Een nieuw intranet, documentmanagementsysteem of een andere Microsoft 365-oplossing kan technisch perfect zijn ingericht. De juiste functionaliteiten zijn beschikbaar, processen zijn vertaald naar de nieuwe omgeving en alles werkt zoals vooraf bedacht. Toch betekent dat niet automatisch dat een IT-project ook succesvol is.
Uiteindelijk zijn het de medewerkers die met de nieuwe oplossing moeten werken. Zij moeten begrijpen wat er verandert, weten hoe de oplossing werkt en vooral ervaren hoe deze hen helpt in hun dagelijkse werkzaamheden. Training en adoptie zijn daarom geen losse onderdelen aan het einde van een IT-project, maar belangrijke voorwaarden om ervoor te zorgen dat een nieuwe oplossing daadwerkelijk wordt gebruikt en waarde oplevert.
In deze blog leggen we uit waarom training en adoptie zo belangrijk zijn binnen een IT-project, wat het verschil tussen beide is en waarom je hier al ruim vóór de livegang aandacht aan moet besteden.
Bij een IT-project wordt succes vaak gekoppeld aan de technische oplevering. Werkt de oplossing? Zijn alle functionaliteiten beschikbaar? Is de migratie goed verlopen? En is het project binnen de afgesproken planning uitgevoerd? Dat zijn belangrijke voorwaarden, maar uiteindelijk zegt een succesvolle technische oplevering nog weinig over het gebruik in de praktijk. Een IT-project is pas echt succesvol wanneer de nieuwe oplossing medewerkers ondersteunt en de doelen waarvoor het project is gestart ook daadwerkelijk worden bereikt.
Stel dat een organisatie een nieuw documentmanagementsysteem implementeert om documenten centraal op te slaan en beter vindbaar te maken. Technisch kan alles goed zijn ingericht, maar wanneer medewerkers documenten nog steeds lokaal bewaren of via e-mail met elkaar delen, wordt het oorspronkelijke doel niet bereikt. Succes gaat daarom niet alleen over wat er technisch is opgeleverd, maar ook over wat er daarna binnen de organisatie verandert. Wordt de oplossing gebruikt zoals bedoeld? Kunnen medewerkers ermee werken? En levert de nieuwe manier van werken daadwerkelijk voordelen op?
Tijdens een IT-project ligt de nadruk al snel op techniek. Maar voor medewerkers betekent een nieuwe IT-oplossing vaak ook een verandering in hun dagelijkse manier van werken. Een document wordt bijvoorbeeld niet langer opgeslagen op een netwerkschijf, maar in SharePoint. Een projectomgeving wordt voortaan volgens een vaste structuur aangemaakt in Microsoft Teams. Of medewerkers moeten informatie op een andere manier opslaan en classificeren.
Juist die veranderingen vragen om aandacht. Wanneer medewerkers niet begrijpen waarom een nieuwe werkwijze wordt ingevoerd of niet goed weten hoe ze ermee moeten werken, is de kans groot dat zij terugvallen op bestaande gewoontes. Niet omdat de nieuwe oplossing technisch niet goed werkt, maar omdat de oude manier vertrouwd is. Daarom moeten techniek en gebruik vanaf het begin met elkaar verbonden zijn. Een oplossing moet niet alleen technisch goed worden ingericht, maar ook aansluiten bij de mensen die er straks iedere dag mee werken.
Training en adoptie worden vaak in één adem genoemd, maar betekenen niet hetzelfde. Training richt zich vooral op de kennis en vaardigheden die medewerkers nodig hebben om met een nieuwe oplossing te kunnen werken. Denk aan uitleg over het gebruik van een nieuw intranet, het opslaan en terugvinden van documenten of het werken binnen een nieuwe Teams-structuur.
Adoptie gaat een stap verder. Daarbij draait het om de vraag of medewerkers de nieuwe oplossing en werkwijze daadwerkelijk omarmen en structureel gaan gebruiken. Medewerkers moeten niet alleen weten hoe iets werkt, maar ook begrijpen waarom de organisatie voor deze manier van werken kiest en wat het hen oplevert.
Een medewerker kan bijvoorbeeld precies weten hoe een document in SharePoint moet worden opgeslagen, maar het alsnog op de eigen computer bewaren omdat dat sneller of vertrouwder voelt. Vanuit training is de kennis aanwezig, maar vanuit adoptie is de verandering nog niet geslaagd. Training helpt medewerkers dus om met een oplossing te kunnen werken. Adoptie helpt ervoor te zorgen dat zij er ook daadwerkelijk mee gaan en blijven werken.
Training vindt vaak plaats rondom de livegang van een nieuwe oplossing. Dat is logisch, omdat medewerkers op dat moment moeten leren hoe de nieuwe omgeving werkt. Adoptie begint echter veel eerder. Door medewerkers al tijdens het project te betrekken, ontstaat beter inzicht in hun dagelijkse werkzaamheden, behoeften en mogelijke knelpunten. Bovendien helpt betrokkenheid om duidelijk te maken waarom een verandering nodig is en wat de nieuwe oplossing straks gaat betekenen.
Tijdens het project kan bijvoorbeeld worden gewerkt met key users of ambassadeurs uit verschillende afdelingen. Zij kunnen meedenken over de inrichting, nieuwe functionaliteiten testen en feedback geven vanuit de praktijk. Later kunnen zij ook een belangrijke rol spelen bij het ondersteunen van collega's. Richting de livegang verschuift de aandacht meer naar communicatie en training. Daarbij werkt een algemene uitleg over alle beschikbare functionaliteiten vaak minder goed dan training vanuit herkenbare praktijksituaties. Medewerkers willen vooral weten wat er in hun eigen werkzaamheden verandert en hoe zij hun dagelijkse taken straks uitvoeren.
Ook na de livegang stopt adoptie niet. Juist in de eerste weken en maanden wordt duidelijk waar medewerkers tegenaan lopen, welke onderdelen goed worden gebruikt en waar extra uitleg of ondersteuning nodig is. Training en adoptie lopen daarom idealiter als een rode draad door het hele IT-project.
Wanneer een nieuwe IT-oplossing wordt geïmplementeerd zonder voldoende aandacht voor training en adoptie, hoeft dat niet direct zichtbaar te zijn. De omgeving werkt immers en medewerkers kunnen ermee aan de slag. In de praktijk kunnen echter langzaam verschillende werkwijzen naast elkaar ontstaan. De ene medewerker gebruikt de nieuwe omgeving zoals bedoeld, terwijl een ander vasthoudt aan oude mappenstructuren, bestanden lokaal opslaat of informatie via e-mail blijft delen. Nieuwe functionaliteiten worden nauwelijks gebruikt omdat medewerkers niet weten dat ze bestaan of niet goed begrijpen wat ze ermee kunnen.
Dat kan uiteindelijk leiden tot versnipperde informatie, onnodige handmatige werkzaamheden, meer vragen bij de interne IT-afdeling en minder grip op informatie en processen. Bovendien wordt een deel van de investering in de nieuwe oplossing niet benut. Goede adoptie helpt om die kloof tussen de technische mogelijkheden en het dagelijkse gebruik zo klein mogelijk te maken. Het doel is daarbij niet dat iedereen iedere functionaliteit kent, maar dat medewerkers weten wat zij nodig hebben om hun werk goed en volgens de afgesproken werkwijze uit te voeren.
Bij I4-YOU kijken we daarom niet alleen naar de technische kant van een IT-project. Of het nu gaat om een SharePoint-intranet, documentmanagement, Microsoft Teams en SharePoint of een andere oplossing binnen Microsoft 365: uiteindelijk moet de oplossing passen bij de organisatie én bij de medewerkers die ermee gaan werken.
Daarom besteden we tijdens onze projecten aandacht aan training, communicatie en adoptie. We kijken naar wat er verandert in de dagelijkse praktijk, welke medewerkers of gebruikersgroepen daarbij betrokken zijn en welke ondersteuning nodig is om de nieuwe manier van werken goed te laten landen.
Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit het vroegtijdig betrekken van key users, het voorbereiden van communicatie rondom de verandering en het verzorgen van trainingen die aansluiten op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Ook na de implementatie kunnen we ondersteunen bij vragen, aanvullende trainingen en het verder verbeteren van het gebruik. Zo kijken we verder dan alleen de technische livegang. Want uiteindelijk wordt het succes van een IT-project niet alleen bepaald door wat er wordt geïmplementeerd, maar vooral door wat een organisatie er daarna mee doet.
Ben je op zoek naar een nieuw intranet, documentmanagementsysteem of een andere Microsoft 365-oplossing en wil je van jouw IT-project een succes maken? Of merk je dat je organisatie nog niet alles uit Microsoft 365 haalt en zoek je hulp bij de juiste inrichting én het gebruik ervan? Wij helpen je graag om Microsoft 365 zo in te zetten dat het niet alleen technisch werkt, maar ook echt werkt voor jouw organisatie en medewerkers.
