De populariteit van Microsoft SharePoint als intranet groeit hard. Organisaties werken al dagelijks in Microsoft 365 en willen daarom zoveel mogelijk binnen die vertrouwde omgeving blijven. Dat heeft meerdere voordelen. Medewerkers hoeven niet meer te schakelen tussen verschillende systemen, informatie blijft binnen dezelfde beveiligde omgeving en organisaties halen meer waarde uit de al aanwezige Microsoft-licenties.
Voor IT is dit een logische keuze, terwijl communicatie soms nog twijfels heeft. Met name als het gaat om beheer, branding, vindbaarheid en de mogelijkheden om medewerkers echt gericht te bereiken. Toch vormt standaard SharePoint voor veel organisaties een sterke basis voor een intranet. Maar wil je meer halen uit interne communicatie, contentbeheer en medewerkersbetrokkenheid, dan kan Fresh Intranet een waardevolle aanvulling zijn.
In deze blog kijken we wanneer standaard SharePoint voldoende is en wanneer een oplossing zoals Fresh Intranet juist beter aansluit. Ook nemen we de voordelen, nadelen en verschillen tussen beide oplossingen mee.
Voor je een keuze maakt, is het goed om de vraag te stellen: wat is het doel van ons intranet? Is het vooral bedoeld als centrale plek voor documenten, nieuws en praktische informatie? Of moet het ook actief bijdragen aan communicatie, betrokkenheid en kennisdeling? Ook de organisatie erachter speelt een grote rol. Wie gaat het intranet beheren? Is er een communicatieafdeling die regelmatig content publiceert en campagnes wil draaien? Of ligt het beheer bij IT en moet het intranet vooral overzichtelijk en simpel blijven?
Voor organisaties waarbij de wensen rondom het intranet relatief overzichtelijk zijn, kan standaard Microsoft SharePoint al voldoende zijn. Zeker wanneer er geen uitgebreide wensen zijn rondom interne communicatie, branding of doelgroepgerichte content en het intranet niet dagelijks actief beheerd gaat worden.
De voordelen van standaard SharePoint
Voor organisaties die een intranet zoeken dat overzichtelijk, betrouwbaar en goed geïntegreerd is binnen Microsoft 365, biedt standaard Microsoft SharePoint veel voordelen.
De nadelen van standaard SharePoint
Zodra communicatie, betrokkenheid en gebruiksgemak een grotere rol gaan spelen, lopen organisaties soms tegen beperkingen aan.
Niet iedere organisatie heeft direct behoefte aan een uitgebreide intranetoplossing zoals Fresh Intranet. Soms voldoet standaard SharePoint grotendeels, maar ontstaan er toch aanvullende wensen. In dat geval kiezen organisaties er regelmatig voor om SharePoint stap voor stap uit te breiden. Denk aan oplossingen binnen de Viva Suite, zoals Microsoft Viva Connections voor een centralere medewerkerservaring of Microsoft Viva Engage voor meer interactie en communityvorming. Ook maatwerk wordt vaak ingezet om specifieke functionaliteiten toe te voegen die standaard ontbreken.
Dat kan een interessante oplossing zijn voor organisaties die merken dat standaard SharePoint nét iets tekortschiet, maar waarbij de behoefte aan extra functionaliteiten nog relatief gericht is. Zo kun je SharePoint uitbreiden op specifieke onderdelen die op dat moment belangrijk zijn voor de organisatie.
De voordelen van uitbreiden binnen SharePoint
Het uitbreiden van SharePoint met aanvullende oplossingen of maatwerk biedt organisaties meer flexibiliteit om specifieke wensen en functionaliteiten toe te voegen.
De nadelen van uitbreiden binnen SharePoint
Tegelijkertijd brengt deze aanpak ook extra beheer en afhankelijkheden met zich mee, vooral wanneer meerdere uitbreidingen worden gecombineerd.
Wil je echt alles uit Microsoft SharePoint halen en wil je wegblijven van maatwerk? Dan is Fresh Intranet een sterke keuze. Vooral voor organisaties waar interne communicatie een belangrijke rol speelt en het intranet meer moet zijn dan alleen een plek voor nieuws en informatie.
Waar standaard Microsoft SharePoint een sterke basis biedt, bouwt Fresh Intranet verder waar SharePoint stopt. Vooral op onderdelen zoals gerichte communicatie, gebruiksvriendelijkheid, AI en contentbeheer. Denk aan uitgebreidere brandingmogelijkheden, slimmer contentbeheer, doelgroepgerichte communicatie, nieuwsbrieven, notificaties en uitgebreide analytics en inzichten in hoe content daadwerkelijk wordt gebruikt.
Daarnaast speelt AI een steeds grotere rol binnen intranetomgevingen. Fresh ondersteunt dit met slimme zoekfunctionaliteiten en AI-ondersteuning voor content en vindbaarheid. Hierdoor vinden medewerkers sneller de juiste informatie en wordt het intranet actiever gebruikt als communicatieplatform in plaats van alleen als een plek waar informatie staat.
De voordelen van Fresh Intranet
Fresh combineert alle voordelen van standaard Microsoft SharePoint, zoals werken binnen de vertrouwde Microsoft 365-omgeving, centraal beheer en het benutten van bestaande Microsoft-licenties, met extra functionaliteiten die gericht zijn op communicatie, adoptie en gebruiksgemak.
De nadelen van Fresh Intranet
Fresh biedt veel extra mogelijkheden, maar het is wel belangrijk om goed te kijken of deze ook echt aansluiten op de wensen en doelen van de organisatie.
Er is geen standaard antwoord op de vraag welk intranet het beste is; dit hangt volledig af van jullie organisatie, doelen en manier van werken. Voor sommige organisaties biedt standaard Microsoft SharePoint alles wat nodig is om medewerkers goed te informeren en samen te werken binnen Microsoft 365. Andere organisaties merken juist dat er behoefte ontstaat aan meer communicatiefunctionaliteiten, betere vindbaarheid, gerichtere communicatie en meer gebruiksgemak. Dan is het de aanvullende investering in Fresh licenties het overwegen waard.
Ook een tussenstap met uitbreidingen of maatwerk kan in sommige situaties goed aansluiten. Het belangrijkste is vooral dat het intranet past bij de manier waarop jullie organisatie werkt én bij de mensen die ermee moeten werken.
Welke richting het ook wordt, wij helpen graag bij het maken van die keuze. Of het nu gaat om een sterk ingericht standaard SharePoint intranet, aanvullende uitbreidingen of een volledig Fresh Intranet, we denken mee over wat het beste aansluit bij jullie organisatie. Daarnaast begeleiden we niet alleen het keuzeproces, maar ondersteunen we ook bij de inrichting, implementatie en verdere doorontwikkeling van het intranet.
