoorbeeld een HR-systeem.
Na het invullen van de benodigde kolommen genereer je het document. De ingevulde informatie wordt als extra metadata naast het document opgeslagen en is inzichtelijk ook zonder het document te hoeven openen.
Situatie 3: Financiële medewerkers ontvangen grote hoeveelheden declaraties en verwerken deze. Hoe haal je hier snel de juiste informatie uit?
Maak gebruik van het speciale verwerkingsmodel voor aankoopbonnen of train een eigen model. Het enige wat de financiële afdeling nog hoeft te doen is de bonnen verzamelen en te (laten) uploaden, het AI-model doet de rest. De juiste informatie wordt uitgelezen vanaf de bon, ongeacht of deze digitaal is aangeleverd, gescand of via een foto is ingediend.
Naast de aankoopbonnen verschijnt de juiste informatie vanzelf in de betreffende kolommen. Denk bijvoorbeeld aan het aankoopbedrag, BTW, datum, tijdstip van aankoop en de plaats van aankoop.
Situatie 4: Mijn organisatie slaat grote hoeveelheden foto’s op als naslagwerk voor het keuren van objecten. Hoe breng je hier structuur in aan?
De Image tagger van SharePoint Premium gebruikt AI om nuttige informatie uit afbeeldingen te halen. Deze informatie wordt toegevoegd in een aparte kolom, waarop vervolgens gezocht en gefilterd kan worden. De tags worden centraal opgeslagen en beheerd, zodat de gebruikte tags door de gehele SharePoint omgeving gelijk blijven.
Met SharePoint Premium documentverwerking wordt handmatig werk verminderd, processen gestroomlijnd en de efficiëntie verhoogd, terwijl de veiligheid van je data gewaarborgd blijft. Wil jij SharePoint Premium gebruiken, maar weet je niet waar je moet beginnen? Neem contact op, wij helpen je graag!
Ga het gesprek aan!
Loop je vast met een IT-uitdaging en wil je sparren met onze experts om samen een passende oplossing en aanpak te vinden? Neem contact op om jouw vraagstuk aan te pakken!
