Hoe veilig is jullie Microsoft 365 omgeving écht? Veel organisaties gaan ervan uit dat hun informatie goed beveiligd is. Totdat medewerkers Copilot gaan gebruiken en ineens toegang krijgen tot data waar ze eigenlijk niet bij zouden mogen. Of wanneer er een audit plaatsvindt en vragen worden gesteld over wetgeving zoals de AVG, de Archiefwet of NIS2.
Zonder duidelijke governance en compliance loop je serieuze risico’s. Gevoelige documenten kunnen te breed toegankelijk zijn, informatie blijft langer bestaan dan toegestaan en AI-oplossingen werken met data die nooit zo gebruikt had mogen worden. Dat blijft vaak onzichtbaar, totdat het misgaat.
Juist daarom is inzicht cruciaal. Niet om regels af te vinken, maar om te weten waar je staat, welke risico’s er zijn en waar je moet bijsturen. In deze blog lees je waarom een Governance & Compliance scan voor ieder bedrijf belangrijk is, welke risico’s organisaties lopen zonder dit inzicht, en wat een scan concreet oplevert om grip te houden op informatie, wetgeving en toekomstige ontwikkelingen zoals AI.
Welke situatie er ook speelt binnen jouw organisatie, grip op informatie is geen bijzaak. Je wilt te allen tijde weten dat vertrouwelijke informatie alleen zichtbaar is voor de juiste mensen, dat documenten niet eindeloos blijven rondzwerven en dat je data veilig is opgeborgen binnen Microsoft 365.
In de praktijk ontbreekt dat overzicht in veel organisaties. Een Governance & Compliance scan helpt om inzicht te krijgen in hoe governance en compliance binnen Microsoft 365 daadwerkelijk zijn ingericht, laat zien wat aandacht vraagt en waar je concreet mee aan de slag moet. Ook als je het al goed hebt ingericht, geeft de scan de zekerheid dat alles klopt.
Wij geven je 5 redenen waarom een Governance & Compliance scan voor iedere organisatie waardevol is:
Copilot maakt gebruik van de informatie die beschikbaar is binnen Microsoft 365. Dat betekent dat bestaande rechten, structuren en afspraken direct bepalen welke informatie Copilot kan gebruiken en tonen aan medewerkers.
Het risico?
Als governance en compliance niet goed ingericht zijn, kan Copilot werken met data die daar niet voor bedoeld is. Gevoelige documenten kunnen zichtbaar worden voor medewerkers die hier geen toegang toe zouden mogen hebben, of informatie kan worden gebruikt buiten de context waarvoor deze bedoeld is. Dat vergroot de risico’s, juist omdat Copilot deze informatie actief verwerkt en presenteert.
Welk inzicht krijg je?
Met een Governance & Compliance scan wordt duidelijk hoe toegangsrechten zijn ingericht, welke informatie Copilot kan gebruiken en waar risico’s ontstaan bij het inzetten van Copilot.
Wet- en regelgeving stelt duidelijke eisen aan hoe organisaties omgaan met informatie binnen Microsoft 365. Denk aan hoe lang informatie bewaard mag worden, wie toegang heeft tot welke gegevens en hoe je kunt aantonen dat dit goed is ingericht.
Het risico?
Wanneer governance en compliance niet duidelijk zijn vastgelegd of toegepast, loop je het risico niet te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Gevoelige persoonsgegevens kunnen te lang worden bewaard, informatie kan onvoldoende worden beschermd en processen zijn niet aantoonbaar ingericht. Dit vergroot de kans op sancties bij het overtreden van wetgeving, maar ook de kans op datalekken en de gevolgen die daarbij horen.
Welk inzicht krijg je?
Met een Governance & Compliance scan wordt inzichtelijk hoe bewaartermijnen, toegangsrechten en informatieclassificatie zijn ingericht binnen Microsoft 365 en waar dit niet aansluit op wet- en regelgeving zoals de AVG, de Archiefwet en NIS2.
Voor organisaties die werken met of toewerken naar certificeringen zoals ISO27001 is governance en compliance een belangrijk onderdeel. Deze normen vragen om aantoonbare controle over informatie en duidelijke afspraken over hoe data wordt beheerd en beveiligd.
Het risico?
Wanneer governance en compliance onvoldoende zijn ingericht of niet aantoonbaar zijn vastgelegd, ontstaat het risico dat je niet voldoet aan de eisen van certificeringen zoals ISO27001. Processen zijn dan niet goed onderbouwd, verantwoordelijkheden zijn onduidelijk en maatregelen rondom informatiebeveiliging zijn niet consistent doorgevoerd. Dit kan leiden tot vertragingen, extra herstelwerk of het niet behalen of behouden van een certificering.
Welk inzicht krijg je?
Met een Governance & Compliance scan wordt inzichtelijk in hoeverre de inrichting van Microsoft 365 aansluit op de eisen van certificeringen zoals ISO27001 en waar verbeteringen nodig zijn om dit aantoonbaar en structureel te borgen.
Medewerkers werken dagelijks met informatie in Microsoft 365. Zij willen eenvoudig kunnen samenwerken, documenten snel terugvinden en moeten ook weten wat zij wel en niet mogen delen.
Het risico?
Wanneer governance en compliance niet duidelijk zijn ingericht, ontstaat onzekerheid bij medewerkers. Informatie wordt op verschillende plekken opgeslagen, gevoelige data kan onbedoeld worden gedeeld en afspraken worden verschillend geïnterpreteerd. Dit vergroot de kans op fouten, inefficiënt werken en onbedoelde risico’s rondom informatiebeveiliging.
Welk inzicht krijg je?
Met een Governance & Compliance scan wordt inzichtelijk hoe informatie wordt opgeslagen en gedeeld, waar onduidelijkheid ontstaat voor medewerkers en waar structuur of afspraken ontbreken. Dit biedt concrete handvatten om Microsoft 365 zo in te richten dat medewerkers veilig, efficiënt en met vertrouwen kunnen werken.
Binnen Microsoft 365 wordt dagelijks nieuwe informatie aangemaakt en opgeslagen. Documenten, e-mails en bijlagen blijven vaak bestaan, ook wanneer ze niet meer nodig zijn of hun waarde hebben verloren.
Het risico?
Zonder duidelijke governance en compliance groeit opslag ongecontroleerd. Informatie blijft langer bestaan dan nodig of toegestaan, verouderde documenten blijven in omloop en het wordt steeds lastiger om overzicht te houden. Dit vergroot niet alleen compliance-risico’s, maar maakt het ook moeilijker om relevante informatie terug te vinden en goed te beheren.
Welk inzicht krijg je?
Met een Governance & Compliance scan wordt inzichtelijk hoe opslag binnen Microsoft 365 wordt gebruikt, waar informatie onnodig blijft bestaan en waar afspraken over bewaartermijnen en opschoning ontbreken. Dit helpt om informatie beheersbaar te houden en grip te krijgen op verdere groei.
Zonder goed inzicht blijven risico’s vaak onder de radar. Zolang er geen incidenten plaatsvinden, lijkt alles te functioneren zoals het hoort. Pas bij een datalek, een controle of de inzet van nieuwe technologie zoals Copilot wordt duidelijk waar zwakke plekken zitten. Op dat moment is de impact vaak groter en zijn herstelmaatregelen complexer en kostbaarder.
Een Governance & Compliance scan geeft dit inzicht vooraf. Je ziet waar risico’s zitten, welke onderdelen aandacht vragen en waar je kunt bijsturen voordat problemen zich voordoen. Dat maakt het mogelijk om voorbereid te zijn, in plaats van achteraf te moeten reageren.
Wil jij zeker weten waar je organisatie staat op het gebied van governance en compliance? Vraag de Governance & Compliance scan aan en krijg alle antwoorden.
