WorkPoint Contractmanagement brengt structuur, overzicht en governance in het beheren van contracten op SharePoint. Geen losse applicatie, geen maatwerk, maar een bewezen standaardoplossing binnen jouw Microsoft 365-omgeving.
Contracten, bijlagen en communicatie zijn centraal vastgelegd per contract. Hierdoor is altijd duidelijk welke afspraken gelden, wie verantwoordelijk is en wanneer actie nodig is.
Belangrijke momenten zoals verlengingen, afloopdata en evaluaties worden actief bewaakt. Zo voorkom je stilzwijgende verlengingen, financiële risico’s en compliance‑issues.
Gebruikers werken in de vertrouwde Microsoft 365‑omgeving. Er komt geen apart contractsysteem bij, wat adoptie versnelt en beheer overzichtelijk houdt.
WorkPoint Contractmanagement is een standaard contractmanagementoplossing bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. De oplossing is ontworpen voor organisaties die grip willen krijgen op hun contracten en contractprocessen en merken dat standaard SharePoint daarvoor te weinig houvast biedt. Door te werken met vaste contractstructuren, metadata en processen ontstaat één consistente manier van werken voor alle contracten, ongeacht type, afdeling of verantwoordelijke.
De oplossing ondersteunt de volledige contractlevenscyclus: van aanvraag en creatie tot onderhandeling, beheer, verlenging en beëindiging. Contractdocumenten, bijlagen, e-mails en afspraken worden automatisch vastgelegd in de juiste context. Zo behouden organisaties overzicht, worden risico’s en verplichtingen inzichtelijk en is governance en compliance aantoonbaar geborgd binnen de eigen Microsoft 365-tenant.
"In de praktijk liepen we tegen de grenzen van ons documentbeheer aan. AFAS is voor ons het bronsysteem en dat wilden we ook zo houden, maar voor documentmanagement schoot het tekort. Wat begon als een basis voor gestructureerd documentbeheer, groeide uit tot een breed gedragen digitale werkomgeving met slimme integraties, duidelijke processen, veilige datastromen en een uniforme manier van samenwerken. En wanneer in AFAS een klant of klantdossier wordt aangemaakt, wordt automatisch de bijbehorende structuur in SharePoint opgezet, inclusief alle relevante klant- en dossierinformatie."
WorkPoint Contractmanagement ondersteunt organisaties bij het gestructureerd en beheersbaar vastleggen van contracten en bijbehorende documentatie. De functionaliteiten zijn gericht op overzicht, risicobeheersing en aantoonbare compliance.
Contracten starten met vaste structuren en metadata, afgestemd op contracttype en gebruik binnen de organisatie.
Alle contractdocumenten en bijlagen zijn centraal opgeslagen en logisch geordend, zodat informatie direct vindbaar is.
Wijzigingen worden automatisch vastgelegd, waardoor altijd duidelijk is wat de actuele contractversie is.
Contractdocumenten worden opgesteld op basis van vaste sjablonen en clausules voor consistente kwaliteit.
Contracten snel terugvinden op basis van metadata en inhoud, ook bij grote aantallen contracten.
Contractdocumenten gecontroleerd delen met interne en externe betrokkenen, zonder verlies van controle.
Ondersteuning van alle fases, van creatie en beheer tot verlenging, beëindiging en archivering.
Goedkeuringsmomenten en besluiten worden centraal en aantoonbaar vastgelegd.
Alle wijzigingen en acties rondom contracten zijn volledig traceerbaar voor audits en controle.
Inzicht in contractuele verplichtingen en gemaakte afspraken gedurende de looptijd.
Contractbeheer volgens vast beleid en relevante wet- en regelgeving.
Afgeronde contracten worden gecontroleerd en conform beleid gearchiveerd.
Projecten doorlopen vaste fases met duidelijke beslismomenten en controlepunten.
Altijd inzicht in voortgang, mijlpalen en aandachtspunten per project.
Actief inzicht in contracten waarvoor tijdig actie nodig is.
Centraal overzicht van contractmomenten die aandacht vragen.
Duidelijk vastgelegd wie verantwoordelijk is voor opvolging en besluitvorming.
Minder verrassingen door structurele bewaking van deadlines en afspraken.
Contractrisico’s inzichtelijk op basis van voorwaarden, verplichtingen en uitzonderingen.
Aantoonbare vastlegging ondersteunt interne en externe controles.
Beheersing van persoonsgegevens binnen contractdocumentatie.
Toegang tot contracten is rol- en contextafhankelijk geregeld.
Beter inzicht in afwijkingen en verplichtingen voorkomt verrassingen.
Standaardisatie voorkomt fouten en interpretatieverschillen.
Inzicht in alle contracten, statussen en looptijden in één overzicht.
Snel selecteren op contracttype, status of verantwoordelijke.
Direct inzicht in contracten die actie vereisen.
Ondersteuning voor sturing en besluitvorming op contractniveau.
Inzicht in contractuele exposure en aandachtspunten.
Visualisatie van contractinformatie met aanvullende dashboards.
Sla contractgerelateerde e-mails en bijlagen direct op in de juiste locatie op SharePoint, inclusief metadata zoals afzender, datum en contractnummer. Zo blijft alle communicatie rondom contracten centraal opgeslagen en makkelijk terug te vinden.
Werk direct aan contractdocumenten in Word of Excel via SharePoint. Met versiebeheer, statuslabels en metadatafilters behoud je grip op lopende contracten, revisies en goedkeuringsrondes.
Documenten en gesprekken over contracten die plaatsvinden in Teams worden automatisch opgeslagen in de juiste SharePoint-omgeving. Zo blijft alles overzichtelijk, goed gedocumenteerd en snel terug te vinden – ook bij audits of contractverlengingen.
Nee. WorkPoint Contractmanagement is geen apart contractsysteem, maar werkt volledig bovenop SharePoint binnen Microsoft 365. Contractbeheerders en andere betrokkenen blijven werken in de vertrouwde Microsoft-applicaties, terwijl WorkPoint daar structuur, logica en governance aan toevoegt. Hierdoor ontstaat één centrale manier van werken zonder extra systemen of dubbele opslag.
Standaard SharePoint biedt opslag, maar weinig houvast voor contractbeheer. WorkPoint voegt vaste structuren, verplichte metadata, lifecyclebeheer en deadlinebewaking toe. Daardoor blijven contracten overzichtelijk, beheersbaar en compliant, ook wanneer het aantal contracten en betrokken afdelingen groeit.
WorkPoint Contractmanagement is een standaardoplossing met uitgebreide configuratiemogelijkheden. De inrichting wordt afgestemd op contracttypen, rollen en processen, zonder maatwerkontwikkeling. Maatwerk is mogelijk, maar vraagt om extra inventarisatie en beheer en is in de meeste gevallen niet nodig.
Ja. Alle contractdocumenten, metadata, e-mails en vastgelegde afspraken blijven volledig opgeslagen in jullie eigen Microsoft 365-tenant. WorkPoint gebruikt geen externe opslag en slaat geen data op buiten jullie omgeving, wat helpt bij security- en compliance-eisen.
Ja. WorkPoint Contractmanagement is schaalbaar en geschikt voor organisaties met honderden tot duizenden contracten. Door vaste structuren en metadata blijft overzicht behouden, ongeacht de omvang.
Door het vastleggen van eind- en verlengdata en het instellen van automatische meldingen worden contractverlengingen actief bewaakt. Hierdoor is tijdig duidelijk wanneer actie nodig is en voorkom je ongewenste verlengingen.
Ja. Contracten kunnen worden ingericht per afdeling, contracttype of verantwoordelijk team, terwijl de onderliggende structuur gelijk blijft. Zo werkt de hele organisatie volgens dezelfde principes, met ruimte voor verschillen in gebruik.
Ja. Audittrail, bewaartermijnen, rechtenstructuur en ondersteuning voor AVG/GDPR zijn standaard onderdeel van de oplossing. Hierdoor is altijd aantoonbaar wie toegang had tot welke contractinformatie en welke wijzigingen zijn doorgevoerd.
Voor eindgebruikers verandert er weinig in tooling. Zij werken in SharePoint, Teams, Outlook en Office, maar krijgen meer structuur en duidelijkheid. Dit verlaagt de leercurve en verhoogt de kwaliteit van contractbeheer.
Ja. Veel organisaties starten met een basisinrichting voor contractbeheer en breiden deze later uit met aanvullende functionaliteit, rapportages of governance, zonder opnieuw te hoeven beginnen.
I4-YOU is specialist in contract- en documentmanagement binnen Microsoft 365. Als ervaren WorkPoint-partner helpen wij organisaties om contractbeheer op SharePoint niet alleen technisch in te richten, maar vooral beheersbaar en betrouwbaar te maken. Daarbij kijken we verder dan functionaliteit alleen: contractstructuur, governance, compliance en dagelijks gebruik staan centraal.
Onze aanpak is pragmatisch en gefaseerd. We starten met inzicht in jullie contractprocessen, verantwoordelijkheden en informatiebehoefte. Op basis daarvan richten we WorkPoint Contractmanagement in volgens bewezen best practices, afgestemd op contracttypen en organisatiecontext. Geen onnodig maatwerk, maar een solide inrichting die meegroeit met de organisatie.
Tijdens de implementatie zetten we eerst een sterke basis neer, zodat contractbeheerders snel overzicht en grip krijgen. Vanuit die basis is er ruimte om stapsgewijs uit te breiden met aanvullende functionaliteit, rapportages of governance. Zo blijft contractbeheer overzichtelijk en toekomstbestendig.
