Microsoft 365 is voor veel organisaties de plek waar dagelijks wordt samengewerkt, documenten gedeeld en informatie wordt opgeslagen. Documenten staan in SharePoint en OneDrive, communicatie loopt via Teams en e-mail, en steeds meer processen draaien volledig digitaal. Daarmee is Microsoft 365 ook een belangrijk onderdeel van hoe organisaties omgaan met informatie, data en beveiliging.
Dat betekent dat wet- en regelgeving zoals de AVG, NIS2 en de Archiefwet niet alleen gaan over beleid of juridische documenten, maar direct invloed hebben op hoe je Microsoft 365-omgeving is ingericht. Denk aan toegangsrechten, bewaartermijnen, archivering en het beheren van Teams en SharePoint-sites.
In deze blog lees je wat NIS2, AVG en de Archiefwet in de praktijk betekenen voor je Microsoft 365-omgeving en waarom governance en een goede inrichting een must zijn.
De NIS2-richtlijn is Europese wetgeving die organisaties verplicht om hun digitale weerbaarheid en cybersecurity beter te organiseren. De richtlijn richt zich vooral op essentiële processen en stelt hoge eisen aan risicobeheer, beveiligingsmaatregelen en incidentmeldingen.
Wat betekent dit concreet voor je Microsoft 365 omgeving?
Voor Microsoft 365 betekent het dat organisaties beter moeten kunnen aantonen hoe data wordt beschermd, wie toegang heeft tot systemen en hoe risico’s worden beheerd. In de praktijk gaat het hier vaak mis wanneer toegangsrechten te breed zijn ingesteld, wanneer er weinig overzicht is over Teams en SharePoint-sites of wanneer beveiligingsinstellingen per workspace verschillen. Zonder duidelijke governance wordt het lastig om controle te houden over toegang tot informatie en systemen.
Wat levert het op als je dit goed inricht?
Een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving helpt je om deze risico’s te beperken. Door duidelijke structuur, toegangsbeheer en lifecycle management toe te passen, ontstaat er meer controle over data en wordt het eenvoudiger om te voldoen aan de eisen rondom cybersecurity en risicobeheer.
De Archiefwet richt zich op het beheren, bewaren en archiveren van informatie binnen organisaties, met name binnen de overheid en publieke sector. De wet verplicht organisaties om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en op het juiste moment te archiveren of te vernietigen.
Wat betekent dit concreet voor je Microsoft 365 omgeving?
Binnen Microsoft 365 ontstaat hier vaak een uitdaging. Documenten worden opgeslagen in Teams, SharePoint en OneDrive, maar zonder duidelijke afspraken over bewaartermijnen of archivering blijft informatie vaak onbeperkt bestaan. Daardoor ontstaat er een groeiende hoeveelheid data zonder duidelijk overzicht.
Wat levert het op als je dit goed inricht?
Door bewaartermijnen, archivering en lifecycle management goed in te richten, blijft informatie beter beheersbaar. Automatische retentie en archivering zorgen ervoor dat documenten op het juiste moment worden bewaard, gearchiveerd of verwijderd. Daarmee sluit de inrichting van Microsoft 365 beter aan op de eisen van de Archiefwet.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt regels voor het verwerken en beschermen van persoonsgegevens. Organisaties moeten kunnen aantonen dat persoonsgegevens veilig worden opgeslagen, alleen toegankelijk zijn voor de juiste personen en niet langer worden bewaard dan nodig is.
Wat betekent dit concreet voor je Microsoft 365 omgeving?
In Microsoft 365 ontstaat vaak een risico wanneer documenten met persoonsgegevens te breed worden gedeeld of wanneer het niet duidelijk is wie toegang heeft tot bepaalde informatie. Denk bijvoorbeeld aan HR-documenten, contracten of klantgegevens die in Teams of SharePoint worden opgeslagen.
Wat levert het op als je dit goed inricht?
Door toegangsrechten, classificatie en bewaartermijnen goed in te richten, kunnen organisaties beter controleren hoe persoonsgegevens worden opgeslagen en gebruikt. Dat maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de AVG en om risico’s rondom privacy en datalekken te verkleinen.
De drie wetten hebben ieder een andere focus, maar raken in Microsoft 365 uiteindelijk dezelfde onderdelen: inzicht in data, controle over toegangsrechten en duidelijke afspraken over bewaren en archiveren. Zonder duidelijke governance groeit een Microsoft 365-omgeving al snel uit tot een verzameling van losse Teams, SharePoint-sites en documenten, waardoor het lastig wordt om overzicht te houden en aan wet- en regelgeving te voldoen.
Door governance goed in te richten ontstaat er meer structuur en controle. Denk aan duidelijke regels voor het aanmaken van workspaces, het beheren van toegangsrechten en het toepassen van bewaartermijnen en archivering. Oplossingen zoals Workspace Assistant 365 kunnen daarbij helpen door het aanmaken en beheren van Teams en SharePoint-sites te automatiseren, waardoor governance en compliance direct onderdeel worden van de inrichting van de omgeving.
Wil je weten hoe jouw Microsoft 365-omgeving er op dit moment voor staat? Met onze Governance & Compliance scan brengen we in kaart waar mogelijke risico’s zitten en welke stappen nodig zijn om je omgeving beter te structureren en klaar te maken voor wet- en regelgeving zoals NIS2, de AVG en de Archiefwet.
