Binnen Microsoft 365 is het eenvoudig om een nieuwe Microsoft Teams-omgeving of SharePoint-site aan te maken. Maar in de praktijk zien we dat deze vrijheid ook uitdagingen met zich meebrengt. Nieuwe Teams en SharePoint-sites worden vaak ad hoc aangemaakt, zonder vaste structuur of duidelijke afspraken. Daardoor ontstaat er al snel een omgeving met onduidelijke namen, dubbele workspaces en toegangsrechten die niet goed zijn ingericht. Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten.
In deze blog lees je hoe automatische workspace-creatie helpt om structuur aan te brengen in Microsoft 365, waarom dit veel tijd bespaart en hoe oplossingen zoals Workspace Assistant 365 organisaties helpen om governance en compliance direct goed in te richten.
In veel organisaties kunnen medewerkers zelf Teams of SharePoint-sites aanmaken. Dat lijkt efficiënt, maar zonder duidelijke structuur kan het snel onoverzichtelijk worden.
Veelvoorkomende situaties zijn bijvoorbeeld:
Wanneer er meerdere Teams bestaan met vergelijkbare namen, wordt het lastig om snel te zien welke omgeving de juiste is. Medewerkers gaan dan vaak in de verkeerde omgeving werken of informatie op meerdere plekken opslaan.
Als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een Team of SharePoint-site, blijft beheer vaak liggen. Toegangsrechten worden niet meer gecontroleerd en oude informatie blijft toegankelijk terwijl dat eigenlijk niet meer nodig is.
Wanneer elke workspace anders is ingericht, moeten medewerkers telkens opnieuw uitzoeken waar documenten staan. Dat kost tijd en maakt samenwerken minder efficiënt.
Wanneer toegangsrechten handmatig worden ingesteld, is de kans groter dat rechten te breed worden gegeven of dat belangrijke beveiligingsinstellingen niet worden toegepast. Dat kan risico’s opleveren voor data en privacy.
Hierdoor wordt het lastiger om informatie terug te vinden en neemt de druk op IT toe. IT-teams besteden vaak veel tijd aan het handmatig aanmaken van workspaces, het aanpassen van instellingen en het opruimen van omgevingen die in de loop van de tijd zijn gegroeid. Daarbij gaat het vaak om workspaces die verouderd zijn, niet meer actief worden gebruikt of eigenlijk niet meer nodig zijn, maar wel blijven bestaan.
Om deze problemen te voorkomen kiezen steeds meer organisaties ervoor om het aanmaken van Teams en SharePoint-sites te standaardiseren en automatiseren. In plaats van dat medewerkers zelf een workspace met eigen instellingen aanmaken, gebeurt dit via een gecontroleerd proces. Dat gaat als volgt:
Een medewerker vraagt een nieuwe workspace aan. Bijvoorbeeld via een formulier of aanvraagportal binnen Microsoft 365.
De aanvraag wordt ter goedkeuring voorgelegd. De juiste persoon, zoals een manager of workspace-eigenaar, krijgt automatisch een melding om de aanvraag te controleren en goed te keuren.
De workspace wordt automatisch aangemaakt. Het nieuwe Team of de SharePoint-site wordt ingericht volgens een vast template, inclusief naamgeving, structuur en toegangsrechten.
Op deze manier ontstaat er vanaf het begin een consistente inrichting. Elke workspace volgt dezelfde structuur en belangrijke instellingen rondom governance en compliance worden direct toegepast. Hierdoor blijft je Microsoft 365-omgeving overzichtelijk en beheersbaar, ook wanneer het aantal workspaces groeit.
Workspace Assistant 365 is ontwikkeld om het aanvragen, aanmaken en beheren van workspaces binnen Microsoft 365 te automatiseren. In plaats van dat Teams en SharePoint-sites handmatig worden aangemaakt, verloopt dit proces via een gecontroleerde workflow. Medewerkers kunnen eenvoudig een nieuwe workspace aanvragen, waarna Workspace Assistant 365 zorgt voor de juiste inrichting.
Bij het aanmaken van een nieuwe workspace worden automatisch de juiste instellingen toegepast. Denk aan vaste naamgeving, een vooraf ingerichte structuur van documentbibliotheken of Teams-kanalen en de juiste toegangsrechten. Ook kunnen classificaties, retentiebeleid of andere governance-instellingen direct worden toegevoegd. Daardoor wordt elke workspace vanaf het begin volgens dezelfde afspraken ingericht.
Dit zorgt niet alleen voor een consistente digitale werkplek, maar voorkomt ook dat IT handmatig elke nieuwe workspace moet inrichten. Tegelijkertijd blijft er controle over hoe nieuwe Teams en SharePoint-sites ontstaan binnen de organisatie. Daardoor groeit de Microsoft 365-omgeving op een gestructureerde manier, zonder dat flexibiliteit voor medewerkers verloren gaat.
Een belangrijk voordeel van automatische workspace-creatie is dat governance en compliance vanaf het begin onderdeel zijn van het proces. In plaats van achteraf te controleren of een Team of SharePoint-site correct is ingericht, worden belangrijke instellingen automatisch toegepast wanneer de workspace wordt aangemaakt.
Denk bijvoorbeeld aan classificaties van informatie, bewaartermijnen voor documenten en duidelijk eigenaarschap van workspaces. Zo wordt elke nieuwe omgeving volgens dezelfde afspraken ingericht en blijft de Microsoft 365-omgeving beter beheersbaar.
Het handmatig aanmaken van Teams en SharePoint-sites lijkt toegankelijk , maar leidt in de praktijk vaak tot verschillende structuren, onduidelijke rechten en extra beheerwerk voor IT, met alle gevolgen van dien. Door workspace-creatie te automatiseren ontstaat er vanaf het begin een duidelijke en consistente inrichting, waardoor fouten worden voorkomen en workspaces eenvoudiger te beheren blijven.
Met Workspace Assistant 365 kunnen organisaties het aanvragen, aanmaken en beheren van workspaces binnen Microsoft 365 automatiseren. Nieuwe Teams en SharePoint-sites worden automatisch ingericht volgens de afspraken van de organisatie. Zo besparen organisaties tijd, worden fouten voorkomen en blijft de digitale werkplek overzichtelijk en beheersbaar.
