AI-tools zoals Microsoft Copilot ontwikkelen zich razendsnel en organisaties willen dit graag benutten om sneller te werken, kennis beter te benutten en medewerkers te ondersteunen bij dagelijkse taken. Van het samenvatten van documenten tot het analyseren van informatie en het schrijven van e-mails. Het kan dagelijkse taken uit handen nemen en daarmee flink wat tijd besparen voor medewerkers.
Tegelijkertijd brengt deze ontwikkeling ook een belangrijke vraag met zich mee: is je organisatie wel klaar om met Copilot te werken? Copilot haalt zijn informatie namelijk rechtstreeks uit je Microsoft 365-omgeving. Documenten, Teams-chats, SharePoint-sites, e-mails en andere data vormen samen de basis voor de antwoorden die Copilot geeft. Wanneer de structuur van informatie of toegangsrechten niet goed zijn ingericht, kan Copilot ook informatie tonen die eigenlijk niet voor iedereen bedoeld is.
In deze blog lees je waarom een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving onmisbaar is voordat je Copilot inzet, welke risico’s ontstaan als governance en compliance niet op orde zijn en wat het oplevert als die basis wel goed staat.
De kracht van Copilot is dat het volledig geïntegreerd is in je Microsoft 365-omgeving. Daardoor kan Copilot informatie uit verschillende plekken binnen je digitale werkplek combineren. Denk aan documenten in SharePoint, bestanden in OneDrive, gesprekken in Teams en informatie uit e-mails. Dit maakt het mogelijk om sneller inzichten te krijgen, documenten samen te vatten of informatie te vinden zonder zelf door verschillende systemen te hoeven zoeken.
Tegelijkertijd betekent dit ook dat Copilot gebruikmaakt van de data die al beschikbaar is in je Microsoft 365-omgeving. De antwoorden die Copilot geeft zijn gebaseerd op de informatie waar een medewerker toegang toe heeft. Daarom is het belangrijk dat de structuur van informatie en toegangsrechten binnen Microsoft 365 goed zijn ingericht.
Wanneer organisaties starten met Copilot zonder eerst naar governance en compliance te kijken, worden bestaande problemen in de Microsoft 365-omgeving vaak sneller zichtbaar. Als die informatie niet goed is georganiseerd of toegangsrechten niet kloppen, kan dat onverwachte situaties opleveren. Denk aan:
Documenten of SharePoint-sites worden vaak met grotere groepen gedeeld. Wanneer deze rechten later niet worden aangepast, blijven medewerkers toegang houden tot informatie die eigenlijk niet meer voor hen bedoeld is. Copilot kan deze informatie vervolgens ook gebruiken in antwoorden, waardoor medewerkers inzicht krijgen in documenten waar ze normaal niet naar zouden zoeken.
Contracten, financiële gegevens of HR-documenten staan soms opgeslagen op plekken waar meerdere medewerkers toegang toe hebben, zoals algemene Teams-kanalen of gedeelde documentbibliotheken. Wanneer Copilot deze informatie gebruikt, kan gevoelige data sneller naar voren komen in antwoorden of samenvattingen.
In Microsoft 365 blijven documenten, Teams of SharePoint-sites vaak bestaan, ook wanneer ze niet meer actief worden gebruikt. Daardoor blijft informatie toegankelijk terwijl deze eigenlijk niet meer relevant is. Copilot kan deze informatie alsnog meenemen in antwoorden, waardoor verouderde of achterhaalde informatie opnieuw zichtbaar wordt.
Om deze risico’s te voorkomen is het belangrijk dat governance en compliance binnen Microsoft 365 goed zijn ingericht voordat Copilot wordt gebruikt. Hierbij gaat het voornamelijk om duidelijke afspraken en structuur rondom informatiebeheer: waar documenten worden opgeslagen, wie toegang heeft tot welke data en hoe samenwerkingsomgevingen worden beheerd.
Dat betekent bijvoorbeeld dat SharePoint- en Teams-omgevingen logisch zijn ingericht, dat toegangsrechten regelmatig worden gecontroleerd en dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor bepaalde informatie. Ook speelt compliance een rol. Organisaties moeten rekening houden met wet- en regelgeving zoals de AVG, NIS2 of de Archiefwet, die eisen stellen aan hoe data wordt opgeslagen, beschermd en beheerd.
Wanneer governance en compliance goed zijn ingericht, ontstaat er meer controle over de Microsoft 365-omgeving. Informatie staat op de juiste plek, toegangsrechten zijn duidelijk en gevoelige data wordt beter beschermd.
Wanneer governance en compliance goed op orde zijn, kan Copilot juist veel waarde toevoegen aan de digitale werkomgeving. Medewerkers kunnen sneller de juiste informatie vinden, documenten beter begrijpen en kennis uit verschillende bronnen combineren. Omdat de structuur van de omgeving klopt, zijn de resultaten van Copilot ook relevanter en betrouwbaarder.
Daarnaast helpt een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving om grip te houden op data en toegangsrechten. Dat verkleint de kans op ongewenste datatoegang en helpt organisaties om beter te voldoen aan wet- en regelgeving. In plaats van risico’s te vergroten, kan Copilot juist dan een krachtig hulpmiddel worden dat medewerkers ondersteunt bij hun dagelijkse werk.
Copilot kan organisaties helpen om sneller informatie te vinden, kennis beter te benutten en efficiënter samen te werken. Daarvoor maakt Copilot gebruik van de informatie die al binnen Microsoft 365 beschikbaar is. Wanneer de structuur van informatie en toegangsrechten niet goed zijn ingericht, kunnen bestaande risico’s rondom datatoegang en informatiebeheer sneller zichtbaar worden.
Juist daarom is het belangrijk om governance en compliance binnen Microsoft 365 goed op orde te hebben voordat je Copilot breed inzet. Met onze Governance & Compliance scan brengen we in kaart hoe jouw omgeving is ingericht, waar mogelijke risico’s zitten en welke stappen nodig zijn om je Microsoft 365-omgeving veilig en beheersbaar te maken voor het gebruik van Copilot. Wil jij graag weten of jouw organisatie klaar is voor Copilot? Vraag de scan aan via de onderstaande link en krijg inzicht.
