Grip op documenten, data en processen dankzij documentmanagement in SharePoint. Dé basis voor gecontroleerde opslag, samenwerking en beheer van organisatiedocumenten.
Koppel SharePoint aan systemen zoals AFAS, CRM of zaaksystemen. Zo staan documenten altijd in de juiste context en voorkom je dubbele opslag of losse bestanden.
SharePoint voorkomt verspreide documentopslag. Versies, rechten en eigenaarschap zijn centraal geregeld, zodat iedereen met actuele informatie werkt.
SharePoint groeit mee met de organisatie. Nieuwe teams, processen of compliance-eisen voeg je toe zonder dat je alles helemaal opnieuw moet inrichten.
Documentmanagement draait om het moeiteloos vinden, delen en beheren van documenten en data. SharePoint is binnen Microsoft 365 het platform om dit gestructureerd in te richten, met centrale opslag, realtime samenwerking en grip op informatie.
Met SharePoint werk je altijd en overal samen, ook met externe partijen. Functies zoals automatische versiegeschiedenis, standaardsjablonen, geavanceerde zoekmogelijkheden en integratie met Teams, Outlook en Copilot ondersteunen dagelijkse werkprocessen en voorkomen versnippering van informatie.
Standaard SharePoint is geschikt voor organisaties die helder hebben hoe hun documentmanagement ingericht moet worden. Je bepaalt zelf de structuur, metadata, rechten en processen, wat flexibiliteit biedt maar ook bewuste keuzes vraagt om overzicht te behouden. Wil je sneller starten met een basis die is ingericht volgens best practices? Dan is WorkPoint een logisch alternatief. Het bouwt voort op SharePoint en biedt een vooraf ingerichte structuur voor documentmanagement.
Lees hoe SharePoint documentmanagement jouw organisatie helpt slimmer, sneller en efficiënter te werken met documenten.
Van centrale opslag tot het stroomlijnen van processen. Wat je nog meer kunt verwachten?
SharePoint biedt uitgebreide functionaliteiten voor documentmanagement binnen Microsoft 365. Samen zorgen deze voor centrale opslag, samenwerking, vindbaarheid en controle over documenten en informatie. Hieronder lichten we een aantal belangrijke features toe van documentmanagement in SharePoint.
Sla alle documenten centraal op in SharePoint, zodat informatie niet langer verspreid staat over verschillende locaties of systemen.
Combineer mappenstructuren met metadata om documenten logisch te ordenen en sneller terug te vinden.
Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen, met inzicht in wie wat heeft aangepast en de mogelijkheid om eerdere versies te herstellen.
Werk met vaste sjablonen voor documenten, zodat iedereen start vanuit dezelfde structuur en huisstijl.
Archiveer documenten eenvoudig wanneer ze niet meer actief zijn, zonder ze definitief te verwijderen.
Werk door aan documenten, ook zonder internetverbinding, en synchroniseer automatisch zodra je weer online bent.
Werk tegelijkertijd met collega’s in hetzelfde document, zonder conflicten of dubbele versies.
Deel documenten veilig met externe partijen en bepaal zelf welke rechten zij krijgen.
Documenten zijn direct beschikbaar binnen Teams, zodat samenwerken en communiceren samenkomen.
Open en bewerk documenten in Word, Excel en PowerPoint, zowel in de browser als in desktop apps.
Benader en bewerk documenten eenvoudig via mobiel of tablet, waar je ook werkt.
Wijzigingen worden continu opgeslagen, zodat werk nooit verloren gaat.
Zoek niet alleen op titel, maar ook in de inhoud van documenten voor snelle resultaten.
Gebruik filters en aangepaste weergaven om documenten snel te sorteren en terug te vinden.
Krijg direct inzicht in recent gebruikte bestanden en werk sneller verder.
Vind documenten, ongeacht in welke site of bibliotheek ze zijn opgeslagen.
Zoek gericht op eigenschappen zoals datum, eigenaar of documenttype.
Bekijk documenten direct vanuit SharePoint zonder ze eerst te openen.
Bepaal per document of map wie mag lezen, bewerken of delen.
Houd grip op externe toegang en voorkom ongewenst delen van informatie.
Krijg inzicht in acties rondom documenten voor controle en verantwoording.
Bescherm gevoelige informatie met aanvullende beveiligingsinstellingen.
Maak gebruik van Entra ID, MFA en Microsoft’s beveiligingsstandaarden.
Leg een solide basis voor het voldoen aan wet- en regelgeving.
Automatiseer goedkeuringsprocessen rondom documenten en bespaar tijd.
Bouw workflows die aansluiten op jullie processen, zonder complexe maatwerkoplossingen.
Ontvang automatisch meldingen bij acties, wijzigingen of goedkeuringen.
Ondersteun de volledige levenscyclus van documenten, van aanmaak tot archief.
Koppel SharePoint eenvoudig met CRM-, ERP- of andere bedrijfssystemen.
Breid het documentmanagement stap voor stap uit naarmate de organisatie groeit.
Documentmanagement vraagt niet alleen om structuur, maar ook om duidelijke afspraken over beveiliging, toegang en bewaartermijnen. Zonder governance ontstaat het risico dat documenten te lang worden bewaard, verkeerd worden gedeeld of onvoldoende zijn beschermd, met mogelijke gevolgen voor compliance en informatiebeveiliging.
Wij ondersteunen organisaties bij het inrichten van governance en compliance binnen Microsoft 365 en SharePoint. Denk aan bewaartermijnen, archivering, toegangsstructuren en het aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving zoals AVG en Archiefwet. Zo blijft documentmanagement niet alleen overzichtelijk, maar ook veilig en verantwoord ingericht.
"In de praktijk liepen we tegen de grenzen van ons documentbeheer aan. AFAS is voor ons het bronsysteem en dat wilden we ook zo houden, maar voor documentmanagement schoot het tekort. Wat begon als een basis voor gestructureerd documentbeheer, groeide uit tot een breed gedragen digitale werkomgeving met slimme integraties, duidelijke processen, veilige datastromen en een uniforme manier van samenwerken. En wanneer in AFAS een klant of klantdossier wordt aangemaakt, wordt automatisch de bijbehorende structuur in SharePoint opgezet, inclusief alle relevante klant- en dossierinformatie."
Standaard SharePoint biedt veel flexibiliteit in het werken met documenten en samenwerkingsruimtes. Die vrijheid kan er echter voor zorgen dat structuren vervagen, werkplekken ongecontroleerd worden aangemaakt en eigenaarschap onduidelijk wordt. Zonder aanvullende sturing ontstaat al snel wildgroei in SharePoint-sites, Teams en documentbibliotheken.
Workspace Assistant 365 helpt om structuur en governance vanaf het begin te borgen. Door gecontroleerd aanmaken, beheren en opruimen van werkplekken met vaste naamgeving, templates en lifecycle management blijft documentmanagement overzichtelijk en beheersbaar, ook wanneer de Microsoft 365-omgeving verder groeit.
Standaard SharePoint is geschikt voor organisaties die helder hebben hoe zij hun documentmanagement willen inrichten. Het biedt veel flexibiliteit in structuur, rechten en processen, maar vraagt om doordachte keuzes om overzicht en grip te behouden.
SharePoint maakt standaard onderdeel uit van Microsoft 365. In de meeste gevallen zijn er geen extra licenties nodig voor basis documentmanagementfunctionaliteit, afhankelijk van de gebruikte Microsoft 365-licenties.
Ja. SharePoint is flexibel in te richten met eigen structuren, metadata, rechten en workflows. Hierdoor kan het documentmanagement worden afgestemd op de processen en werkwijze van de organisatie.
Wildgroei voorkom je door duidelijke afspraken over structuur, naamgeving, rechten en eigenaarschap. Aanvullende tooling zoals Workspace Assistant 365 kan helpen om governance en lifecycle management te borgen.
Ja. SharePoint is ontworpen voor grootschalig documentbeheer en kan grote aantallen documenten en gebruikers aan, mits de inrichting en structuur goed zijn opgezet.
Ja. SharePoint is ontworpen voor grootschalig documentbeheer en kan grote aantallen documenten en gebruikers aan, mits de inrichting en structuur goed zijn opgezet.
Ja. SharePoint ondersteunt veilig delen met externe partijen. Je bepaalt zelf wie toegang krijgt, tot welke documenten en met welke rechten.
Ja. SharePoint biedt mogelijkheden voor het instellen van bewaartermijnen, archivering en automatische verwijdering van documenten, passend binnen wet- en regelgeving zoals AVG en Archiefwet.
SharePoint vraagt om actief beheer op het gebied van structuur, rechten, governance en lifecycle. Dit betekent dat IT en informatiemanagement betrokken blijven bij inrichting en doorontwikkeling.
Ja. Met Power Automate kunnen workflows worden ingericht voor bijvoorbeeld goedkeuringen, notificaties en documentprocessen, afgestemd op de organisatie.
Ja. SharePoint is onderdeel van Microsoft 365 en groeit mee met nieuwe functionaliteiten, integraties en aanvullende oplossingen.
SharePoint kan worden gekoppeld aan andere systemen zoals AFAS, CRM-, ERP- en zaaksystemen. Hierdoor kunnen documenten automatisch in de juiste context worden opgeslagen en blijft informatie consistent over systemen heen.
