Workspace Assistant 365

Home
Wat we doen

SharePoint Intranet

Standaard SharePoint

Samenwerken en communiceren via een centraal intranet in SharePoint.

Fresh Intranet

Een modern en gebruiksvriendelijk intranet gebaseerd op SharePoint.

Documentmanagement

Projectmanagement

Slim & efficiënt projectdocumenten beheren in SharePoint

Casemanagement

Casemanagement eenvoudig en overzichtelijk organiseren in SharePoint.

Contractmanagement

Contracten centraal en overzichtelijk beheren in SharePoint.

Kwaliteitsmanagement

Kwaliteit beheren met heldere workflows en processen in SharePoint.

Datalifecyclemanagement

Governance & Compliance scan

Inzicht in risico’s en verbeterpunten via
de governance & compliance scan.

Workspace Assistant 365

Automatiseerde creatie van Teams en SharePoint sites met WSA365.

Archiveren & bewaren

Bewaartermijnen en archivering inrichten volgens wet- en regelgeving.

Archiveren & bewaren voor IT

Ondersteuning voor archiveren en bewaartermijnen in Microsoft 365.

Meer Microsoft 365

Microsoft Teams

Teams optimaal organiseren met structuur, governance en adoptie.

Migratie naar de Cloud

Zorgeloze migratie naar de cloud met professionele begeleiding.
Wie we zijn
Blog

Grip op Teams en SharePoint

In veel organisaties ontstaat wildgroei in Microsoft Teams en SharePoint. Nieuwe sites, groepen of teams worden ad hoc aangemaakt, vaak zonder duidelijke structuur, policies of lifecycle management. Het gevolg: een rommelige digitale werkplek, compliance-risico’s en onnodige druk op IT. Met Workspace Assistant 365 voorkom je dit. Je creëert en beheert werkruimtes op een gecontroleerde, veilige manier. Volledig in je eigen Microsoft tenant.

Gestroomlijnde aanvragen, goedkeuringen en automatische inrichting via vaste templates.

Retentie, classificatie en gasttoegang direct geborgd volgens beleid.

Dashboard om werkruimten te beheren, overzichtelijk te houden en vindbaar te maken.

Provisioning

Wat is Workspace Assistant 365?

Workspace Assistant 365 is een oplossing voor Microsoft 365 die het aanvragen, aanmaken, beheren en archiveren van werkruimtes automatiseert. Waar organisaties nu vaak te maken hebben met versnipperde processen en handmatige taken, zorgt deze oplossing voor één gestroomlijnd proces waarin governance en compliance direct zijn geborgd.

Alles draait volledig in je eigen tenant, zonder externe databases of SaaS-constructies. Daardoor houd je de controle over je data en sluit Workspace Assistant 365 naadloos aan op de policies en beveiligingsafspraken die al binnen je organisatie gelden. Het resultaat: werkruimtes die altijd logisch ingericht zijn, voldoen aan interne afspraken en eenvoudig te beheren blijven.

Wat levert Workspace Assistant 365 jou op?

Met Workspace Assistant 365 krijg je (weer) grip op je Microsoft 365-omgeving. IT hoeft niet langer tijd te verliezen aan losse verzoeken en het beheren van wildgroei, maar kan het proces nu centraal regelen en automatisch laten uitvoeren. Governance blijft daarmee niet slechts steken in een beleidsdocument, maar wordt direct toegepast in de praktijk. Voor medewerkers levert dit herkenbare en gebruiksvriendelijke werkruimtes op. Voor IT betekent het minder risico’s en aanzienlijk minder beheerdruk.

Nieuwe Teams worden aangevraagd via een formulier en ingericht met een vooraf vastgesteld sjabloon.
Naamgeving, kanalen, gasttoegang en policies worden consistent toegepast.
Integraties met systemen als AFAS, Business Central en Salesforce zorgen ervoor dat klant- en projectinformatie direct beschikbaar is.

Nieuwe SharePoint-sites worden automatisch opgebouwd op basis van standaard templates, met voorgeconfigureerde bibliotheken en metadata.
Retentielabels en vertrouwelijkheidslabels worden automatisch toegepast (via Microsoft Purview).
Integraties met systemen als AFAS, Business Central en Salesforce zorgen ervoor dat klant- en projectinformatie direct beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Over Workspace Assistant 365

Waar draait Workspace Assistant 365?

Workspace Assistant 365 draait volledig binnen de eigen Microsoft en Azure tenant. Dit betekent dat alle data en processen volledig onder eigen beheer blijven. Daarmee profiteer je van de beveiligingsstandaarden van Microsoft, zonder afhankelijk te zijn van externe partijen.

Hoe werkt archivering en retentiebeleid binnen WSA365?

Workspace Assistant 365 is volledig geïntegreerd met Microsoft Purview en Microsoft 365 Archive. We baseren al het lifecycle– en retentiebeheer 100% op deze Microsoft-diensten. Retentielabels en bewaartermijnen worden automatisch toegepast via Purview en inactieve werkruimten kunnen volgens beleid automatisch gearchiveerd worden met Microsoft 365 Archive. Hierdoor zijn lifecycle management en compliance direct geborgd binnen jullie eigen omgeving.

Hoe zit het met beveiliging?

Beveiliging is ‘by design’ opgenomen en volgt principes als zero trust, least privilege en role based access control (RBAC). Authenticatie en autorisatie verloopt via Entra ID en er worden geen gevoelige credentials of API-keys opgeslagen. Data in Azure Storage wordt automatisch versleuteld opgeslagen en logging/monitoring verlopen via Application Insights en Log Analytics, alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders.

Wat gebeurt er met klantdata als de samenwerking stopt?

Alle data blijft altijd eigendom van de klant. Wij slaan geen gegevens op buiten jullie eigen Microsoft 365-omgeving. Mocht de samenwerking stoppen of het contract aflopen, dan blijft de data dus gewoon beschikbaar voor jullie organisatie. De tooling kan worden verwijderd, zonder dat dit invloed heeft op de bestaande werkruimtes of data.

Kunnen we koppelen met systemen zoals AFAS of Salesforce?

Ja. Workspace Assistant 365 integreert met o.a. Salesforce, AFAS en Business Central, waardoor automatisch werkruimten worden aangemaakt of bijgewerkt wanneer er iets verandert in het bronsysteem. Metadata zoals klant- of projectgegevens worden automatisch meegenomen bij het aanmaken van de werkruimte. Hierdoor voorkom je dat gegevens verspreid en los van elkaar blijven bestaan, wat vaak leidt tot fouten of onvolledige informatie. Ook andere systemen of applicaties kunnen gekoppeld worden.

Hoe zit het met updates en onderhoud?

I4-YOU levert ondersteuning en onderhoud zolang er een actief licentiecontract is. Dit betekent dat wij updates uitvoeren wanneer Microsoft aanpassingen doet in het platform, en dat wij verbeteringen en nieuwe functionaliteiten beschikbaar stellen. Dit gebeurt in overleg, zodat updates aansluiten op jullie omgeving. Nieuwe features worden toegevoegd binnen de bestaande licentie, tenzij het gaat om grote uitbreidingen of specifieke maatwerkopties.

Wat kost het en hoe werkt de licentie?

Voor de implementatie van Workspace Assistant 365 betaal je een eenmalig bedrag. Daarna betaal je maandelijks de licentie en onderhoud. Dit dekt updates, support en bugfixes. Extra wensen, zoals integraties met externe systemen of het maken van extra templates, vallen onder meerwerk en worden apart geoffreerd. Het licentiemodel is eenvoudig: een jaarcontract dat automatisch verlengd wordt, tenzij het een maand voor afloop wordt opgezegd.

Is er een trial beschikbaar?

Nee. Workspace Assistant 365 is geen SaaS-app die je “even” aanzet. Het is een oplossing die volledig in jullie eigen omgeving draait en afgestemd wordt op jullie specifieke governancebeleid, workflows en integraties. We starten daarom altijd met een implementatietraject, waarin we de inrichting samen met jullie bepalen. Dit zorgt ervoor dat de oplossing meteen goed aansluit bij de organisatie.

Wat hebben we als organisatie zelf nodig om te starten?

Naast een Microsoft 365-tenant en een Azure-abonnement is het belangrijk dat er intern afspraken zijn over governance. Denk aan: wie mag werkruimtes aanvragen, wie keurt deze goed, welke standaardtemplates moeten er komen en welke policies gelden voor retentie en vertrouwelijkheid. Onze consultants begeleiden dit tijdens de inventarisatie en kunnen daarnaast ondersteunen bij het maken van keuzes voor het inzetten van Microsoft Purview en Microsoft 365 Archive.

Hoe zit het met audits en compliance?

Eén van de grootste voordelen van Workspace Assistant 365 is dat compliance en security ‘by design’ worden meegenomen. Dit betekent dat retentie- en classificatiebeleid automatisch wordt toegepast en dat er inzicht is in wie welke werkruimtes heeft aangemaakt en beheert. Logging wordt bijgehouden in Application Insights, waardoor je altijd een audittrail hebt. Dit maakt het veel eenvoudiger om aan te tonen dat je voldoet aan AVG, NIS2 of interne governance-eisen.

Workspace Assistant 365

Waarom I4-YOU de juiste partner is

Als IT wil je grip houden: je wilt zeker weten dat een oplossing veilig is, goed integreert met Microsoft 365 en schaalbaar genoeg is voor de toekomst. Maar je wilt óók dat de business zelfstandig kan werken, zonder dat jij overal achteraan hoeft. Precies daar maken wij het verschil. Wij zijn Microsoft 365-experts met jarenlange ervaring in het opzetten en beheren van complexe omgevingen. We spreken de taal van IT en begrijpen de technische uitdagingen waar je dagelijks mee te maken hebt, zoals wildgroei, permissies, compliance en beheerdruk.

Onze kracht zit in de combinatie van technische diepgang en praktische toepassing. We weten hoe je SharePoint en Teams slim inricht, hoe je governance en security by design toepast en hoe je tooling inzet die het werk van IT gemakkelijker maakt. Tegelijkertijd zorgen we dat de business precies krijgt wat nodig is: een oplossing die eenvoudig is in gebruik, zonder concessies te doen aan veiligheid of beheerbaarheid. Zo krijg je met I4-YOU een partner die niet alleen de techniek onder controle heeft, maar ook begrijpt hoe je deze vertaalt naar dagelijkse praktijk. Oplossingen die technisch kloppen én gedragen worden door de organisatie.

Benieuwd naar de extra mogelijkheden?

Workspace Assistant 365 is vaak de eerste stap richting grip op Microsoft 365. Maar er is meer nodig om governance en samenwerking écht te borgen. Je kunt daarbij denken aan: