Een intranet kan nog zo goed gevuld zijn met nieuws, documenten, beleid, handleidingen en andere belangrijke informatie, maar als medewerkers niet kunnen vinden wat ze zoeken, heb je er uiteindelijk weinig aan. Juist daar lopen veel organisaties binnen een SharePoint intranet tegenaan. Informatie is er wel, maar medewerkers weten niet waar het staat. Ze zoeken op een term en krijgen een lange lijst met resultaten terug. Of ze vinden documenten uit Teams, oude pagina’s en andere SharePoint-omgevingen, terwijl ze eigenlijk gewoon op zoek zijn naar één actueel HR-beleid of een specifieke pagina op het intranet.
Dat betekent niet dat de zoekfunctie van SharePoint slecht is. Integendeel, SharePoint Search is een krachtige zoekmachine die grote hoeveelheden informatie binnen Microsoft 365 kan ontsluiten. Juist doordat SharePoint zoveel verschillende bronnen, sites, pagina’s en documenten kan doorzoeken, vraagt een goede zoekervaring wel om de juiste inrichting. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers sneller vinden wat ze nodig hebben en welke rol kan een oplossing als Fresh Intranet daarin spelen?
Een van de sterke punten van Microsoft 365 is tegelijkertijd een van de uitdagingen. Binnen één omgeving kan ontzettend veel informatie worden opgeslagen: SharePoint-sites, pagina's, documentbibliotheken, Teams-omgevingen, nieuwsberichten, personen en meer. De standaard zoekfunctionaliteit van SharePoint kan over al die informatie zoeken. Dat is handig wanneer je organisatiebreed naar informatie wilt zoeken, maar minder handig wanneer een medewerker op het intranet staat en daar iets specifieks probeert te vinden.
Stel bijvoorbeeld dat een medewerker zoekt naar ’thuiswerkbeleid'. Diegene wil waarschijnlijk niet weten op welke projectsite, Teams-omgeving of oude SharePoint-site het woord thuiswerken ooit is genoemd. De medewerker wil simpelweg het actuele thuiswerkbeleid vinden. Daar ontstaat het verschil tussen veel zoekresultaten krijgen en daadwerkelijk vinden wat je zoekt.
Daar komt bij dat SharePoint Search sterk afhankelijk is van de manier waarop informatie is ingericht. Duidelijke bestandsnamen, consistente metadata, een logische informatiestructuur en actuele content helpen de zoekmachine om betere resultaten terug te geven. Ook zaken als rechten en de scope waarin wordt gezocht bepalen welke resultaten een medewerker ziet.
Voordat je naar aanvullende technologie kijkt, begint goed zoeken bij de basis. Een zoekmachine kan namelijk alleen goed werken met de informatie die je hem geeft:
Een goed ingericht intranet heeft een logische structuur. Medewerkers moeten niet alleen via de zoekfunctie, maar ook via navigatie en pagina's kunnen begrijpen waar informatie thuishoort. Voorkom daarom dat dezelfde informatie op allerlei verschillende plekken wordt gepubliceerd en bepaal welke omgeving de bron is voor welk type informatie. Als er vijf versies van een HR-document bestaan, kan een zoekmachine immers moeilijk voor een medewerker bepalen welke versie bedoeld wordt.
Metadata helpt om informatie niet alleen op basis van woorden in een titel of document te vinden, maar ook op basis van eigenschappen die aan de content zijn gekoppeld. Denk bijvoorbeeld aan een onderwerp, afdeling, locatie, documenttype of doelgroep. SharePoint indexeert deze metadata, waardoor je extra mogelijkheden creëert om informatie terug te vinden en zoekresultaten te verfijnen. Daarbij geldt wel: Meer metadata is niet automatisch beter. Een eenvoudige en consequent toegepaste taxonomie is vaak waardevoller dan tientallen velden die redacteuren nauwelijks gebruiken.
Goede vindbaarheid gaat niet alleen over iets vinden, maar vooral over het juiste vinden. Wanneer oude documenten, dubbele pagina's en verouderde instructies tussen de zoekresultaten blijven staan, neemt het vertrouwen in de zoekfunctie af. Medewerkers gaan vervolgens andere routes gebruiken: ze vragen een collega, bewaren zelf een kopie of sturen HR of Communicatie opnieuw dezelfde vraag. Goed contentbeheer en governance zijn daarom een belangrijk onderdeel van zoeken en vinden. Ook Fresh speelt hierop in met functionaliteiten waarmee bijvoorbeeld metadata kan worden beheerd en verouderende content inzichtelijk kan worden gemaakt.
Bij tientallen of honderden resultaten wil een medewerker niet iedere pagina afzonderlijk bekijken. Filters kunnen de zoekervaring daarom enorm verbeteren. Denk aan het verfijnen van resultaten op contenttype, auteur, datum of locatie. SharePoint biedt hiervoor mogelijkheden, maar de inrichting daarvan bepaalt uiteindelijk hoe bruikbaar de zoekervaring wordt. En precies op dit punt wordt het interessant om te kijken naar het verschil tussen standaard SharePoint en een intranetoplossing als Fresh.
Fresh Search biedt daarnaast een eigen zoekresultatenpagina waarop verschillende onderdelen kunnen worden ingericht rondom de behoeften van de organisatie. Zo kan de zoekervaring gebruikmaken van verticals om verschillende soorten informatie van elkaar te scheiden en refiners om resultaten verder te filteren. De zoekbeheerder bepaalt welke eigenschappen en filters relevant zijn voor de organisatie.
Een medewerker kan daardoor bijvoorbeeld veel gerichter zoeken naar:
Fresh biedt bovendien meerdere ingangen naar dezelfde zoekervaring. Medewerkers kunnen onder andere zoeken vanuit de globale navigatie, via een zoekblok op een pagina of via een adaptive card. Het uitgangspunt verandert daarmee van “doorzoek alles en kijk wat ertussen staat" naar “help mij zo snel mogelijk bij de informatie die voor mijn vraag relevant is."
Zoeken verandert snel. We zijn door zoekmachines en AI steeds minder gewend om zelf precies te bedenken waar informatie staat of welke exacte zoekterm we moeten gebruiken. We willen gewoon een vraag kunnen stellen. Fresh speelt daarop in met FreshMind. Wanneer deze AI-functionaliteit wordt toegevoegd aan Fresh Search, kan een medewerker een vraag in natuurlijke taal stellen. Fresh kan vervolgens boven de reguliere zoekresultaten een AI-gegenereerd antwoord tonen. De gewone zoekresultaten blijven beschikbaar, zodat de medewerker ook verder kan zoeken en de onderliggende informatie kan bekijken.
Dat maakt een wezenlijk verschil. In plaats van de zoekopdracht ‘thuiswerkbeleid’ en vervolgens zelf verschillende resultaten te openen, kan een medewerker bijvoorbeeld vragen: “Hoeveel dagen per week mag ik thuiswerken?”. De zoekervaring verschuift daarmee steeds meer van zoeken naar informatie naar antwoord krijgen op een vraag. FreshMind kan daarnaast zoekvragen met AI interpreteren om beter te begrijpen wat een gebruiker bedoelt. Fresh beschrijft dit als een uitbreiding op de bestaande zoekervaring, niet als vervanging daarvan.
Een ander interessant onderdeel is dat je met Fresh kunt analyseren waar medewerkers naar zoeken. Fresh Search Analytics geeft bijvoorbeeld inzicht in populaire zoekopdrachten, zoekopdrachten zonder resultaten, de plekken vanaf waar medewerkers een zoekactie starten, gebruikte suggesties en het gebruik van verschillende zoekverticals. Dat is waardevolle informatie voor Communicatie, HR en intranetbeheerders.
Wordt er bijvoorbeeld opvallend vaak gezocht naar declareren, maar levert die zoekopdracht weinig goede resultaten op? Dan weet je dat er ergens een gat zit. Misschien ontbreekt de informatie, is deze verkeerd getagd of gebruikt de organisatie intern een andere term. Zo wordt zoeken niet alleen een functionaliteit voor medewerkers, maar ook een bron van informatie waarmee je het intranet continu kunt verbeteren.
Standaard SharePoint Search biedt een krachtige technische basis. Met een goede inrichting, duidelijke metadata, actuele content en de juiste configuratie kun je de zoekervaring al aanzienlijk verbeteren. Fresh bouwt voort op die Microsoft-basis, maar richt de ervaring veel nadrukkelijker in rondom het intranet. Fresh is zelf ook volledig gebouwd op SharePoint Online en de content en data blijven binnen de Microsoft 365-tenant van de organisatie.
Het verschil zit daarom niet zozeer in de vraag “Kan SharePoint zoeken?". Natuurlijk kan SharePoint dat. De interessantere vraag is “Hoe makkelijk maken we het voor medewerkers om binnen al onze informatie daadwerkelijk het juiste antwoord te vinden?”. En daar kan Fresh een flinke stap toevoegen. Met een afgebakende zoekomgeving voor het intranet, filters en verticals, zoekanalyses en AI-functionaliteit ontstaat een zoekervaring die veel meer is ingericht rondom wat de medewerker probeert te bereiken.
Een goed intranet is uiteindelijk geen verzameling pagina's, nieuwsberichten en documenten. Het moet medewerkers helpen om hun werk makkelijker te doen. Daarom is zoeken en vinden zo’n belangrijk onderdeel van een SharePoint intranet. Begin bij de basis: zorg voor een goede structuur, consistente metadata, actuele informatie en een logische inrichting van SharePoint. Maar kijk vervolgens ook naar de ervaring die je medewerkers wilt bieden. Want wanneer medewerkers eerst moeten weten waar iets staat voordat ze het kunnen vinden, doet je intranet maar een deel van zijn werk.
Met Fresh kun je SharePoint uitbreiden met een zoekervaring die specifiek is ingericht voor het intranet en die met FreshMind steeds meer de stap maakt van zoekresultaten tonen naar concrete antwoorden geven. Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Op onze pagina over Fresh Intranet lees je meer over de mogelijkheden. Of plan een demo, dan laten we zien hoe Fresh zoeken en vinden binnen een SharePoint intranet slimmer kan maken.
